Może cię to zaskoczyć, ale e-mail jest w rzeczywistości starszy niż internet. Co więcej, pierwotne systemy poczty elektronicznej przyczyniły się do powstania internetu. Wysłać e-mail potrafi dziś chyba każdy. To podstawowa umiejętność obsługi komputera, którą musi opanować nawet zupełny początkujący. Nic dziwnego, bo dziś e-mailing może być jednym z narzędzi wspierających marketing internetowy.
Spis treści
Jak korzystać z masowych e-maili?
Zaskakujące jest jednak to, że choć w wysyłaniu e-maila na jeden adres jesteśmy niemal mistrzami, masowa wysyłka e-maili nawet po latach sprawia nam trudności. Korespondencji masowej używamy wtedy, gdy chcemy dotrzeć do większej grupy odbiorców. Za pomocą masowych e-maili możesz wysyłać newslettery, zaproszenia, rabaty czy nowości, a co najlepsze, w profesjonalny sposób.
Jeśli nie nauczysz się odróżniać przemyślanego e-maila biznesowego od spamu, jest bardzo prawdopodobne, że większość twoich mozolnie przygotowanych wiadomości wyląduje w koszu.
Masowa wysyłka e-maili to nawet dla profesjonalistów horror, którego najchętniej by uniknęli. Nikt jednak nie chce spędzać długich godzin na ręcznym wysyłaniu pojedynczych e-maili, z których większość i tak trafi na śmietnik historii. Jak rzetelnie wysyłać korespondencję masową?
Czego unikać, korzystając z masowych e-maili?
Źle przygotowany e-mail, który do tego wyślesz niewłaściwym osobom, to niemal apokalipsa. Nie bez powodu o wysyłaniu poczty elektronicznej mówi się jako o e-mail marketingu, bo wiedza z tej dziedziny wystarczyłaby na całą osobną specjalizację marketingową. A jeśli przydarzy ci się takie faux pas, możesz od razu skupić się na tym, jak odzyskać utraconą pewność siebie.
Nie wysyłaj masowych e-maili z klienta poczty
Typowym klientem poczty jest np. Outlook lub Thunderbird. Szokujące jest to, że wciąż wiele osób używa tych programów do wysyłania masowych e-maili biznesowych. Wiadomości są zwykle rozsyłane do kilkudziesięciu, a nawet kilkuset odbiorców naraz w jednej ukrytej kopii.
Skutek jest fatalny, bo każdy e-mail, w którym adres odbiorcy nie zgadza się z adresem skrzynki, zostaje uznany za podejrzany i najprawdopodobniej trafi do spamu. W skrajnym przypadku dochodzi nawet do zablokowania adresu nadawcy, co utrudnia dostarczanie także zwykłej korespondencji e-mailowej.
Nie wysyłaj masowych e-maili promocyjnych z prywatnej skrzynki
To zasadniczy i poważny błąd, który, o dziwo, wciąż popełnia ogromna liczba osób. Jeśli chcesz rozesłać klientom np. newsletter, nie rób tego z adresu, którego używasz do celów prywatnych. W efekcie e-maile trafią do folderu „Masowe”, skąd zwykli użytkownicy najprawdopodobniej je usuną.
Nie ma sensu wyjaśniać w temacie e-maila, że tym razem nie chodzi o wiadomość prywatną, lecz biznesową. Tę opcję dopisz co najwyżej do listy rzeczy do zrobienia, gdy naprawdę bardzo się nudzisz. Jeśli jednak ci się spieszy, załóż w kilka minut nowy adres e-mail przeznaczony wyłącznie do wysyłania wiadomości reklamowych.
Nie wysyłaj masowych e-maili w imieniu osoby trzeciej
Wysyłki w imieniu osoby trzeciej mają dwie istotne wady. Po pierwsze, choć odbiorca może znać autora treści e-maila, nie musi znać samego nadawcy wiadomości. W efekcie uzna cały masowy e-mail za niechcianą pocztę i go usunie. Może też zablokować nadawcę. Po drugie, znaczenie ma tzw. spam score: automatyczne wysyłki, głównie spoza domeny nadawcy, prowadzą do negatywnej oceny spamowej i przeniesienia e-maila do folderu ze spamem.
Jakie zasady stosować przy wysyłaniu masowych e-maili?
Jeśli chcesz zostać ekspertem od masowych e-maili, musisz przyswoić sobie kilka zasad, które w przyszłości pomogą ci uniknąć dużych nieprzyjemności i krępujących sytuacji, np. wysłania e-maila osobom, które wcale tego nie chciały.
Masowe wysyłanie e-maili osobom, które o to nie prosiły, jest w Czechach uznawane za niezamówioną informację handlową (czeska ustawa nr 480/2004 Sb., Zákon 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti). Podobne zasady mogą obowiązywać także w innych krajach, dlatego w razie wątpliwości warto zapytać prawnika. Jeśli robisz to wielokrotnie, sprawą może zająć się urząd ochrony danych osobowych (w Czechach: Úřad pro ochranu osobních údajů).
Z technicznego punktu widzenia uważaj przede wszystkim na cztery poniższe kwestie:
- Załóż listę mailingową
- Umieść adresatów w ukrytej kopii
- Zawsze najpierw wyślij e-maile do siebie
- Regularnie sprawdzaj poprawność linków
Teraz przyjrzymy się każdemu punktowi dokładniej.
Załóż listę mailingową
Jeśli to tylko możliwe, korzystaj z listy mailingowej. Na przykład w poczcie w domenie Seznam można ją dość łatwo ustawić. Adresy wszystkich osób, do których chcesz dotrzeć, dodajesz jako członków jednej listy. Inną metodą jest korzystanie z aplikacji Google we własnej domenie i jej Grup.
Umieść adresatów w ukrytej kopii
To prosty sposób, by masowy e-mail dotarł do wszystkich odbiorców. Wyślij go na własny adres, a w ukrytej kopii umieść listę wszystkich adresów odbiorców. NIGDY nie wpisuj listy adresów odbiorców w pole „Do”.
Najpierw wyślij e-maile do siebie
To najlepszy sposób, by zachować profesjonalizm i nie skompromitować się w oczach klientów. Wyślij masowy e-mail najpierw na swój własny adres, a najlepiej na kilka własnych adresów. Sprawdź, jak wiadomość wygląda w różnych domenach (Seznam e-mail, Google, Centrum, Thunderbird itp.). Nawet jeśli uznasz, że korespondencja masowa jest w porządku, wciąż możesz natrafić na przykre problemy, na przykład:
- Nieczytelne znaki = błędne kodowanie tekstu
- Zbyt długie wiersze i tekst
- Uszkodzony format (jeśli wysyłasz HTML)
Regularnie sprawdzaj poprawność linków
Gdy e-mail trafi do twojej skrzynki, nie zapomnij kliknąć wszystkich (tak, naprawdę WSZYSTKICH) linków. Nie ma nic gorszego niż kilka godzin tworzenia np. masowego e-maila z załącznikiem, a na koniec wstawienie do niego błędnego linku.
Zawsze sprawdź, czy link działa i prowadzi tam, gdzie chciałeś. Możesz też upewnić się, że czytelnik go kliknął.
Następnie możesz skupić się na trikach i sposobach, dzięki którym poprawnie wyślesz masowe e-maile tym, którzy naprawdę tego chcą.
Kieruj się trzema podstawowymi zasadami:
- Trzymaj adresy kontaktów zawsze w jednym miejscu: podstawą sukcesu jest dobra baza klientów. Nie warto mieć adresów e-mail rozrzuconych w kilku miejscach.
- Wysyłaj korespondencję masową niezawodnie i z głową : chcesz wiedzieć, ile wiadomości nie zostało dostarczonych i ile komunikatów o błędach otrzymałeś? To również można automatycznie ustawić w poczcie.
- Przestrzegaj zasad RODO: umieszczanie adresów odbiorców w jawnej kopii e-maili jest de facto naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych. Dbaj więc o to, by listę adresatów mogło zobaczyć jak najmniej niepowołanych osób.
Zawsze dbaj o dobrą kondycję bazy odbiorców
Jednym z dużych błędów jest lekceważenie e-mailingu. Wyobraź sobie konkretną sytuację. Zakładasz e-sklep, poznajesz zasady, co i jak robić. E-mailing oczywiście pomijasz, bo nie masz do kogo wysyłać wiadomości. Ciężko pracujesz, sklep się rozkręca, a ty zupełnie zapominasz o e-mailach. Mija kilka lat, zanim sobie o nich przypomnisz, a wtedy baza odbiorców jest już mocno nieaktualna.
Baza adresów e-mail to bardzo ważna część marketingu internetowego i zarabiania w internecie.
Gdy po latach kontaktujesz się z klientami za pomocą masowego e-maila, zachowaj ostrożność. Jeśli wyślesz wiadomość komuś, kto jej nie chciał, grozi ci zablokowanie i wpisanie na listę spamerów.
Każdą listę adresatów trzeba utrzymywać w dobrej kondycji, co osiągniesz np. ręcznie usuwając adresy klientów, którzy nie chcą otrzymywać wiadomości, ewentualnie kierując ich adresy do spamu. Wreszcie możesz usuwać nieaktywne strony i kontakty, które nie czytają twoich masowych e-maili.
