Pozdrawiam i życzę miłego dnia. A jakiego pożegnania i zakończenia e-maila ty używasz najczęściej? Czy kiedykolwiek przyszło ci do głowy, jak wiele ta formalność mówi o tobie i o twojej relacji z daną osobą?
Niewłaściwe użycie mogłoby postawić cię w niezręcznej sytuacji. W tym artykule przedstawimy ci więc kilka wskazówek dotyczących profesjonalnego zakończenia e-maila, dzięki którym na pewno się nie pomylisz.
Krótka odpowiedź. Profesjonalny e-mail zakończ krótkim zdaniem końcowym, pod nim w osobnej linijce napisz pożegnanie, a pod nim swoje pełne imię i nazwisko z danymi kontaktowymi. Najbardziej uniwersalne jest Pozdrawiam (S pozdravem), bardziej formalne Z poważaniem (S úctou), a koledze wystarczy Miłego dnia (Hezký den). Według czeskiego internetowego poradnika językowego (w Czechach: Internetová jazyková příručka) po czeskim S pozdravem nie stawia się przecinka, natomiast w języku angielskim po Kind regards przecinek się stawia.
Wskazówka: Znasz dietę informacyjną? Przeczytaj, do czego jest przydatna i jak wprowadzić ją do swojego życia.
Spis treści
Nie lekceważ zakończenia e-maila
Wiadomo, że gdy piszesz e-mail do przyjaciela czy na przykład do babci, nie musisz zbytnio przejmować się stroną formalną. Zasady w takim przypadku praktycznie nie istnieją i nikt nie będzie się na ciebie gniewał, jeśli zapomnisz uzupełnić temat albo jeśli na końcu napiszesz po prostu „cześć”.
Inaczej jest jednak, gdy piszesz e-mail służbowy lub na przykład urzędowy. W takiej sytuacji oczekuje się od ciebie przestrzegania pewnych zasad dobrego wychowania. Przecież na rozmowę kwalifikacyjną też nie zakładasz japonek i koszulki bez rękawów.
Poświęć więc pisaniu e-maila należytą uwagę. Jeśli bowiem piszesz do osoby, której jeszcze nie znasz, już na podstawie kilku linijek twojego tekstu może sobie wyrobić o tobie zdanie, które potem trudno ci będzie zmienić.
Wskazówka: Wiesz, co zabrać ze sobą na rozmowę kwalifikacyjną? Przeczytaj nasz artykuł, żeby nie narobić sobie wstydu.
Wskazówka, ustaw stopkę w e-mailu
W poczcie e-mail możesz ustawić szablon stopki i umieścić w niej od razu pożegnanie. Jeśli piszesz kilkadziesiąt e-maili tygodniowo, możesz w ten sposób zaoszczędzić trochę czasu i energii.
W czym ci to pomoże?
- zaoszczędzisz czas
- będziesz sprawiać bardziej profesjonalne wrażenie
- przekażesz więcej informacji
- możesz skojarzyć się z określoną kategorią.
Jeśli na przykład jesteś kreatywnym rzeźbiarzem w drewnie, możesz umieścić w stopce „Najlepszy kreatywny rzeźbiarz w drewnie”. Ludzie, którzy będą się z tobą kontaktować, zapamiętają to i będą to z tobą kojarzyć.
W stopce e-maila możesz też umieszczać swoje nowości lub cokolwiek innego, co chcesz przekazać.
Wskazówka: Obecnie modne jest także dodawanie stopki z podpisem do postów w mediach społecznościowych (przede wszystkim na LinkedInie i w serwisie X, dawniej Twitter).
Pisanie formalnego e-maila
Chyba nie trzeba wspominać, że pisząc formalny e-mail, należy unikać błędów gramatycznych i literówek. Dlatego lepiej przeczytać wiadomość dwa razy, zanim ją wyślesz.
Koniecznie pamiętaj o temacie e-maila, który wyjaśni odbiorcy, czego dotyczy wiadomość. Temat powinien być krótki, ale trafny. Jeśli na przykład piszesz w sprawie zakupu w jakimś sklepie internetowym albo chcesz złożyć reklamację towaru, możesz w temacie podać także numer zamówienia.
Następnie przejdź do właściwego zwrotu do odbiorców. Jeśli ich znasz, zwróć się do nich po nazwisku, jeśli nie lub jest ich więcej, użyj po prostu „Szanowni Państwo”. W środowisku akademickim koniecznie nie pomijaj też najwyższego uzyskanego tytułu adresata.
W tekście stosuj formy grzecznościowe i unikaj wyrażeń potocznych lub wulgarnych. Możesz także pisać zaimki grzecznościowe wielką literą, ale pilnuj, aby trzymać się tej zasady w całym e-mailu. Unikaj też długich zdań złożonych i zbędnych wypełniaczy, które tylko wydłużają wiadomość.
Dziel tekst na akapity i oddzielaj je odstępami. Ułatwisz w ten sposób adresatowi czytanie i orientację w tekście. Ostatnim punktem jest właściwe pożegnanie i twój podpis. Ten pozornie drobny szczegół, użyty niewłaściwie, może łatwo zepsuć całe wrażenie, jakie robi twój e-mail.
Właściwe zakończenie e-maila
Jak wspomnieliśmy już w poprzednim akapicie, zakończenie e-maila składa się z trzech części. Najpierw krótkie zdanie końcowe, potem pożegnanie z adresatem, a na końcu podpis. Pożegnanie i podpis napisz zaraz pod treścią wiadomości, zawsze w osobnym akapicie.
Pożegnaj się uprzejmie
Na wstępie trzeba zaznaczyć, że nie istnieje jedno właściwe pożegnanie. Zawsze zależy to od konkretnej sytuacji. Jeśli na przykład piszesz skargę, życzenia pięknego dnia raczej nie będą na miejscu.
Chyba najbardziej uniwersalnym pozdrowieniem, które pasuje na każdą okazję, jest proste „Pozdrawiam” (S pozdravem). Sprawdzi się też „Pozdrawiam i życzę miłego (ewentualnie pięknego) dnia” albo Z poważaniem (S úctou).
Czy po S pozdravem stawia się przecinek?
Nie. Internetowy poradnik językowy Instytutu Języka Czeskiego Czeskiej Akademii Nauk (Internetová jazyková příručka Ústavu pro jazyk český AV ČR) wyraźnie podaje, że po końcowym pozdrowieniu w liście ani w e-mailu nie stawia się przecinka. Pozdrowienie od podpisu oddziela nowa linijka, a nie znak interpunkcyjny. To samo dotyczy innych pozdrowień bez czasownika, które wymienia poradnik, takich jak S přátelským pozdravem (Z przyjacielskim pozdrowieniem) czy Se srdečnými pozdravy (Z serdecznymi pozdrowieniami).
Inaczej jest w przypadku pozdrowienia, które tworzy całe zdanie. Gdy napiszesz Děkujeme za spolupráci a přejeme mnoho úspěchů (Dziękujemy za współpracę i życzymy wielu sukcesów), na końcu stawiasz kropkę. Gdy zdanie kończy się dopiero podpisem, jak w przykładzie z poradnika Zdraví (Pozdrawia), a pod tym Miroslav Koštíř, nie stawiasz żadnego znaku interpunkcyjnego. Naszym zdaniem podobnie jest z Děkuji a jsem s pozdravem (Dziękuję i pozostaję z pozdrowieniami), czyli bez interpunkcji.
Przecinek stawia się natomiast po zwrocie na początku e-maila, a tekst pod nim według poradnika kontynuuje się małą literą. O tym, jak właściwie zwrócić się do mężczyzny, kobiety, urzędu czy osoby z tytułem, piszemy w artykule jak poprawnie zwracać się do adresata w e-mailu i liście.
S pozdravem czy Z pozdravem?
Poprawna jest tylko forma S pozdravem. Według Internetowego poradnika językowego przyimek s łączy się z narzędnikiem (s kým, s čím, czyli z kim, z czym), natomiast przyimek z z dopełniaczem (z čeho, odkud, czyli z czego, skąd). Pozdrowienie występuje tu w narzędniku, dlatego S pozdravem, S úctou albo Se srdečným pozdravem.
Błąd wynika z tego, że oba przyimki w wymowie brzmią niemal tak samo. Poradnik przypomina jednak, że o wyborze decyduje przypadek, a nie wymowa. Z pozdravem na końcu służbowego e-maila wygląda równie niechlujnie jak literówka w nazwisku adresata.
Bez podpisu się nie obejdzie
Jeśli chodzi o podpis, nie musisz wykazywać się wielką kreatywnością. Podpisz się pełnym imieniem i nazwiskiem. Jeśli piszesz e-mail jako pracownik lub właściciel firmy, nie zapomnij jeszcze o nazwie firmy, danych kontaktowych, linku do strony internetowej, mediów społecznościowych czy na przykład o logo firmy.
Nie musisz podawać numeru telefonu, jeśli chcesz, aby kontaktowano się z tobą przede wszystkim mailowo lub przez LinkedIn.
Niektórzy dodają do podpisu także swoje zdjęcie. Powinno ono jednak być w pełni profesjonalne, łącznie z twoim ubraniem, tłem i ewentualnym makijażem. Całość powinna dobrze ze sobą współgrać.
Twój podpis nie powinien jednak być dłuższy niż cała reszta wiadomości. Pamiętaj więc, że także w tym przypadku obowiązuje zasada, że czasem mniej znaczy więcej.
W Gmailu możesz ustawić przekierowanie poczty do jednej skrzynki, w której będziesz mieć na przykład 4 adresy e-mail, a przy każdym inny automatyczny podpis. Automatyczne podpisy ze zdjęciem i danymi kontaktowymi oszczędzają czas i dodają e-mailowi profesjonalizmu.
Swój podpis e-mailowy możesz nawet wykorzystać jako narzędzie marketingowe, dodając pod automatycznym podpisem link do swojej usługi lub do ostatniego artykułu, który napisałeś.
Wskazówka: Istnieją również aplikacje, które pomogą ci poprawnie sformatować podpis. Na przykład narzędzie Builder.
Jak powinien wyglądać podpis w e-mailu
Służbowy podpis zmieści się w czterech, pięciu linijkach. Imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy oraz jeden lub dwa kontakty, zwykle telefon i strona internetowa. Cytaty, długie zastrzeżenia prawne czy kilka banerów reklamowych jeden pod drugim tylko zabierają adresatowi czas. Logo, zdjęcie lub link do twojego ostatniego artykułu to opcjonalny dodatek ponad te linijki, wybierz z nich najwyżej jeden.
Prosty wzór może wyglądać tak.
Jana Nováková
kierowniczka działu obsługi klienta
Nazwa firmy s.r.o.
telefon | adres strony
Dane kontaktowe wpisuj tekstem, a nie tylko na obrazku. Niektóre programy pocztowe w ustawieniach domyślnych nie wczytują obrazków i adresat zamiast numeru telefonu zobaczy wtedy pustą ramkę. Tekst można poza tym skopiować, co doceni każdy, kto chce do ciebie zadzwonić z telefonu komórkowego.
Podziękowanie nie jest konieczne, ale miło je zobaczyć
Czasami w tej części dodaje się jeszcze na przykład podziękowanie za ewentualną pomoc, rozpatrzenie prośby czy za informacje, które otrzymasz od adresata w kolejnym e-mailu. Zwykle jest to krótka fraza, którą umieszcza się w osobnym akapicie pod główną częścią wiadomości.
Na koniec sprawdź jeszcze raz całą wiadomość, przede wszystkim czy uzupełniłeś temat i czy dołączyłeś wszystkie załączniki. Wtedy możesz ją wysłać.
Wzory zakończenia e-maila w zależności od sytuacji
Zakończenie składa się ze zdania końcowego, pożegnania i podpisu. Zdanie końcowe mówi, czego oczekujesz od adresata, a pożegnanie określa stopień formalności. W tabeli znajdziesz wzory na najczęstsze sytuacje, podpis dodaj pod nimi zgodnie z poprzednią częścią.
| Sytuacja | Zdanie końcowe | Pożegnanie |
|---|---|---|
| Urząd lub nieznany adresat | Z góry dziękuję za rozpatrzenie mojej prośby. | Z poważaniem lub Pozdrawiam |
| E-mail biznesowy do klienta | W razie pytań pozostaję do dyspozycji. | Pozdrawiam i życzę miłego dnia |
| Kolega lub wieloletni klient, forma grzecznościowa | Dziękuję za szybką odpowiedź. | Wszystkiego dobrego lub Miłego dnia |
| Kolega, z którym jesteś na ty | Dzięki za szybką odpowiedź. | Trzymaj się lub Miłego dnia |
| Podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej | Dziękuję za poświęcony czas i czekam na decyzję. | Pozdrawiam |
| Skarga lub reklamacja | Proszę o pisemne stanowisko i propozycję rozwiązania. | Z poważaniem, bez życzeń miłego dnia |
| Prośba o informację lub przysługę | Z góry dziękuję za odpowiedź. | Z poważaniem |
| Po angielsku, formalnie | I look forward to hearing from you. | Kind regards lub Yours sincerely |
| Po angielsku, nieformalnie | Thanks again for your help. | Best lub Cheers |
W przypadku skargi uważaj na ton. Pożegnanie powinno być rzeczowe, ironiczne Życzę miłego dnia raczej nastawi adresata przeciwko tobie. Jeśli wysyłasz tę samą wiadomość do kilku osób naraz, sprawdź też, jak korzystać z masowych e-maili, aby adresy nie trafiły do obcych osób.
Ogólnie im słabiej znasz adresata, tym bardziej formalne zakończenie wybieraj. Przejść na ty i pisać Trzymaj się może dopiero ten, kto to zaproponował. Inne zasady uprzejmej komunikacji podsumowuje artykuł 20 zasad dobrego wychowania i savoir-vivre’u.
Które zakończenie e-maila przynosi najwięcej odpowiedzi
Amerykańska firma Baydin, twórca dodatku Boomerang do Gmaila, w styczniu 2017 roku opublikowała analizę ponad 350 tysięcy wątków e-mailowych z publicznych archiwów ponad dwudziestu społeczności internetowych. Średnio odpowiedź przychodziła na 47,5 % wiadomości. W przypadku e-maili zakończonych zwrotem Thanks in advance (z góry dziękuję) było to 65,7 %, przy Thanks 63 %, a przy Thank you 57,9 %. Wiadomości z jakąś formą podziękowania na końcu otrzymały odpowiedź w 62 % przypadków, pozostałe w 46 %.
Neutralne zakończenia wypadły lepiej niż średnia, ale gorzej niż podziękowania. Cheers przyniosło odpowiedź w 54,4 % przypadków, Kind regards w 53,9 %, Regards w 53,5 %, Best regards w 52,9 %, a samo Best w 51,2 %. Chodzi o wiadomości pisane po angielsku, głównie z grup dyskusyjnych i wsparcia technicznego, a badanie nie uwzględniało relacji między nadawcą a adresatem. Traktuj je więc jako wskazówkę, a nie jako prawo.
Naszym zdaniem w przypadku polskich e-maili wynika z niego prosta rada. Gdy czegoś potrzebujesz od adresata, podziękuj mu z góry własnym zdaniem i dopiero pod nim napisz Z poważaniem. Z góry dziękuję za odpowiedź jest uprzejme, a jednocześnie jasno pokazuje, że czekasz na odpowiedź.
Nieformalne pożegnanie w e-mailu
- Miłego dnia! Prosty i przyjazny sposób pożegnania, którym wyrażasz uprzejmość.
- Trzymaj się albo Wszystkiego dobrego. Nieformalny sposób pożegnania, który pokazuje, że dobrze życzysz danej osobie.
- Pa! Swobodniejszy i mniej formalny sposób pożegnania, popularny wśród przyjaciół i bliskich osób.
- Życzę miłego dnia! Bardziej formalne niż poprzednie opcje, ale wciąż odpowiednie w nieformalnej korespondencji e-mailowej.
Jak zakończyć e-mail po angielsku
W brytyjskim angielskim tradycyjnie pisze się Yours sincerely, gdy zwracasz się do adresata po nazwisku (Dear Mr Smith), oraz Yours faithfully, gdy go nie znasz (Dear Sir or Madam). Językoznawca Larry Trask w poradniku interpunkcji Uniwersytetu Sussex dodaje, że w amerykańskim angielskim nie stosuje się tego rozróżnienia i we wszystkich listach biznesowych pisze się Sincerely yours lub Yours sincerely.
Uważaj na różnicę w porównaniu z polskim. W angielskim po formule końcowej stawia się przecinek, na przykład Kind regards, a imię i nazwisko dopiero w następnym wierszu. Wielką literą pisze się tylko pierwsze słowo, czyli Best regards, a nie Best Regards.
W codziennej służbowej korespondencji e-mailowej wystarczy ci kilka zwrotów.
- Kind regards lub Best regards, uniwersalne zakończenie służbowe, odpowiednik Z poważaniem.
- Regards, krótsze i neutralne, pasuje do krótkich wiadomości roboczych.
- Thanks in advance, gdy o coś prosisz i czekasz na odpowiedź.
- Yours sincerely lub Yours faithfully, listy formalne, wnioski i korespondencja urzędowa.
- Best lub Cheers, nieformalne, dla współpracowników i osób, z którymi jesteś na ty.
Przeczytaj też, czym jest chargeback i jak wykorzystać go w praktyce. Albo o tym, dlaczego tak ważna jest poduszka finansowa.
