Domů » Jak používat hromadné e-maily?

Jak používat hromadné e-maily?

od Dominika Veselá

Možná vás to překvapí, ale e-mail je reálně starší než internet. A co víc, prapůvodní e-mailové systémy přispěly k tvorbě internetu. E-mail jako elektronickou poštu dnes zvládne poslat snad úplně každý. Jedná se o základní techniku počítačové gramotnosti, kterou si musí osvojit i naprostý začátečník. Není se čemu divit, neboť v dnešní době může být e-mailing jedním z pomocných nástrojů on-line marketingu.

Jak používat hromadné e-maily?

Překvapením ovšem je, že ačkoli v posílání e-mailu na jednu adresu jsme takřka mistři, hromadný e-mailing nám i po letech dělá problémy. Hromadnou korespondenci používáme v případě, že potřebujeme oslovit větší cílovou skupinu. Pomocí hromadných e-mailů můžete posílat newslettery, pozvánky, slevy nebo novinky, a co je nejlepší, profesionálně.

Jestliže si neosvojíte povědomí o tom, jaký je rozdíl mezi účelným obchodním e-mailem a spamem, je velice pravděpodobné, že většina vašich pracně vytvořených zpráv skončí v koši.

Hromadné rozesílání e-mailů je i pro profesionály hororem, kterému by se raději vyhnuli. Nikdo ale nechce trávit dlouhé hodiny manuálním odesíláním jednotlivých e-mailů, z nichž většina stejně skončí v propadlišti dějin. Jak na seriózní rozesílání hromadné korespondence?

Čemu se při používání hromadných e-mailů vyvarovat?

Špatně sestavený e-mail, který ještě navíc rozešlete nesprávným lidem, to se rovná takřka apokalypse. Ne nadarmo se o posílání elektronické pošty hovoří jako o e-mail marketingu, neboť informace a poznatky z této oblasti stačí na celý jeden marketingový obor. A pokud se vám nějaké takové faux pas podaří, můžete se rovnou zaměřit na to, jak získat zpět ztracené sebevědomí.

Nerozesílejte hromadné e-maily z e-mailového klienta

Typickým e-mailovým klientem je myšlen např. Outlook nebo Thunderbird. Šokující je, že existuje stále mnoho těch, co k odeslání hromadného obchodního e-mailu použije tyto schránky. Zprávy jsou zpravidla rozesílány po desítkách až stovkách příjemců v jedné skryté kopii.

Výsledek je fatální, neboť každý e-mail, kde se adresa příjemce neshoduje s adresou schránky, je vyhodnocen jako podezřelý a s největší pravděpodobností skončí ve spamu. V krajním případě dojde i k zablokování adresy odesílatele, což způsobí těžkosti v doručitelnosti i běžné e-mailové komunikace.

Propagační hromadné e-maily neposílejte z osobní schránky

Zásadní a kritická chyba, které se kupodivu stále dopouští veliké množství osob. Chcete-li svým klientům rozeslat např. hromadný newsletter, nečiňte tak z adresy, kterou používáte k osobním účelům. Výsledkem bude skončení e-mailů ve složce „Hromadné“, odkud ji běžní uživatelé s největší pravděpodobností smažou.

Nemá smysl do předmětu e-mailu vysvětlovat, že protentokrát se nejedná o osobní sdělení, ale obchodní e-mail. Tuto alternativu přidejte maximálně tak k seznamu věcí, které chcete udělat, pokud se opravdu hodně nudíte. V případě, že ale máte naspěch, založte si během několika minut nový e-mail určený výhradně k rozesílání reklamních sdělení.

Neodesílejte hromadné e-maily jménem třetí osoby

Zásilky jménem třetí osoby s sebou nesou dvě důležitá negativa. Zaprvé, přestože příjemce může znát odesílatele obsahové části e-mailu, nemusí nutně znát přímo odesílatele e-mailu. Ve výsledku tedy celý hromadný e-mail vyhodnotí jako nevyžádanou poštu a smaže jej. Navíc odesílatele může zablokovat. Zadruhé hraje roli tzv. spam skóre, kdy automatické rozesílky převážně mimo odesílatelskou doménu vedou k získání negativního spam skóre a přesunutí e-mailu do složky spam.

Jaká pravidla si při odesílání hromadných e-mailů osvojit?

Pokud se chcete stát odborníkem na hromadné e-maily, je nutné osvojit si několik pravidel, která vám v budoucnu pomohou vyhnout se velikým nepříjemnostem a trapným situacím, např. posláním e-mailu lidem, kteří o to vůbec nestáli.

Hromadné rozesílání e-mailů lidem, kteří o to nepožádali, je považováno podle Zákona 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti za nevyžádané obchodní sdělení. Pokud tak činíte opakovaně, můžete být vyšetřováni Úřadem pro ochranu osobních údajů.

Z technického hlediska si dávejte pozor především na následující čtyři body:

  • Zařiďte si e-mailovou konferenci
  • Adresáty lokalizujte do slepé kopie
  • E-maily vždy pošlete nejprve sami sobě
  • Pravidelně kontrolujte správnost odkazů

Nyní se na každý bod podíváme podrobněji.

Zařiďte si e-mailovou konferenci

Pokud je to jen trochu možné, používejte e-mailovou konferenci. Například v e-mailech na doméně Seznam to lze poměrně snadno nastavit. Adresy všech, které máte v plánu oslovit, přihlásíte jako členy jedné konference. Další metodou je použití aplikace Google na vlastní doméně a její Skupiny.

Adresáty umístěte do slepé kopie

Jednoduchý způsob, jak zajistit rozeslání hromadných e-mailů všem příjemcům. Nechejte si je poslat na vlastní adresu a do slepé kopie umístěte seznam všech adres příjemců. NIKDY nevkládejte seznam adres příjemců do pole „Komu“.

E-maily pošlete nejprve sami sobě

Nejlepší způsob, jak zůstat seriózní a neztrapnit se v očích klientů. Pošlete si hromadný e-mail nejprve na svou vlastní adresu, úplně nejlépe na několik vlastních adres. Zkontrolujte, jak zpráva vypadá na různých doménách (Seznam e-mail, Google, Centrum, Thunderbird, apod.). Přestože dospějete k závěru, že hromadná korespondence je v pořádku, stále můžete narazit na nemilé problémy, například:

  • Nečitelné znaky = chybné kódování textu
  • Příliš dlouhé řádky a text
  • Poškozený formát (pokud odesíláte HTML)

Pravidelně kontrolujte správnost odkazů

Jakmile e-mail přistane ve vaší schránce, nezapomeňte kliknout na všechny (ano, opravdu VŠECHNY) odkazy. Není nic horšího, než tvořit např. hromadný e-mail s přílohou několik hodin a nakonec do něj vložit chybný odkaz.

Vždy si ověřte, že odkaz funguje a směřuje tam, kam jste chtěli. Navíc se můžete přesvědčit, že na něj čtenář klikl.

Dále je možné se zaměřit na triky a fígle, které vám umožní správně odeslat hromadné e-maily těm, co o to opravdu stojí.

Řiďte se těmito třemi základními pravidly:

  1. Mějte adresy kontaktů vždy na jednom místě – základem úspěchu je kvalitní databáze klientů. Není dobré mít e-mailové adresy rozeseté na několika místech.
  2. Rozesílejte hromadnou korespondenci spolehlivě a s rozumem – potřebujete vědět, kolik nepřijatých zpráv a chybových hlášek jste obdrželi? I toto lze v e-mailu nastavit automaticky.
  3. Dodržujte pravidla GDPR – uvádění adres příjemců v kopii vašich e-mailů je de facto porušení zákona o ochraně osobních údajů. Dbejte tedy na to, aby seznam adresátů mohlo spatřit co nejméně nepovolaných osob.¨

Vždy udržujte databázi příjemců fit

Jednou velikou chybou je ignorace e-mailingu. Představte si to na konkrétní situaci. Založíte si e-shop, nastudujete pravidla, jak co máte dělat. E-mailing pochopitelně přeskočíte, neboť jej nemáte komu posílat. Pilně pracujete, e-shop se rozjede a vy na e-maily kompletně zapomenete. Trvá to několik let, než si vzpomenete, a v tu dobu je databáze příjemců značně zastaralá.

Emailová databáze je velice důležitou součástí internetového marketingu a vydělávání na internetu.

Při oslovování klientů hromadným e-mailem po letech buďte obezřetní. Pokud e-mail pošlete někomu, kdo o to nestál, hrozí vám zablokování a umístění na spamlistu.

Každý seznam adresátů je nutné udržet zdravý a fit, čehož dosáhnete např. ručním odebráním adres klientů, kteří si nepřejí být osloveni, popřípadě nasměrováním jejich adres do spamu. V neposlední řadě můžete odebírat neaktivní stránky a kontakty, které vaše hromadné e-maily nečtou.

Články, které stojí za přečtení: