Mit freundlichen Grüßen und den besten Wünschen für einen schönen Tag. Und welche Grußformel und welchen E-Mail-Abschluss verwenden Sie am häufigsten? Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel diese Formalität über Sie und Ihre Beziehung zur jeweiligen Person aussagt?
Eine unpassende Formulierung könnte Sie in eine peinliche Lage bringen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen deshalb einige Tipps für einen professionellen E-Mail-Abschluss vor, mit denen Sie nichts falsch machen können.
Kurze Antwort. Beenden Sie eine professionelle E-Mail mit einem kurzen Schlusssatz, schreiben Sie darunter in eine eigene Zeile die Grußformel und darunter Ihren vollständigen Namen mit Kontaktdaten. Am universellsten ist „Mit freundlichen Grüßen“, förmlicher ist „Hochachtungsvoll“, unter Kollegen genügt „Schönen Tag“. Nach „S pozdravem“ (Mit freundlichen Grüßen) steht laut dem tschechischen Internet-Sprachratgeber (Internetová jazyková příručka) kein Komma, im Englischen dagegen nach „Kind regards“ schon.
Tipp: Kennen Sie die Informationsdiät? Lesen Sie, wofür sie gut ist und wie Sie sie in Ihr Leben integrieren.
Inhaltsverzeichnis
Unterschätzen Sie den E-Mail-Abschluss nicht
Wenn Sie einer Freundin oder etwa Ihrer Großmutter eine E-Mail schreiben, müssen Sie sich um die Form natürlich kaum Gedanken machen. Regeln gibt es in diesem Fall fast keine, und niemand wird Ihnen böse sein, wenn Sie den Betreff vergessen oder am Ende nur ein schlichtes „Tschüss“ schreiben.
Anders sieht es aus, wenn Sie eine berufliche oder etwa eine behördliche E-Mail schreiben. In diesem Fall wird von Ihnen erwartet, dass Sie bestimmte Regeln des guten Benehmens einhalten. Zu einem Vorstellungsgespräch ziehen Sie ja auch keine Flipflops und kein ärmelloses Shirt an.
Widmen Sie dem Schreiben einer E-Mail deshalb die nötige Sorgfalt. Wenn Sie nämlich an jemanden schreiben, den Sie noch nicht kennen, kann sich diese Person schon aus wenigen Zeilen Ihres Textes eine Meinung über Sie bilden, die Sie später nur schwer widerlegen können.
Tipp: Wissen Sie, was Sie zum Vorstellungsgespräch mitnehmen sollten? Lesen Sie unseren Artikel, damit Sie sich nicht blamieren.
Tipp, richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine Signatur ein
In Ihrem E-Mail-Programm können Sie eine Vorlage für die Signatur einrichten und die Grußformel gleich dort einbauen. Wenn Sie jede Woche Dutzende E-Mails schreiben, kann Ihnen das Zeit und Energie sparen.
Wobei hilft Ihnen das?
- Sie sparen Zeit
- Sie wirken professioneller
- Sie vermitteln mehr Informationen
- Sie können sich mit einer bestimmten Kategorie verbinden.
Wenn Sie zum Beispiel ein kreativer Holzschnitzer sind, können Sie in Ihre Signatur „Der beste kreative Holzschnitzer“ schreiben. Wenn Menschen mit Ihnen kommunizieren, merken sie sich das und verbinden es mit Ihnen.
In der E-Mail-Signatur können Sie auch Ihre Neuigkeiten oder alles andere unterbringen, was Sie mitteilen möchten.
Tipp: Derzeit liegt es auch im Trend, Beiträgen in sozialen Netzwerken eine Signatur hinzuzufügen (vor allem auf LinkedIn und X, früher Twitter).
Eine formelle E-Mail schreiben
Es versteht sich wohl von selbst, dass Sie in einer formellen E-Mail Grammatikfehler und Tippfehler vermeiden sollten. Es ist deshalb besser, die Nachricht zweimal durchzulesen, bevor Sie sie abschicken.
Vergessen Sie auf keinen Fall den Betreff der E-Mail, der dem Empfänger zeigt, worum es in der Nachricht geht. Der Betreff sollte kurz, aber treffend sein. Wenn Sie zum Beispiel wegen eines Kaufs in einem Onlineshop schreiben oder Ware reklamieren möchten, können Sie in den Betreff auch die Bestellnummer schreiben.
Danach folgt die richtige Anrede der Empfänger. Wenn Sie sie kennen, sprechen Sie sie mit Namen an. Wenn nicht oder wenn es mehrere sind, verwenden Sie einfach „Sehr geehrte Damen und Herren“. Im akademischen Umfeld sollten Sie auch den höchsten akademischen Titel des Empfängers nicht weglassen.
Siezen Sie den Empfänger im Text und vermeiden Sie umgangssprachliche oder vulgäre Ausdrücke. Im Tschechischen können Sie die höfliche Anrede „vy“ auch mit großem V schreiben, achten Sie dann aber darauf, dass Sie dies in der gesamten E-Mail einheitlich tun. Vermeiden Sie außerdem lange Schachtelsätze und überflüssige Füllfloskeln, die die E-Mail nur in die Länge ziehen.
Gliedern Sie den Text in Absätze mit Leerzeilen dazwischen. So erleichtern Sie dem Empfänger das Lesen und die Orientierung im Text. Der letzte Punkt ist die richtige Grußformel und Ihre Signatur. Diese scheinbare Kleinigkeit kann bei falscher Verwendung leicht den ganzen Eindruck Ihrer E-Mail verderben.
Der richtige E-Mail-Abschluss
Wie wir bereits im vorigen Absatz erwähnt haben, besteht der E-Mail-Abschluss aus drei Teilen. Zuerst ein kurzer Schlusssatz, dann verabschieden Sie sich vom Empfänger und zum Schluss unterschreiben Sie. Schreiben Sie Grußformel und Unterschrift direkt unter die E-Mail, jeweils in einen eigenen Absatz.
Verabschieden Sie sich höflich
Vorab sei gesagt, dass es nicht die eine richtige Grußformel gibt. Es kommt immer auf die konkrete Situation an. Wenn Sie zum Beispiel eine Beschwerde schreiben, passt der Wunsch nach einem schönen Tag eher nicht.
Die wohl universellste Grußformel, die zu jeder Gelegenheit passt, ist das einfache „Mit freundlichen Grüßen“. Passend sind auch „Mit freundlichen Grüßen und den besten Wünschen für einen schönen (oder wunderschönen) Tag“ oder „Hochachtungsvoll“.
Steht nach „S pozdravem“ ein Komma?
Nein. Der Internet-Sprachratgeber (Internetová jazyková příručka) des Instituts für tschechische Sprache der Tschechischen Akademie der Wissenschaften (Ústav pro jazyk český AV ČR) gibt ausdrücklich an, dass nach der Grußformel am Ende eines Briefes oder einer E-Mail kein Komma steht. Die Grußformel wird von der Unterschrift durch eine neue Zeile getrennt, nicht durch ein Satzzeichen. Dasselbe gilt für weitere Grußformeln ohne Verb, die der Ratgeber nennt, etwa „S přátelským pozdravem“ (Mit freundlichem Gruß) oder „Se srdečnými pozdravy“ (Mit herzlichen Grüßen).
Anders ist es bei einem Gruß, der einen ganzen Satz bildet. Wenn Sie „Děkujeme za spolupráci a přejeme mnoho úspěchů“ (Wir danken für die Zusammenarbeit und wünschen viel Erfolg) schreiben, gehört ans Ende ein Punkt. Wenn der Satz erst mit der Unterschrift endet, wie im Beispiel des Ratgebers „Zdraví“ (Es grüßt) und darunter Miroslav Koštíř, setzen Sie gar kein Satzzeichen. Ebenso schreiben Sie nach unserer Auffassung auch „Děkuji a jsem s pozdravem“ (Ich danke Ihnen und verbleibe mit freundlichen Grüßen) ohne Satzzeichen.
Ein Komma gehört dagegen hinter die Anrede am Anfang der E-Mail, und der Text darunter geht laut dem Ratgeber mit einem Kleinbuchstaben weiter. Wie Sie einen Mann, eine Frau, eine Behörde oder eine Person mit Titel richtig ansprechen, erklären wir im Artikel So gelingt die richtige Anrede in E-Mail und Brief.
„S pozdravem“ oder „Z pozdravem“?
Richtig ist nur „S pozdravem“. Laut dem Internet-Sprachratgeber steht die Präposition „s“ mit dem 7. Fall, dem Instrumental (mit wem, womit), die Präposition „z“ dagegen mit dem 2. Fall, dem Genitiv (woraus, woher). Der Gruß steht hier im 7. Fall, deshalb „S pozdravem“, „S úctou“ oder „Se srdečným pozdravem“.
Der Fehler entsteht, weil beide Präpositionen in der Aussprache fast gleich klingen. Der Ratgeber erinnert aber daran, dass über die Wahl der Fall entscheidet, nicht die Aussprache. „Z pozdravem“ am Ende einer beruflichen E-Mail wirkt genauso nachlässig wie ein Tippfehler im Namen des Empfängers.
Ohne Unterschrift geht es nicht
Bei der Unterschrift müssen Sie nicht besonders kreativ sein. Unterschreiben Sie mit Ihrem vollständigen Namen. Wenn Sie die E-Mail als Angestellte oder Angestellter bzw. als Inhaberin oder Inhaber einer Firma schreiben, vergessen Sie außerdem nicht den Firmennamen, die Kontaktdaten, einen Link zur Website, zu den sozialen Netzwerken oder etwa das Firmenlogo.
Eine Telefonnummer müssen Sie nicht angeben, wenn Sie möchten, dass man Sie in erster Linie per E-Mail oder über LinkedIn kontaktiert.
Manche fügen ihrer Signatur auch ein eigenes Foto hinzu. Dieses sollte aber durch und durch professionell sein, einschließlich Ihrer Kleidung, des Hintergrunds und gegebenenfalls des Make-ups. Das Gesamtbild sollte stimmig sein.
Ihre Signatur sollte aber nicht länger sein als der ganze Rest der E-Mail. Denken Sie also daran, dass auch in diesem Fall die Regel gilt: Weniger ist manchmal mehr.
In Gmail können Sie eine Weiterleitung der Post in ein einziges Postfach einrichten, in dem Sie zum Beispiel 4 E-Mail-Adressen mit jeweils einer eigenen automatischen Signatur haben. Automatische Signaturen mit Foto und Kontaktdaten sparen Zeit und machen die E-Mail zudem professioneller.
Ihre E-Mail-Signatur können Sie sogar als Marketinginstrument nutzen, indem Sie unter die automatische Signatur einen Link zu Ihrem Angebot oder zum letzten Artikel setzen, den Sie geschrieben haben.
Tipp: Es gibt auch Apps, die Ihnen bei der richtigen Formatierung der Signatur helfen. Zum Beispiel das Tool Builder.
Wie eine E-Mail-Signatur aussehen sollte
Eine berufliche Signatur passt in vier bis fünf Zeilen. Vor- und Nachname, Position, Firmenname und ein oder zwei Kontaktmöglichkeiten, typischerweise Telefon und Website. Zitate, lange rechtliche Hinweise oder mehrere Werbebanner untereinander halten den Empfänger nur auf. Logo, Foto oder ein Link zu Ihrem neuesten Artikel sind eine optionale Ergänzung über diese Zeilen hinaus, wählen Sie davon höchstens eines aus.
Ein einfaches Muster kann so aussehen.
Jana Nováková
Leiterin Kundensupport
Firmenname s.r.o.
Telefon | Webadresse
Schreiben Sie die Kontaktdaten als Text, nicht nur in ein Bild. Manche E-Mail-Programme laden Bilder standardmäßig nicht, und der Empfänger sieht dann statt der Telefonnummer nur einen leeren Rahmen. Text lässt sich außerdem kopieren, was jeder zu schätzen weiß, der Sie vom Handy aus anrufen möchte.
Ein Dank ist nicht nötig, kommt aber gut an
Manchmal wird in diesen Teil noch zum Beispiel ein Dank für eventuelle Hilfe, für die Prüfung einer Anfrage oder für die Informationen eingefügt, die Sie vom Empfänger in einer der nächsten E-Mails erhalten werden. Meist handelt es sich um eine kurze Formulierung, die in einem eigenen Absatz unter den Hauptteil der E-Mail gesetzt wird.
Kontrollieren Sie zum Schluss die ganze E-Mail noch einmal, vor allem, ob Sie den Betreff ausgefüllt und gegebenenfalls alle Anhänge beigefügt haben, und dann können Sie sie abschicken.
Muster für den E-Mail-Abschluss je nach Situation
Der Abschluss besteht aus Schlusssatz, Grußformel und Signatur. Der Schlusssatz sagt, was Sie vom Empfänger erwarten, die Grußformel bestimmt den Grad der Förmlichkeit. In der Tabelle finden Sie Muster für die häufigsten Situationen, die Signatur ergänzen Sie darunter wie im vorigen Abschnitt beschrieben.
| Situation | Schlusssatz | Grußformel |
|---|---|---|
| Behörde oder unbekannter Empfänger | Vielen Dank im Voraus für die Bearbeitung meines Anliegens. | Hochachtungsvoll oder Mit freundlichen Grüßen |
| Geschäftliche E-Mail an einen Kunden | Bei Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. | Mit freundlichen Grüßen und den besten Wünschen für einen schönen Tag |
| Kollege oder langjähriger Kunde, per Sie | Vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung. | Alles Gute oder Schönen Tag noch |
| Kollege, mit dem Sie sich duzen | Danke für die schnelle Rückmeldung. | Mach’s gut oder Schönen Tag noch |
| Dank nach dem Vorstellungsgespräch | Vielen Dank für Ihre Zeit, ich freue mich auf Ihre Entscheidung. | Mit freundlichen Grüßen |
| Beschwerde oder Reklamation | Ich bitte um eine schriftliche Stellungnahme und einen Lösungsvorschlag. | Mit freundlichen Grüßen, ohne Wunsch für einen schönen Tag |
| Bitte um eine Information oder einen Gefallen | Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort. | Mit freundlichen Grüßen |
| Englisch, formell | I look forward to hearing from you. | Kind regards oder Yours sincerely |
| Englisch, informell | Thanks again for your help. | Best oder Cheers |
Achten Sie bei einer Beschwerde auf den Ton. Die Grußformel sollte sachlich sein, ein ironisches „Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag“ stimmt den Empfänger eher gegen Sie. Wenn Sie dieselbe Nachricht an mehrere Personen gleichzeitig schicken, lesen Sie auch, wie man Sammel-E-Mails richtig verwendet, damit die Adressen nicht bei Fremden landen.
Grundsätzlich gilt: Je weniger Sie den Empfänger kennen, desto formeller sollte der Schluss sein. Zum Du und zu „Mach’s gut“ sollten Sie erst wechseln, wenn Ihnen das Du angeboten wurde. Weitere Regeln für höfliche Kommunikation fasst der Artikel 20 Regeln für gutes Benehmen und Etikette zusammen.
Welcher E-Mail-Schluss die meisten Antworten bringt
Das US-Unternehmen Baydin, Entwickler der Gmail-Erweiterung Boomerang, veröffentlichte im Januar 2017 eine Analyse von mehr als 350 000 E-Mail-Verläufen aus öffentlichen Archiven von über zwanzig Online-Communitys. Im Durchschnitt wurden 47,5 % der Nachrichten beantwortet. Bei E-Mails, die mit „Thanks in advance“ (Vielen Dank im Voraus) endeten, waren es 65,7 %, bei „Thanks“ 63 % und bei „Thank you“ 57,9 %. Nachrichten mit irgendeiner Form von Dank am Ende erhielten in 62 % der Fälle eine Antwort, alle anderen in 46 %.
Neutrale Grußformeln schnitten besser ab als der Durchschnitt, aber schlechter als ein Dank. „Cheers“ brachte in 54,4 % der Fälle eine Antwort, „Kind regards“ in 53,9 %, „Regards“ in 53,5 %, „Best regards“ in 52,9 % und „Best“ allein in 51,2 %. Es handelt sich um englischsprachige Nachrichten, überwiegend aus Diskussionsgruppen und dem technischen Support, und die Studie berücksichtigte nicht die Beziehung zwischen Absender und Empfänger. Sehen Sie sie daher als Orientierung, nicht als Gesetz.
Für E-Mails auf Deutsch ergibt sich daraus unserer Meinung nach ein einfacher Rat. Wenn Sie vom Empfänger etwas brauchen, bedanken Sie sich vorab in einem eigenen Satz und schreiben Sie erst darunter „Mit freundlichen Grüßen“. „Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort“ ist höflich und macht zugleich klar, dass Sie eine Antwort erwarten.
Informelle Grußformeln in E-Mails
- Schönen Tag! Eine einfache und freundliche Art, sich zu verabschieden, mit der Sie Höflichkeit ausdrücken.
- Mach’s gut oder Lass es dir gut gehen. Eine informelle Verabschiedung, die zeigt, dass Sie der Person alles Gute wünschen.
- Tschüss! Eine lockere und weniger formelle Verabschiedung, die unter Freunden und nahestehenden Menschen üblich ist.
- Ich wünsche einen schönen Tag! Formeller als die vorherigen Varianten, aber für informelle E-Mails trotzdem passend.
Wie Sie eine E-Mail auf Englisch beenden
Im britischen Englisch schreibt man traditionell „Yours sincerely“, wenn Sie den Empfänger mit Namen ansprechen (Dear Mr Smith), und „Yours faithfully“, wenn Sie ihn nicht kennen (Dear Sir or Madam). Der Linguist Larry Trask ergänzt im Interpunktionsleitfaden der University of Sussex, dass im amerikanischen Englisch diese Unterscheidung nicht gemacht wird und in allen Geschäftsbriefen „Sincerely yours“ oder „Yours sincerely“ steht.
Achten Sie auf den Unterschied zum Deutschen. Im Englischen steht nach der Grußformel ein Komma, zum Beispiel „Kind regards,“, und der Name folgt erst in der nächsten Zeile. Großgeschrieben wird nur das erste Wort, also „Best regards“, nicht „Best Regards“.
Für die alltägliche berufliche E-Mail-Kommunikation reichen Ihnen einige wenige Floskeln.
- Kind regards oder Best regards, universeller beruflicher Schluss, entspricht „Mit freundlichen Grüßen“.
- Regards, knapper und neutral, passt zu kurzen organisatorischen Nachrichten.
- Thanks in advance, wenn Sie um etwas bitten und eine Antwort erwarten.
- Yours sincerely oder Yours faithfully, formelle Briefe, Anträge und Behördenkorrespondenz.
- Best oder Cheers, informell, für Kollegen und Menschen, mit denen Sie per Du sind.
Lesen Sie auch, was ein Chargeback ist und wie Sie ihn in der Praxis nutzen. Oder warum eine finanzielle Rücklage so wichtig ist.
