Potřebujete napsat e-mail nebo dopis, ale zasekli jste se už u oslovení? Nejste si jistí, jakou formu zvolit v oficiální korespondenci? Nebo píšete po dlouhé době dopis a potřebujete si připomenout jeho náležitosti? V následujícím článku se dozvíte vše potřebné!
Stručná odpověď. V e-mailu i v dopise oslovujeme vždy pátým pádem a oslovení ukončujeme čárkou, například Vážený pane Nováku nebo Vážená paní inženýrko. Pokud adresát používá akademický či vědecký titul, oslovujeme ho nejvyšším z nich, a pracovní funkce jako ředitel nebo starosta má před titulem přednost. Pozdrav dobrý den je v praxi běžný, ale méně formální než vážený pane nebo vážená paní, a podobná pravidla platí i pro rozloučení na konci zprávy.
Obsah článku
Obecné zásady
Správné oslovení je základem efektivní korespondence. Začíná jím každý e-mail i dopis, ať už píšete rektorovi univerzity, nebo kamarádovi z dovolené. Oslovení je první věc, které si potenciální adresát všimne, a proto není radno jej podcenit. Předejdete tak nepříjemnostem i případnému nedorozumění.
Jak se vyznat v titulech?
Každý už slyšel o akademicích, kteří si zakládají na svých titulech. Možná jste se o tom dokonce přesvědčili na vlastní kůži, když jste omylem pana docenta adresovali „pane doktore“. Jenže když má někdo pět titulů před jménem i za ním, čert aby se v tom vyznal. A sázka do loterie výběrem náhodného z titulů určitě není dobré řešení. Jak už v titulech nikdy neudělat chybu?
Základní pravidlo zní: nejvyšší titul se počítá! Akademiky oslovujeme nejvyšším dosaženým titulem. A který že to je? Nejčastější tituly dle oslovení se od nejdůležitějšího řadí následovně: profesor > docent > doktor > magistr nebo inženýr > bakalář.
Zkratky titulů nám mnohdy práci neusnadňují, a proto níže uvádíme jejich přehled i s náležitým oslovením:
- Bc. (bakalář). Vážený pane bakaláři, vážená paní bakalářko,
- Mgr. (magistr). Vážený pane magistře, vážená paní magistro,
- Ing. (inženýr). Vážený pane inženýre, vážená paní inženýrko,
- MUDr. (doktor medicíny). Vážený pane doktore, vážená paní doktorko,
- JUDr. (doktor práv). Vážený pane doktore, vážená paní doktorko,
- PhDr. (doktor filozofie). Vážený pane doktore, vážená paní doktorko,
- RNDr. (doktor přírodních věd). Vážený pane doktore, vážená paní doktorko,
- Ph.D. (doktorský titul za jménem). Vážený pane doktore, vážená paní doktorko,
- doc. (docent). Vážený pane docente, vážená paní docentko,
- prof. (profesor). Vážený pane profesore, vážená paní profesorko,
Je potřeba mít na paměti i ustálenou podobu formálního oslovení. Při uvádění titulu už v oslovení nepíšeme příjmení.
Pokud má adresát dva rovnocenné tituly, použijeme pouze jeden z nich (tedy Mgr. Ing. Petru Novákovou můžeme oslovit „paní magistro“ nebo „paní inženýrko“. Bude záviset na tom, v jaké oblasti se na ni obracíme, pokud bude vyžadovat technickou expertízu, oslovíme ji paní inženýrko, podobně s magisterským titulem.)
Jak oslovit člověka s titulem Ph.D., PhDr., RNDr. nebo JUDr.
Zvláštní nejistotu vyvolávají tituly, které se píšou za jménem, typicky Ph.D. Na rozdíl od titulů před jménem jde i tak o doktorský titul, a proto platí stejné pravidlo jako u ostatních doktorátů. Nositele oslovujeme pane doktore nebo paní doktorko, bez ohledu na to, že se zkratka Ph.D. objevuje až za příjmením.
Rozdíl mezi nimi je v cestě k titulu, ne v oslovení. Ph.D. se získává doktorským studiem, zatímco PhDr., RNDr. a JUDr. se udělují po rigorózní zkoušce navazující na titul magistr, PhDr. v humanitních a společenských vědách, RNDr. v přírodních vědách a JUDr. v právu. Oslovení se ale nemění, podle jazykové poradny Ústavu pro jazyk český AV ČR je pro psanou i mluvenou podobu správné oslovení pane doktore, respektive paní doktorko, a to i tehdy, když dotyčný má navíc nižší titul jako Mgr. nebo Ing.
Pracovní funkce
Pozor na to, že vysoké pracovní funkce mají v oslovení před titulem přednost. To samé platí i pro vojenské a policejní hodnosti. Pokud funkci známe, použijeme ji a nemusíme si lámat hlavu s titulem. Mezi tyto pracovní funkce patří např. rektor, ministr, starosta, jednatel, ředitel, redaktor, plukovník, kapitán apod.
V případě, že se jedná o bývalého držitele této funkce a nejste si jisti, zda ji ještě můžete použít, je ovšem dobré se opět uchýlit k akademickému titulu.
Příklady
Správné oslovení na několik způsobů si ukážeme v následujících příkladech:
- Bc. Aleš Zbořil, oslovení vážený pane Zbořile
- JUDr. Ing. Marie Klatovská, Ph.D., oslovení vážená paní doktorko
- doc. Karel Nový, Ph.D., oslovení vážený pane docente
- prof. MUDr. Irena Zavadilová, Ph.D., oslovení vážená paní profesorko
- Mgr. Petr Dvořák (starosta), oslovení vážený pane starosto
Tip: Jste manažer a porozhlížíte se po postgraduálním studiu? Zjistěte více o titulu MBA a proč si ho jako manažer udělat.
Etiketa oslovování: Na formě záleží!
Mezi formální a neformální komunikací je veliký rozdíl. Jinou slovní zásobu použijete při konverzaci s úřední osobou a jinou se sousedem odvedle. A v případě písemné korespondence to platí dvojnásob. Co říkají zásady etikety k oslovování?
Ve formálním stylu nejčastěji využijeme výše zmíněné oslovení „vážený pane/vážená paní“. Pozdrav „dobrý den“ v e-mailech běžně používáme, ale v písemném styku platí za familiárnější než oslovení „vážený pane“ nebo „vážená paní“. Pozdrav „dobrý večer“ se nehodí vůbec, protože nikdy dopředu nevíme, v jakou denní dobu bude adresát zprávu číst. Oslovení vždy oddělujeme čárkou, na tečku nebo vykřičník rychle zapomeňte.
Neformální e-mail nebo dopis je běžné začínat pozdravem „ahoj“ či oslovením „milý + jméno“ (např. milý Honzo). I když jde pouze o konverzaci mezi přáteli, oslovení by nemělo chybět. Interpunkce je v případě neformální korespondence volnější – pokud chceme pozdrav zdůraznit, lze použít vykřičník.
Poznámka: Jak na oslovování v průběhu e-mailu či dopisu? Při tykání vyjádříme úctu velkým písmenem – např. Píšu Ti ohledně…, Nechám to na Tobě apod. U vykání záleží na tom, zda psaní adresujeme jednomu člověku, nebo více lidem (třeba nějaké instituci jako celku). Pokud jde o jednotlivce, platí stejné pravidlo jako u tykání – velké písmeno – tedy např. Obracím se na Vás s žádostí… apod. Rozšířená představa, že se při psaní víc lidem najednou používá malé v, je podle jazykové poradny Ústavu pro jazyk český AV ČR mylná, velké písmeno platí i pro více adresátů nebo kolektiv.
Tip: Pro osvěžení dalších typografických zásad pokračujte na 10 základních pravidel typografie.
Pane Novák? Tak to ne! Jak správně oslovovat muže?
Při oslovování mužů se často setkáme s příjmením v základním tvaru na způsob Vážený pane Novák.
Tento tvar je v oslovení nespisovný, a proto bychom se mu měli vyhýbat. Pokud si nejste jistí skloňováním konkrétního jména, doporučujeme zapátrat na internetu, ve slovníku antroponym nebo se poradit s pověřenější osobou. Samozřejmě i zde existují výjimky: Některým lidem je příjemnější, pokud k oslovení použijete první pád, v tom případě se tím určitě můžete řídit. Situace ještě více stojí za zváženou, když se jedná o příjmení apelativního původu, třeba zvířecí anebo téměř až hanlivá. Jak oslovíte pána, který se jmenuje Hňup? Ačkoliv jazykové příručky doporučují skloňování, tak skutečná praxe se mění.
Příklady
Pojďme si pro ilustraci opět uvést pár příkladů:
- pan Novák, oslovení pane Nováku
- pan Pitrle, oslovení pane Pitrle
- pan Holmes, oslovení pane Holmesi
Tip: Podívejte se do Internetové jazykové příručky, zda vám s vaším dotazem dokáže pomoci. Jedná se o podrobný přehled skloňování mužských příjmení.
Jak oslovit ženu s příjmením
U žen bývá oslovení jednodušší, i když to na první pohled nemusí být zřejmé. Příjmení na -ová má tvar přídavného jména, a ten je v prvním i pátém pádě stejný. Paní Nováková proto zůstává v oslovení paní Nováková a paní Dvořáková paní Dvořáková, žádná koncovka se nepřidává.
Jinak je to u příjmení, která nemají tvar přídavného jména, třeba Nová nebo Krátká. I tady zůstává tvar stejný jako v prvním pádě, paní Nová a paní Krátká se v oslovení nemění. Podle Internetové jazykové příručky Ústavu pro jazyk český AV ČR je tak oslovení žen na rozdíl od mužských příjmení prakticky bezchybné, stačí použít stejný tvar, jaký znáte z běžné řeči.
Oslovení v e-mailu
Přestože je e-mailová komunikace mnohem mladší než ručně psané dopisy, v dnešní době má výrazně navrch. Napsat e-mail je rychlejší a adresátovi se zpráva doručí během několika sekund.
Rozhraní e-mailu nabízí různé možnosti formátování písma a vkládání emotikonů. I když mohou být tyto funkce v některých případech žádoucí, v oslovení se jim určitě vyhněte. Obzvlášť ve formální komunikaci emotikony nepřipadají v úvahu, a to ani v celkovém obsahu e-mailu. Občasné zvýraznění důležitých informací po uvážení nevadí. V běžné korespondenci s přáteli naopak není problém ani smajlík za oslovením. Pro celkovou kompozici textu ale platí heslo „všeho s mírou“. Nikomu se nebude dobře číst e-mail napsaný pěti různými fonty a s emotikonem za každou větou.
E-mail také bude přehlednější, když jednotlivé odstavce oddělíte vynecháním řádku – žádoucí je určitě i jeden prázdný řádek po oslovení.
Dobrý den, nebo vážený pane
Pozdrav dobrý den se v e-mailech hodně rozšířil a podle Internetové jazykové příručky Ústavu pro jazyk český AV ČR ho řada lidí bere jako zdvořilý i tam, kde jméno adresáta neznáme. Míru formálnosti popisuje už sekce o etiketě výše, zde se zaměříme na to, jak dobrý den kombinovat se jménem nebo titulem a kdy sáhnout po alternativě.
Dobrý den lze spojit i se jménem nebo titulem, například dobrý den, pane Procházko nebo dobrý den, paní inženýrko, a taková kombinace působí přirozeně v běžné pracovní komunikaci. Pro úřední podání, žádost nebo první e-mail cizímu člověku se ale víc hodí formální vážený pane, protože podtrhuje, že píšete o něco, na čem vám záleží.
Volba oslovení navíc ovlivňuje, jestli dostanete odpověď. Americká firma Boomerang analyzovala přes 300 000 e-mailových zpráv a zjistila, že zprávy začínající pozdravem Hi měly úspěšnost odpovědi 62,7 procenta, zatímco s formálním Dear jen 56,5 procenta. Autoři studie ale upozorňují, že data pocházela hlavně z neformálních online komunit, a ve formální firemní nebo úřední korespondenci tak zůstává bezpečnější volbou vážené oslovení.
Širší přehled, jak podobné drobnosti ovlivňují dojem z komunikace, nabízí článek jak zlepšit komunikační dovednosti, konkrétní zásady chování v korespondenci pak shrnuje 20 pravidel slušného chování a etikety.
Oslovení v e-mailovém vláknu
E-mailové vlákno je e-mailová konverzace, kterou tvoří více navazujících zpráv a obvykle se týká jednoho tématu. I přesto, že na sebe zprávy navazují, ve formální korespondenci je zdvořilé začít každý nový e-mail oslovením. Skoro žádný čas navíc to nestojí a budete působit profesionálně.
Oslovení více lidí v jednom e-mailu
Jiná situace nastává, když e-mail adresujete víc lidem najednou, třeba celému oddělení nebo více institucím. Oslovení se i tady řídí pátým pádem, a podle Internetové jazykové příručky Ústavu pro jazyk český AV ČR se zájmena Vy, Vám a Váš píšou s velkým písmenem bez ohledu na to, jestli píšete jednotlivci, několika lidem, nebo celému kolektivu. Rozšířená představa, že u víc adresátů patří malé v, je podle jazykové poradny mylná.
Pro oslovení skupiny se hodí formulace jako vážení kolegové, vážení partneři nebo vážení zákazníci, podle toho, koho e-mail oslovuje. Pokud e-mail posíláte víc lidem jednotlivě přes hromadnou korespondenci, vyplatí se každému napsat jeho vlastní jméno, ne jen obecné oslovení. Postup pro rozesílání takových zpráv popisuje článek jak používat hromadné e-maily.
Jméno ani pohlaví adresáta neznáte typicky u obecné firemní adresy, třeba [email protected]. V takovém případě se hodí oslovení vážení obchodní partneři nebo vážené dámy, vážení pánové, protože samotné slovo vážení bez dalšího podstatného jména část čtenářů podle jazykové poradny vnímá jako méně zdvořilé. Pokud e-mail směřuje jedné konkrétní firmě bez znalosti konkrétní osoby, obejde se i bez oslovení jménem a stačí dobrý den.
Rozloučení v e-mailu
Pro rozloučení platí podobná pravidla jako pro oslovení, jen v obráceném pořadí. Norma ČSN 01 6910, která upravuje psaní obchodních a úředních dopisů i e-mailů, rozlišuje tři typy závěrečného pozdravu, a každý se píše jinak.
První typ je nevětný pozdrav, třeba s pozdravem nebo s přátelským pozdravem, za kterým nepíšeme žádné interpunkční znaménko. Druhý typ je pozdrav, který pokračuje jménem v téže větě, například zdraví Vás Jana Nováková, a ani za ním čárka ani jiné znaménko nepatří.
Třetí typ je celá věta, třeba děkujeme za spolupráci a přejeme hezký den, a taková věta už tečku na konci potřebuje, výjimečně i vykřičník. Konkrétní formulace podle situace, včetně těch, kterým je lepší se vyhnout, najdete v článku jak na profesionální zakončení e-mailu.
Oslovení v dopise
Kdy jste naposledy napsali dopis? Už si ani nepamatujete? Fyzické papírové dopisy jsou pomalu ale jistě na ústupu. Přesto mají stále svůj význam v oficiální korespondenci, ve styku s různými institucemi, úřady a podobně. Své kouzlo má i ručně psaný pozdrav z tábora, vzkaz pro kamaráda nebo přání k brzkému uzdravení.
Tip: Jak napsat úspěšný průvodní dopis? Nejlepší tipy a triky se dozvíte v tomto článku.
Pro oslovení v dopise platí v podstatě všechna pravidla uvedená výše. Pokud píšeme na linkovaný papír, oslovení nebudeme těsnat hned na první linku. Typicky se na začátku vynechávají dva až tři řádky. Za oslovením opět jeden řádek vynecháme. Píšeme-li ručně, dáváme mimořádný pozor na úpravu – řádky by měly být stejně velké, v případě potřeby si pod papír vložíme podložku s linkováním.
Vzory oslovení a rozloučení
Pro rychlou orientaci najdete níže přehled nejčastějších situací a k nim patřičné oslovení i rozloučení, které můžete v e-mailu nebo dopise použít přímo.
- Muž bez titulu, jméno neznáte z dřívější komunikace. Vážený pane Nováku,
- Žena bez titulu, jméno neznáte z dřívější komunikace. Vážená paní Nováková,
- Muž s titulem inženýr nebo magistr. Vážený pane inženýre,
- Žena s titulem Ph.D., PhDr. nebo JUDr. Vážená paní doktorko,
- Oslovení víc lidí najednou, třeba celého oddělení. Vážení kolegové,
- Běžný pracovní e-mail známému kolegovi. Dobrý den, Petře,
- Konec formálního e-mailu bez pokračování jménem. S pozdravem
- Konec e-mailu se jménem v téže větě. Zdraví Vás Jana Nováková
- Konec e-mailu jako celá věta. Děkujeme za spolupráci a přejeme hezký den.
Stejná pravidla platí i v motivačním dopise, kde si navíc můžete přečíst, co by měl obsahovat celý text. Návod nabízí článek motivační dopis, jak napsat a co má obsahovat.
