Es mag Sie überraschen, aber die E-Mail ist tatsächlich älter als das Internet. Mehr noch: Die ersten E-Mail-Systeme haben zur Entstehung des Internets beigetragen. Eine E-Mail als elektronische Post kann heute wohl wirklich jeder verschicken. Es handelt sich um eine Grundtechnik der Computerkenntnisse, die sich auch ein absoluter Anfänger aneignen muss. Das ist kein Wunder, denn heute kann E-Mailing eines der Hilfsmittel im Online-Marketing sein.
Inhaltsverzeichnis
Wie nutzt man Massen-E-Mails?
Überraschend ist allerdings, dass uns der Massenversand von E-Mails auch nach Jahren noch Probleme bereitet, obwohl wir im Versenden einer E-Mail an eine einzelne Adresse fast schon Meister sind. Serienmails nutzen wir, wenn wir eine größere Zielgruppe ansprechen wollen. Mit Massen-E-Mails können Sie Newsletter, Einladungen, Rabatte oder Neuigkeiten verschicken, und das Beste daran: professionell.
Wenn Sie sich nicht bewusst machen, worin der Unterschied zwischen einer zweckmäßigen geschäftlichen E-Mail und Spam besteht, landet höchstwahrscheinlich der Großteil Ihrer mühsam erstellten Nachrichten im Papierkorb.
Der Massenversand von E-Mails ist selbst für Profis ein Albtraum, den sie lieber vermeiden würden. Niemand möchte jedoch stundenlang einzelne E-Mails von Hand verschicken, von denen die meisten ohnehin in der Versenkung verschwinden. Wie gelingt ein seriöser Versand von Serienmails?
Was sollten Sie bei Massen-E-Mails vermeiden?
Eine schlecht aufgebaute E-Mail, die Sie obendrein an die falschen Leute schicken, kommt fast einer Katastrophe gleich. Nicht umsonst spricht man beim Versand elektronischer Post von E-Mail-Marketing, denn das Wissen aus diesem Bereich reicht für eine ganze eigene Marketingdisziplin. Und wenn Ihnen ein solcher Fauxpas passiert, können Sie sich gleich damit beschäftigen, wie Sie Ihr verlorenes Selbstvertrauen zurückgewinnen.
Verschicken Sie Massen-E-Mails nicht aus einem E-Mail-Programm
Typische E-Mail-Programme sind zum Beispiel Outlook oder Thunderbird. Erschreckend ist, dass immer noch viele Menschen diese Postfächer für den Versand geschäftlicher Massen-E-Mails nutzen. Die Nachrichten werden dabei meist an Dutzende bis Hunderte Empfänger in einer einzigen Blindkopie verschickt.
Das Ergebnis ist fatal, denn jede E-Mail, bei der die Empfängeradresse nicht mit der Adresse des Postfachs übereinstimmt, wird als verdächtig eingestuft und landet höchstwahrscheinlich im Spam. Im Extremfall wird sogar die Absenderadresse gesperrt, was auch die Zustellung der normalen E-Mail-Kommunikation erschwert.
Verschicken Sie Werbe-Massenmails nicht aus Ihrem privaten Postfach
Ein grundlegender und schwerwiegender Fehler, den erstaunlicherweise immer noch sehr viele Menschen begehen. Wenn Sie Ihren Kunden zum Beispiel einen Newsletter schicken möchten, tun Sie das nicht von der Adresse, die Sie privat nutzen. Die Folge: Die E-Mails landen im Ordner „Massenmails“, wo die meisten Nutzer sie höchstwahrscheinlich löschen.
Es bringt nichts, im Betreff zu erklären, dass es sich diesmal nicht um eine private Nachricht, sondern um eine geschäftliche E-Mail handelt. Diese Variante können Sie höchstens auf die Liste der Dinge setzen, die Sie tun, wenn Ihnen wirklich sehr langweilig ist. Wenn Sie es aber eilig haben, legen Sie in wenigen Minuten eine neue E-Mail-Adresse an, die ausschließlich für den Versand von Werbebotschaften gedacht ist.
Verschicken Sie Massen-E-Mails nicht im Namen Dritter
Sendungen im Namen Dritter bringen zwei wichtige Nachteile mit sich. Erstens: Auch wenn der Empfänger den Urheber des Inhalts kennt, kennt er nicht unbedingt den tatsächlichen Absender der E-Mail. Am Ende stuft er die gesamte Massen-E-Mail als unerwünschte Post ein und löscht sie. Zudem kann er den Absender blockieren. Zweitens spielt der sogenannte Spam-Score eine Rolle: Automatische Versendungen, überwiegend außerhalb der Absenderdomain, führen zu einem negativen Spam-Score und dazu, dass die E-Mail in den Spam-Ordner verschoben wird.
Welche Regeln sollten Sie beim Versand von Massen-E-Mails beachten?
Wenn Sie Experte für Massen-E-Mails werden möchten, müssen Sie sich einige Regeln aneignen, die Ihnen in Zukunft helfen, großen Ärger und peinliche Situationen zu vermeiden, etwa eine E-Mail an Menschen zu schicken, die überhaupt kein Interesse daran hatten.
Der Massenversand von E-Mails an Menschen, die nicht darum gebeten haben, gilt in vielen Ländern als unerwünschte Werbung (in Tschechien: zákon č. 480/2004 Sb., Gesetz über bestimmte Dienste der Informationsgesellschaft). Wer dies wiederholt tut, muss mit rechtlichen Folgen rechnen; welche Regeln gelten, erfahren Sie bei einer Verbraucherberatung oder einem Anwalt (in Tschechien ist die Datenschutzbehörde Úřad pro ochranu osobních údajů zuständig).
Aus technischer Sicht sollten Sie vor allem auf die folgenden vier Punkte achten:
- Richten Sie eine Mailingliste ein
- Setzen Sie die Empfänger in die Blindkopie
- Schicken Sie E-Mails immer zuerst an sich selbst
- Prüfen Sie regelmäßig, ob die Links stimmen
Nun sehen wir uns jeden Punkt genauer an.
Richten Sie eine Mailingliste ein
Wenn es irgendwie möglich ist, nutzen Sie eine Mailingliste. Bei E-Mails auf der Domain Seznam lässt sich das zum Beispiel recht einfach einrichten. Die Adressen aller, die Sie ansprechen möchten, tragen Sie als Mitglieder einer Mailingliste ein. Eine weitere Methode ist die Nutzung der Google-Anwendung auf der eigenen Domain und ihrer Gruppen.
Setzen Sie die Empfänger in die Blindkopie
Ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass Massen-E-Mails alle Empfänger erreichen. Lassen Sie sie an Ihre eigene Adresse schicken und setzen Sie die Liste aller Empfängeradressen in die Blindkopie. Fügen Sie die Liste der Empfängeradressen NIEMALS in das Feld „An“ ein.
Schicken Sie E-Mails zuerst an sich selbst
Der beste Weg, seriös zu bleiben und sich vor Kunden nicht zu blamieren. Schicken Sie die Massen-E-Mail zuerst an Ihre eigene Adresse, am besten sogar an mehrere eigene Adressen. Prüfen Sie, wie die Nachricht bei verschiedenen Anbietern aussieht (Seznam E-Mail, Google, Centrum, Thunderbird usw.). Selbst wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass die Serienmail in Ordnung ist, können noch unangenehme Probleme auftreten, zum Beispiel:
- Unleserliche Zeichen = fehlerhafte Textkodierung
- Zu lange Zeilen und Texte
- Beschädigtes Format (wenn Sie HTML versenden)
Prüfen Sie regelmäßig, ob die Links stimmen
Sobald die E-Mail in Ihrem Postfach landet, klicken Sie unbedingt auf alle (ja, wirklich ALLE) Links. Nichts ist schlimmer, als zum Beispiel stundenlang an einer Massen-E-Mail mit Anhang zu arbeiten und am Ende einen fehlerhaften Link einzufügen.
Prüfen Sie immer, ob der Link funktioniert und dorthin führt, wohin Sie wollten. Außerdem können Sie so kontrollieren, ob der Leser darauf geklickt hat.
Außerdem können Sie sich auf Tipps und Kniffe konzentrieren, mit denen Sie Massen-E-Mails richtig versenden, und zwar an diejenigen, die sie wirklich haben möchten.
Halten Sie sich an diese drei Grundregeln:
- Bewahren Sie Kontaktadressen immer an einem Ort auf: Grundlage des Erfolgs ist eine gute Kundendatenbank. Es ist nicht ratsam, E-Mail-Adressen an mehreren Orten verstreut zu haben.
- Versenden Sie Serienmails zuverlässig und mit Verstand : Sie möchten wissen, wie viele unzustellbare Nachrichten und Fehlermeldungen Sie erhalten haben? Auch das lässt sich in der E-Mail automatisch einstellen.
- Halten Sie die DSGVO ein: Empfängeradressen in der Kopie Ihrer E-Mails anzugeben, ist de facto ein Verstoß gegen das Datenschutzgesetz. Achten Sie also darauf, dass möglichst wenige Unbefugte die Empfängerliste sehen können.
Halten Sie Ihre Empfängerdatenbank immer fit
Ein großer Fehler ist es, das E-Mailing zu ignorieren. Stellen Sie sich eine konkrete Situation vor: Sie gründen einen Onlineshop und lernen die Regeln, was Sie wie tun müssen. Das E-Mailing überspringen Sie natürlich, denn Sie haben noch niemanden, dem Sie etwas schicken könnten. Sie arbeiten fleißig, der Onlineshop kommt ins Rollen, und Sie vergessen die E-Mails völlig. Es dauert einige Jahre, bis Sie wieder daran denken, und bis dahin ist die Empfängerdatenbank stark veraltet.
Die E-Mail-Datenbank ist ein sehr wichtiger Bestandteil des Internetmarketings und des Geldverdienens im Internet.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Kunden nach Jahren per Massen-E-Mail anschreiben. Wenn Sie eine E-Mail an jemanden schicken, der kein Interesse daran hatte, droht Ihnen eine Sperrung und ein Eintrag auf einer Spamliste.
Jede Empfängerliste muss gesund und fit gehalten werden, was Sie zum Beispiel durch manuelles Entfernen der Adressen von Kunden erreichen, die nicht angeschrieben werden möchten, oder indem Sie ihre Adressen in den Spam umleiten. Nicht zuletzt können Sie inaktive Seiten und Kontakte entfernen, die Ihre Massen-E-Mails nicht lesen.
