S pozdravem a přáním pěkného dne. A jaké rozloučení a zakončení emailu používáte nejčastěji vy? Přemýšleli jste někdy o tom, jak moc tato formální náležitost vypovídá o vás i o vašem vztahu k dané osobě?
Nevhodné použití by vás mohlo uvést do trapné situace. V tomto článku vám proto představíme několik tipů na profesionální zakončení emailu, se kterými nemůžete chybovat.
💡 Tip: Znáte informační dietu? Přečtěte si k čemu je dobrá, a jak i zařadit do svého života.
Obsah článku
Zakončení emailu nepodceňujte
Je jasné, že když píšete email kamarádovi či třeba babičce, tak formální stránku příliš řešit nemusíte. Pravidla v takovém případě téměř neexistují a nikdo se na vás nebude zlobit, pokud zapomenete vyplnit předmět či pokud na závěr napíšete jen prosté čau.
Jiná situace ale nastává v případě, že píšete email pracovní či třeba úřední. V takové situaci se od vás očekává, že budete respektovat určitá pravidla slušného chování. Na pohovor si přece také nenazujete žabky a neobléknete tričko bez rukávu.
Věnujte proto psaní emailu patřičnou péči. Pokud totiž píšete dosud neznámému člověku, může si na vás už jen z pár řádků vašeho textu udělat názor, který mu následně budete jen těžko vyvracet.
💡Tip: Víte, co si vzít s sebou na pohovor. Přečtěte si náš článek, ať si neuděláte ostudu.
Tip: Nastavte si v emailu patičku
V emailu si můžete nastavit šablonu patičky, kdy můžete ono rozloučení začlenit již do patičky. Pokud píšete desítky mailů týdně, tak vám to může ušetřit nějaký čas a energii.
V čem vám to pomůže?
- ušetříte čas
- budete působit profesionálněji
- předáte více informací
- můžete se propojit s určitou kategorií.
Například pokud jste kreativní řezbář, tak si můžete do patičky dát “Ten nejlepší kreativní řezbář”. Když s vámi lidé budou komunikovat, tak si to zapamatují a budou si to s vámi spojovat.
V patičce mailu můžete také dávat nějaké své novinky nebo cokoliv, co chcete komunikovat.
💡 Tip: V současnosti je trend také přidávání patičky podpisu i do postů na sociálních sítích (především LinkedIn a Twitter).
Psaní formálního emailu
Asi není třeba zmiňovat, že při psaní formálního emailu byste se měli vyvarovat gramatickým chybám a překlepům. Je proto lepší si zprávu po sobě dvakrát přečíst, než ji odešlete.
Určitě nezapomeňte na předmět emailu, který danému člověku objasní, o čem zpráva bude. Předmět by měl být krátký, ale výstižný. Pokud například píšete kvůli nákupu na nějakém eshopu či pokud chcete zboží reklamovat, pak můžete do předmětu vložit i identifikační číslo objednávky.
Následně pokračujte správným oslovením příjemců. Pokud je znáte, pak je oslovte jménem, pokud ne či jich je víc, použijte pouze “Vážení”. Na akademické půdě určitě nevynechejte také nejvyšší dosažený titul adresáta.
V textu vykejte a vyhněte se hovorovým či vulgárním výrazům. Můžete rovněž psát vy s velkým V, ovšem dbejte na to, abyste tento standard dodržovali v celém emailu. Vyhněte se také dlouhým souvětím a zbytečným výplňovým frázím, které mail jen prodlužují.
Text dělte do odstavců, mezi kterými děláte mezery. Usnadňujete tak adresátovi čtení a orientaci v textu. Posledním bodem je správné rozloučení a váš podpis. Tato zdánlivá maličkost může nesprávným použitím snadno pokazit celý dojem z vašeho emailu.
Správné zakončení emailu
Jak jsme již zmínili v předchozím odstavci, zakončení emailu se tradičně skládá ze dvou částí. V první se s adresátem rozloučíte a nakonec se podepíšete. Rozloučení i podpis napište hned pod mail vždy na zvláštním odstavci.
Slušně se rozlučte.
Je předem potřeba zmínit, že neexistuje jediné správné rozloučení. Vždy záleží na konkrétní situaci. Pokud například budete psát stížnost, pak se přání krásného dne příliš nehodí. Za rozloučením vždy udělejte čárku.
Asi nejuniverzálnější pozdrav, který se hodí pro všechny příležitosti, je jednoduché „S pozdravem“. Hodí se také „S pozdravem a přáním pěkného (případně krásného) dne“ nebo S úctou.
Bez podpisu to nejde
Co se týče podpisu, tady nemusíte být příliš kreativní. Podepište se celým jménem. Pokud email píšete z pozice zaměstnance firmy případně majitele firmy, pak ještě nezapomeňte na název společnosti, kontaktní informace, odkaz na webové stránky, sociální sítě nebo třeba firemní logo.
Nemusíte dávat telefonní číslo, pokud chcete, aby vás primárně kontaktovali na mail či LinkedIn.
Někdo ke svému podpisu přidává také vlastní fotku. Ta by ale měla být plně profesionální, včetně vašeho oblečení, pozadí i případného makeupu. Celé by to mělo dobře hrát.
Váš podpis by ale neměl být delší než celý zbytek mailu. Pamatujte tedy, že i v tomto případě platí pravidlo, že někdy je méně více.
V Gmailu si můžete nastavit přeposílání pošty do jedné schránky, kde budete ale mít například 4 maily a u každého jiný automatický podpis. Automatické podpisy s fotkou a kontaktními údaji ušetří čas a přidají také na profesionalitě emailu.
Svůj emailový podpis můžete využít dokonce jako marketingový nástroj, kdy přidáte pod automatický podpis odkaz na vaši službu nebo poslední článek, který jste napsali.
💡 Tip: Existují rovněž aplikace, které vám se správným formátováním podpisu pomohou. Například nástroj Builder.
Poděkování není nutné, ale potěší
Někdy se do této části přidává ještě například poděkování za případnou pomoc, prozkoumání žádosti či za informace, které od adresáta v následujícím emailu dostanete. Většinou se jedná o krátkou frázi, která se vloží do samostatného odstavce pod hlavní část mailu.
Nakonec celý mail ještě jednou zkontrolujte, především, že máte vyplněný předmět, případně, že jste nasdíleli všechny přílohy a můžete odeslat.
Neformální rozloučení v emailu
- Hezký den! – Jednoduchý a přátelský způsob rozloučení, kterým vyjadřujete zdvořilost.
- Měj se hezky nebo Měj se fajn – Neformální způsob rozloučení, který ukazuje, že dotyčnému přejete.
- Pa! – Volnější a méně formální způsob rozloučení, který je běžný mezi přáteli a blízkými lidmi.
- Přeji hezký den! – Formálnější než předchozí možnosti, ale stále přijatelné pro neformální emailovou komunikaci.
Přečtěte si také, co je to chargeback, a jak jej využít v praxi. Nebo o tom, proč je tak důležitá finanční rezerva.
