S pozdravom a želaním pekného dňa. A aké rozlúčenie a ukončenie e-mailu používate najčastejšie vy? Premýšľali ste niekedy o tom, ako veľa táto formálna náležitosť vypovedá o vás aj o vašom vzťahu k danej osobe?
Nevhodné použitie by vás mohlo priviesť do trápnej situácie. V tomto článku vám preto predstavíme niekoľko tipov na profesionálne ukončenie e-mailu, s ktorými nemôžete pochybiť.
Stručná odpoveď. Profesionálny e-mail ukončite krátkou záverečnou vetou, pod ňu na samostatný riadok napíšte rozlúčenie a pod neho celé meno s kontaktom. Najuniverzálnejšie je S pozdravom, formálnejšie S úctou, kolegovi stačí Pekný deň. Za S pozdravom sa podľa Internetovej jazykovej príručky (Internetová jazyková příručka) čiarka nepíše, v angličtine naopak za Kind regards áno.
Tip: Poznáte informačnú diétu? Prečítajte si, na čo je dobrá a ako ju zaradiť do svojho života.
Obsah článku
Ukončenie e-mailu nepodceňujte
Je jasné, že keď píšete e-mail kamarátovi alebo napríklad babičke, formálnu stránku príliš riešiť nemusíte. Pravidlá v takom prípade takmer neexistujú a nikto sa na vás nebude hnevať, ak zabudnete vyplniť predmet alebo ak na záver napíšete len obyčajné čau.
Iná situácia však nastáva v prípade, že píšete e-mail pracovný alebo napríklad úradný. V takej situácii sa od vás očakáva, že budete rešpektovať určité pravidlá slušného správania. Na pohovor si predsa tiež neobujete žabky a neoblečiete si tričko bez rukávov.
Venujte preto písaniu e-mailu náležitú starostlivosť. Ak totiž píšete doteraz neznámemu človeku, môže si o vás už len z pár riadkov vášho textu urobiť názor, ktorý mu následne budete len ťažko vyvracať.
Tip: Viete, čo si vziať so sebou na pohovor? Prečítajte si náš článok, aby ste si neurobili hanbu.
Tip, nastavte si v e-maile pätičku
V e-maile si môžete nastaviť šablónu pätičky, do ktorej môžete rozlúčenie začleniť už vopred. Ak píšete desiatky e-mailov týždenne, môže vám to ušetriť nejaký čas a energiu.
V čom vám to pomôže?
- ušetríte čas
- budete pôsobiť profesionálnejšie
- odovzdáte viac informácií
- môžete sa prepojiť s určitou kategóriou.
Napríklad ak ste kreatívny rezbár, môžete si do pätičky dať „Ten najlepší kreatívny rezbár“. Keď s vami ľudia budú komunikovať, zapamätajú si to a budú si to s vami spájať.
V pätičke e-mailu môžete tiež uvádzať svoje novinky alebo čokoľvek, čo chcete komunikovať.
Tip: V súčasnosti je trendom aj pridávanie pätičky s podpisom do príspevkov na sociálnych sieťach (predovšetkým LinkedIn a sieť X, predtým Twitter).
Písanie formálneho e-mailu
Asi netreba spomínať, že pri písaní formálneho e-mailu by ste sa mali vyvarovať gramatickým chybám a preklepom. Je preto lepšie si správu po sebe dvakrát prečítať, než ju odošlete.
Určite nezabudnite na predmet e-mailu, ktorý danému človeku objasní, o čom bude správa. Predmet by mal byť krátky, ale výstižný. Ak napríklad píšete kvôli nákupu v nejakom e-shope alebo ak chcete tovar reklamovať, môžete do predmetu vložiť aj identifikačné číslo objednávky.
Následne pokračujte správnym oslovením príjemcov. Ak ich poznáte, oslovte ich menom, ak nie alebo ak ich je viac, použite iba „Vážení“. V akademickom prostredí určite nevynechajte ani najvyšší dosiahnutý titul adresáta.
V texte vykajte a vyhnite sa hovorovým či vulgárnym výrazom. Môžete tiež písať vy s veľkým V, dbajte však na to, aby ste tento štandard dodržiavali v celom e-maile. Vyhnite sa aj dlhým súvetiam a zbytočným výplňovým frázam, ktoré e-mail len predlžujú.
Text delte do odsekov, medzi ktorými robíte medzery. Uľahčíte tak adresátovi čítanie a orientáciu v texte. Posledným bodom je správne rozlúčenie a váš podpis. Táto zdanlivá maličkosť môže pri nesprávnom použití ľahko pokaziť celý dojem z vášho e-mailu.
Správne ukončenie e-mailu
Ako sme už spomenuli v predchádzajúcom odseku, ukončenie e-mailu sa skladá z troch častí. Najskôr krátka záverečná veta, potom sa s adresátom rozlúčite a nakoniec sa podpíšete. Rozlúčenie aj podpis napíšte hneď pod e-mail, vždy do samostatného odseku.
Slušne sa rozlúčte
Vopred treba spomenúť, že neexistuje jediné správne rozlúčenie. Vždy záleží na konkrétnej situácii. Ak napríklad budete písať sťažnosť, želanie krásneho dňa sa príliš nehodí.
Asi najuniverzálnejší pozdrav, ktorý sa hodí na všetky príležitosti, je jednoduché „S pozdravom“. Hodí sa aj „S pozdravom a želaním pekného (prípadne krásneho) dňa“ alebo S úctou.
Píše sa za S pozdravom čiarka?
V češtine nie. Internetová jazyková príručka českého jazykovedného ústavu (v Česku: Ústav pro jazyk český AV ČR) výslovne uvádza, že v češtine sa za záverečným pozdravom v liste ani v e-maile čiarka nepíše. Pozdrav od podpisu oddeľuje nový riadok, nie interpunkcia. To isté platí pre ďalšie pozdravy bez slovesa, ktoré príručka uvádza, ako S priateľským pozdravom alebo So srdečnými pozdravmi. Pravidlá pre slovenčinu si overte v slovenských jazykových príručkách.
Inak je to pri pozdrave, ktorý tvorí celú vetu. Keď napíšete Ďakujeme za spoluprácu a prajeme veľa úspechov, na koniec patrí bodka. Keď veta pokračuje až podpisom, ako v príklade príručky Zdraví a pod tým Miroslav Koštíř, nepíšete žiadnu interpunkciu. Obdobne podľa nás aj Ďakujem a som s pozdravom, teda bez interpunkcie.
Čiarka naopak patrí za oslovenie na začiatku e-mailu a text pod ním podľa príručky pokračuje malým písmenom. Ako správne osloviť muža, ženu, úrad alebo človeka s titulom, rozoberáme v článku ako na správne oslovenie v e-maile aj liste.
S pozdravom, alebo Z pozdravom?
Správne je len S pozdravom. Podľa Internetovej jazykovej príručky sa predložka s spája s inštrumentálom (v češtine 7. pád; s kým, s čím), zatiaľ čo predložka z s genitívom (2. pád; z čoho, odkiaľ). Pozdrav je tu v inštrumentáli, preto S pozdravom, S úctou alebo So srdečným pozdravom.
Chyba vzniká tým, že obe predložky znejú vo výslovnosti takmer rovnako. Príručka však pripomína, že o voľbe rozhoduje pád, nie výslovnosť. Z pozdravom na konci pracovného e-mailu pôsobí rovnako nedbalo ako preklep v mene adresáta.
Bez podpisu to nejde
Čo sa týka podpisu, tu nemusíte byť príliš kreatívni. Podpíšte sa celým menom. Ak e-mail píšete z pozície zamestnanca firmy, prípadne majiteľa firmy, nezabudnite ešte na názov spoločnosti, kontaktné informácie, odkaz na webovú stránku, sociálne siete alebo napríklad firemné logo.
Nemusíte uvádzať telefónne číslo, ak chcete, aby vás primárne kontaktovali e-mailom alebo cez LinkedIn.
Niekto k svojmu podpisu pridáva aj vlastnú fotku. Tá by však mala byť úplne profesionálna, vrátane vášho oblečenia, pozadia aj prípadného make-upu. Celé by to malo dobre ladiť.
Váš podpis by však nemal byť dlhší ako celý zvyšok e-mailu. Pamätajte teda, že aj v tomto prípade platí pravidlo, že niekedy je menej viac.
V Gmaile si môžete nastaviť preposielanie pošty do jednej schránky, kde však budete mať napríklad 4 e-maily a pri každom iný automatický podpis. Automatické podpisy s fotkou a kontaktnými údajmi ušetria čas a pridajú e-mailu aj na profesionalite.
Svoj e-mailový podpis môžete využiť dokonca ako marketingový nástroj, keď pod automatický podpis pridáte odkaz na vašu službu alebo posledný článok, ktorý ste napísali.
Tip: Existujú aj aplikácie, ktoré vám so správnym formátovaním podpisu pomôžu. Napríklad nástroj Builder.
Ako má vyzerať podpis v e-maile
Pracovný podpis sa zmestí do štyroch až piatich riadkov. Meno a priezvisko, pracovná pozícia, názov firmy a jeden alebo dva kontakty, typicky telefón a web. Citáty, dlhé právne upozornenia alebo niekoľko reklamných bannerov pod sebou adresáta len zdržiavajú. Logo, fotka alebo odkaz na váš posledný článok sú voliteľný doplnok nad rámec týchto riadkov, vyberte z nich najviac jeden.
Jednoduchý vzor môže vyzerať takto.
Jana Nováková
vedúca zákazníckej podpory
Názov firmy s.r.o.
telefón | adresa webu
Kontakty píšte textom, nie len do obrázka. Niektoré poštové programy obrázky v predvolenom nastavení nenačítavajú a adresát potom namiesto telefónu uvidí prázdny rámček. Text sa navyše dá skopírovať, čo ocení každý, kto vám chce zavolať z mobilu.
Poďakovanie nie je nutné, ale poteší
Niekedy sa do tejto časti pridáva ešte napríklad poďakovanie za prípadnú pomoc, preskúmanie žiadosti alebo za informácie, ktoré od adresáta dostanete v nasledujúcom e-maile. Väčšinou ide o krátku frázu, ktorá sa vloží do samostatného odseku pod hlavnú časť e-mailu.
Nakoniec celý e-mail ešte raz skontrolujte, predovšetkým to, či máte vyplnený predmet, prípadne či ste priložili všetky prílohy, a môžete odoslať.
Vzory ukončenia e-mailu podľa situácie
Ukončenie sa skladá zo záverečnej vety, rozlúčenia a podpisu. Záverečná veta hovorí, čo od adresáta čakáte, rozlúčenie určuje mieru formálnosti. V tabuľke nájdete vzory pre najčastejšie situácie, podpis pod ne doplňte podľa predchádzajúcej časti.
| Situácia | Záverečná veta | Rozlúčenie |
|---|---|---|
| Úrad alebo neznámy adresát | Vopred ďakujem za vybavenie mojej žiadosti. | S úctou alebo S pozdravom |
| Obchodný e-mail klientovi | V prípade otázok som vám k dispozícii. | S pozdravom a želaním pekného dňa |
| Kolega alebo dlhoročný klient, vykanie | Ďakujem za rýchlu reakciu. | Majte sa pekne alebo Pekný deň |
| Kolega, s ktorým si tykáte | Vďaka za rýchlu reakciu. | Maj sa alebo Pekný deň |
| Poďakovanie po pohovore | Ďakujem za váš čas a teším sa na vaše rozhodnutie. | S pozdravom |
| Sťažnosť alebo reklamácia | Prosím o písomné vyjadrenie a návrh riešenia. | S pozdravom, bez želania pekného dňa |
| Prosba o informáciu alebo láskavosť | Vopred ďakujem za odpoveď. | S pozdravom |
| Anglicky, formálne | I look forward to hearing from you. | Kind regards alebo Yours sincerely |
| Anglicky, neformálne | Thanks again for your help. | Best alebo Cheers |
Pri sťažnosti si dajte pozor na tón. Rozlúčka má byť vecná, ironické Prajem krásny deň adresáta skôr naladí proti vám. Keď rovnakú správu posielate viacerým ľuďom naraz, pozrite si aj, ako používať hromadné e-maily, aby sa adresy nedostali k cudzím ľuďom.
Všeobecne platí, že čím menej adresáta poznáte, tým formálnejšie zakončenie by ste mali zvoliť. Prejsť na tykanie a Maj sa môže až ten, kto tykanie ponúkol. Ďalšie zásady zdvorilej komunikácie zhŕňa článok 20 pravidiel slušného správania a etikety.
Ktoré zakončenie e-mailu prináša najviac odpovedí
Americká firma Baydin, autor doplnku Boomerang pre Gmail, v januári 2017 zverejnila analýzu viac ako 350 000 e-mailových vlákien z verejných archívov vyše dvadsiatich online komunít. V priemere prišla odpoveď na 47,5 % správ. Pri e-mailoch zakončených frázou Thanks in advance (vopred ďakujem) to bolo 65,7 %, pri Thanks 63 % a pri Thank you 57,9 %. Správy s nejakou formou poďakovania na konci dostali odpoveď v 62 % prípadov, ostatné v 46 %.
Neutrálne zakončenia dopadli lepšie ako priemer, ale horšie ako poďakovanie. Cheers prinieslo odpoveď v 54,4 % prípadov, Kind regards v 53,9 %, Regards v 53,5 %, Best regards v 52,9 % a samotné Best v 51,2 %. Ide o správy písané po anglicky, prevažne z diskusných skupín a technickej podpory, a štúdia nezohľadňovala vzťah odosielateľa a adresáta. Berte ju preto ako vodidlo, nie ako zákon.
Podľa nás z nej pre slovenčinu vyplýva jednoduchá rada. Keď od adresáta niečo potrebujete, poďakujte mu vopred vlastnou vetou a až pod ňu napíšte S pozdravom. Vopred ďakujem za odpoveď je zdvorilé a zároveň jasne hovorí, že odpoveď očakávate.
Neformálna rozlúčka v e-maile
- Pekný deň! Jednoduchý a priateľský spôsob rozlúčky, ktorým vyjadrujete zdvorilosť.
- Maj sa pekne alebo Maj sa fajn. Neformálny spôsob rozlúčky, ktorý ukazuje, že dotyčnému želáte len to dobré.
- Pa! Voľnejší a menej formálny spôsob rozlúčky, ktorý je bežný medzi priateľmi a blízkymi ľuďmi.
- Prajem pekný deň! Formálnejšie ako predchádzajúce možnosti, ale stále prijateľné pre neformálnu e-mailovú komunikáciu.
Ako zakončiť e-mail po anglicky
V britskej angličtine sa tradične píše Yours sincerely, keď adresáta oslovíte menom (Dear Mr Smith), a Yours faithfully, keď ho nepoznáte (Dear Sir or Madam). Lingvista Larry Trask v príručke interpunkcie Univerzity v Sussexe dodáva, že v americkej angličtine sa toto rozlíšenie nerobí a vo všetkých obchodných listoch sa píše Sincerely yours alebo Yours sincerely.
Pozor na rozdiel oproti slovenčine. V angličtine sa za záverečnou formulou čiarka píše, napríklad Kind regards, a meno až na ďalšom riadku. Veľké písmeno má len prvé slovo, teda Best regards, nie Best Regards.
V bežnej pracovnej e-mailovej komunikácii si vystačíte s niekoľkými frázami.
- Kind regards alebo Best regards, univerzálne pracovné zakončenie, obdoba S pozdravom.
- Regards, stručnejšie a neutrálne, hodí sa do krátkych prevádzkových správ.
- Thanks in advance, keď o niečo žiadate a čakáte odpoveď.
- Yours sincerely alebo Yours faithfully, formálne listy, žiadosti a úradná korešpondencia.
- Best alebo Cheers, neformálne, pre kolegov a ľudí, s ktorými si tykáte.
Prečítajte si aj, čo je to chargeback a ako ho využiť v praxi. Alebo o tom, prečo je taká dôležitá finančná rezerva.
