Možno vás to prekvapí, ale e-mail je v skutočnosti starší ako internet. A čo viac, úplne prvé e-mailové systémy prispeli k vzniku internetu. Poslať e-mail ako elektronickú poštu dnes zvládne snáď úplne každý. Ide o základnú zručnosť počítačovej gramotnosti, ktorú si musí osvojiť aj úplný začiatočník. Niet sa čomu čudovať, pretože v dnešnej dobe môže byť e-mailing jedným z pomocných nástrojov online marketingu.
Obsah článku
Ako používať hromadné e-maily?
Prekvapením však je, že hoci v posielaní e-mailu na jednu adresu sme takmer majstri, hromadný e-mailing nám aj po rokoch robí problémy. Hromadnú korešpondenciu používame vtedy, keď potrebujeme osloviť väčšiu cieľovú skupinu. Pomocou hromadných e-mailov môžete posielať newslettery, pozvánky, zľavy alebo novinky, a čo je najlepšie, profesionálne.
Ak si neosvojíte, aký je rozdiel medzi účelným obchodným e-mailom a spamom, je veľmi pravdepodobné, že väčšina vašich prácne vytvorených správ skončí v koši.
Hromadné rozosielanie e-mailov je aj pre profesionálov hororom, ktorému by sa najradšej vyhli. Nikto však nechce tráviť dlhé hodiny ručným odosielaním jednotlivých e-mailov, z ktorých väčšina aj tak skončí v prepadlisku dejín. Ako na serióznu hromadnú korešpondenciu?
Čomu sa pri používaní hromadných e-mailov vyhnúť?
Zle zostavený e-mail, ktorý navyše rozošlete nesprávnym ľuďom, sa rovná takmer apokalypse. Nie nadarmo sa o posielaní elektronickej pošty hovorí ako o e-mail marketingu, pretože informácie a poznatky z tejto oblasti vystačia na celý jeden marketingový odbor. A ak sa vám nejaké takéto faux pas podarí, môžete sa rovno zamerať na to, ako získať späť stratené sebavedomie.
Nerozosielajte hromadné e-maily z e-mailového klienta
Typickým e-mailovým klientom je napr. Outlook alebo Thunderbird. Šokujúce je, že stále existuje veľa ľudí, ktorí na odoslanie hromadného obchodného e-mailu použijú tieto schránky. Správy sa zvyčajne rozosielajú desiatkam až stovkám príjemcov v jednej skrytej kópii.
Výsledok je fatálny, pretože každý e-mail, v ktorom sa adresa príjemcu nezhoduje s adresou schránky, sa vyhodnotí ako podozrivý a s najväčšou pravdepodobnosťou skončí v spame. V krajnom prípade dôjde aj k zablokovaniu adresy odosielateľa, čo spôsobí problémy s doručiteľnosťou aj bežnej e-mailovej komunikácie.
Propagačné hromadné e-maily neposielajte z osobnej schránky
Zásadná a kritická chyba, ktorej sa prekvapivo stále dopúšťa veľké množstvo ľudí. Ak chcete svojim klientom rozoslať napr. hromadný newsletter, nerobte tak z adresy, ktorú používate na osobné účely. Výsledkom bude, že e-maily skončia v priečinku „Hromadné“, odkiaľ ich bežní používatelia s najväčšou pravdepodobnosťou vymažú.
Nemá zmysel v predmete e-mailu vysvetľovať, že tentoraz nejde o osobnú správu, ale o obchodný e-mail. Túto možnosť si pridajte nanajvýš do zoznamu vecí, ktoré chcete urobiť, keď sa naozaj veľmi nudíte. Ak sa vám však ponáhľa, založte si za pár minút nový e-mail určený výhradne na rozosielanie reklamných správ.
Neodosielajte hromadné e-maily v mene tretej osoby
Zásielky v mene tretej osoby so sebou prinášajú dve dôležité negatíva. Po prvé, hoci príjemca môže poznať autora obsahu e-mailu, nemusí nutne poznať samotného odosielateľa e-mailu. Celý hromadný e-mail preto vo výsledku vyhodnotí ako nevyžiadanú poštu a vymaže ho. Navyše môže odosielateľa zablokovať. Po druhé, zohráva úlohu tzv. spam skóre, keď automatické rozosielky prevažne mimo domény odosielateľa vedú k negatívnemu spam skóre a presunu e-mailu do priečinka spam.
Aké pravidlá si pri odosielaní hromadných e-mailov osvojiť?
Ak sa chcete stať odborníkom na hromadné e-maily, musíte si osvojiť niekoľko pravidiel, ktoré vám v budúcnosti pomôžu vyhnúť sa veľkým nepríjemnostiam a trápnym situáciám, napr. poslaniu e-mailu ľuďom, ktorí oň vôbec nestáli.
Hromadné rozosielanie e-mailov ľuďom, ktorí oň nepožiadali, sa podľa zákona č. 480/2004 Sb. o niektorých službách informačnej spoločnosti (zákon o některých službách informační společnosti) považuje za nevyžiadané obchodné oznámenie. Ak to robíte opakovane, môže vás vyšetrovať Úrad na ochranu osobných údajov (Úřad pro ochranu osobních údajů).
Z technického hľadiska si dávajte pozor najmä na nasledujúce štyri body:
- Zariaďte si e-mailovú konferenciu
- Adresátov umiestnite do skrytej kópie
- E-maily vždy pošlite najprv sebe
- Pravidelne kontrolujte správnosť odkazov
Teraz sa na každý bod pozrieme podrobnejšie.
Zariaďte si e-mailovú konferenciu
Ak je to len trochu možné, používajte e-mailovú konferenciu. Napríklad v e-mailoch na doméne Seznam sa to dá pomerne jednoducho nastaviť. Adresy všetkých, ktorých plánujete osloviť, prihlásite ako členov jednej konferencie. Ďalšou metódou je použitie aplikácie Google na vlastnej doméne a jej Skupín.
Adresátov umiestnite do skrytej kópie
Jednoduchý spôsob, ako zabezpečiť rozoslanie hromadných e-mailov všetkým príjemcom. Pošlite si ich na vlastnú adresu a do skrytej kópie umiestnite zoznam všetkých adries príjemcov. NIKDY nevkladajte zoznam adries príjemcov do poľa „Komu“.
E-maily pošlite najprv sebe
Najlepší spôsob, ako zostať seriózny a neztrápniť sa v očiach klientov. Pošlite si hromadný e-mail najprv na svoju vlastnú adresu, úplne najlepšie na niekoľko vlastných adries. Skontrolujte, ako správa vyzerá na rôznych doménach (Seznam e-mail, Google, Centrum, Thunderbird a pod.). Aj keď dospejete k záveru, že hromadná korešpondencia je v poriadku, stále môžete naraziť na nepríjemné problémy, napríklad:
- Nečitateľné znaky = chybné kódovanie textu
- Príliš dlhé riadky a text
- Poškodený formát (ak odosielate HTML)
Pravidelne kontrolujte správnosť odkazov
Keď e-mail pristane vo vašej schránke, nezabudnite kliknúť na všetky (áno, naozaj VŠETKY) odkazy. Nie je nič horšie, ako niekoľko hodín vytvárať napr. hromadný e-mail s prílohou a nakoniec doň vložiť chybný odkaz.
Vždy si overte, že odkaz funguje a smeruje tam, kam ste chceli. Navyše sa môžete presvedčiť, či naň čitateľ klikol.
Ďalej sa môžete zamerať na triky a finty, ktoré vám umožnia správne odoslať hromadné e-maily tým, ktorí o ne naozaj stoja.
Riaďte sa týmito tromi základnými pravidlami:
- Majte adresy kontaktov vždy na jednom mieste, základom úspechu je kvalitná databáza klientov. Nie je dobré mať e-mailové adresy roztrúsené na viacerých miestach.
- Rozosielajte hromadnú korešpondenciu spoľahlivo a s rozumom – potrebujete vedieť, koľko neprijatých správ a chybových hlásení ste dostali? Aj toto sa dá v e-maile nastaviť automaticky.
- Dodržiavajte pravidlá GDPR, uvádzanie adries príjemcov v kópii vašich e-mailov je de facto porušením zákona o ochrane osobných údajov. Dbajte preto na to, aby zoznam adresátov mohlo vidieť čo najmenej nepovolaných osôb.
Vždy udržiavajte databázu príjemcov vo forme
Jednou veľkou chybou je ignorovanie e-mailingu. Predstavte si to na konkrétnej situácii. Založíte si e-shop, naštudujete pravidlá, čo a ako robiť. E-mailing pochopiteľne preskočíte, pretože ho nemáte komu posielať. Usilovne pracujete, e-shop sa rozbehne a vy na e-maily úplne zabudnete. Trvá niekoľko rokov, kým si spomeniete, a vtedy je už databáza príjemcov značne zastaraná.
E-mailová databáza je veľmi dôležitou súčasťou internetového marketingu a zarábania na internete.
Pri oslovovaní klientov hromadným e-mailom po rokoch buďte obozretní. Ak e-mail pošlete niekomu, kto oň nestál, hrozí vám zablokovanie a zaradenie na spamlist.
Každý zoznam adresátov treba udržiavať zdravý a vo forme, čo dosiahnete napr. ručným odstránením adries klientov, ktorí si neželajú byť oslovení, prípadne presmerovaním ich adries do spamu. V neposlednom rade môžete odstraňovať neaktívne stránky a kontakty, ktoré vaše hromadné e-maily nečítajú.
