Práce na volné noze je definována flexibilitou a nezávislostí, ale přináší s sebou i řadu výzev. Každému vyhovuje něco jiného a i přesto, že je práce z domova víceméně velmi pohodlná, produktivita může trochu pokulhávat. V tomto článku se podíváme na několik tipů, které vám pomohou zlepšit produktivitu a zefektivnit tak vaší práci.
Efektivní produktivita a time-management
Dobrá produktivita se týká schopnosti dosahovat požadovaných výsledků a cílů s co nejmenším množstvím zdrojů, jako jsou čas, energie nebo náklady. Je to schopnost pracovat efektivně a účinně. S tím se samozřejmě pojí time-management, tedy plánování vašeho času. Pokud zvládnete to – rozplánovat si povinnosti a prioritizovat různé úkoly, půjde vám práce od ruky snadněji.
Metody plánování času
- Časové úseky: Rozdělte si svůj den na konkrétní časové bloky, během kterých se budete věnovat vašim úkolům a povinnostem. Díky této metodě se vždy budete soustředit na jednu věc a zabráníte tak multitaskingu a ztracení pozornosti.
- Seskupování úkolů: Seskupte podobné úkoly a vyřiďte je najednou. Například si vyhraďte čas pouze na kontrolu e-mailů, telefonování nebo vyřizování nákupů, abyste minimalizovali přeskakování mezi úkoly a maximalizovali efektivitu. Je to také způsob, jak se dostat do stavu flow, kdy je produktivita nejoptimálnější.
- Pravidlo 2 minut: Pokud úkol trvá méně než dvě minuty, splňte ho okamžitě. Tím se zabrání hromadění drobných úkonů a uvolní se vám tak mentální prostor pro důležitější činnosti.
- Metoda Ivy Lee: Na konci každého dne si zapište šest nejdůležitějších věcí, které musíte udělat následující den. Tyto úkoly prioritizujte podle důležitosti a následující den se zaměřte na jejich postupné dokončování.
Produktivita na volné noze
- Stanovte si jasné cíle: Definujte, čeho chcete každý den nebo týden dosáhnout. Větší projekty rozdělte na dílčí úkoly a menší kroky, aby byly lépe zvládnutelné a přehledné.
- Vytvořte si časový harmonogram: Vytvořte si rutinu, která vám bude vyhovovat a vyhraďte si určité časové bloky pro různé úkoly, například pro práci s klienty, administrativní úkoly, odpovídání na e-maily a osobní rozvoj. Zároveň ale nezapomínejte na to, být flexibilní. Občas se stane, že tento svůj plán nebudete moci dodržet a to je v pořádku.
- Stanovte si priority úkolů: Zdlouhavé seznamy úkolů a cílů nejsou efektivní. Proto si určete nejdůležitější úkoly a věnujte se jim jako prvním, když máte nejvíce energie. K efektivnímu stanovení priorit používejte techniky, jako je např. Eisenhowerova matice naléhavé/důležité.
💡 Tip: Eisenhowerova matice je rozhodovací metoda, která vám pomůže prioritizovat úkoly. Pomocí této techniky rozdělíte úkoly na důležité a neodkladné > vyřešit hned; důležité a snese odklad > rozmyslím se, kdy to vyřeším; nedůležité a neodkladné > činnost budu delegovat; nedůležité a snese odklad > odložím, vypustím.
- Omezte rozptylování: Najděte si klidné pracovní místo a minimalizujte vyrušování. Vypněte či ztlumte oznámení, která pro vaší práci nejsou nutná. V případě potřeby používejte blokátory webových stránek a oznamte svou nedostupnost během pracovní doby přátelům a rodině.
- Techniky plánování času: Vyzkoušejte blokování času (vytyčení časových bloků na jednu činnost pro zabránění multitaskingu), techniku Pomodoro (25 minut soustředěné práce a pětiminutové pauzy) nebo pravidlo dvou minut (co zvládnete udělat za dvě minuty, udělejte hned), abyste se lépe soustředili a zvýšili produktivitu.
- Využívejte nástroje na produktivitu a aplikace: V nynějším online světě najdete velké množství aplikací a nástrojů, které vám pomohou při zvýšení produktivity. Může to být software pro řízení projektů (např. Trello, Asana), aplikace pro sledování času (např. Toggl, Harvest) a komunikační platformy (např. Slack, Zoom, eM Client). Tyto nástroje vám pomohou zvýšit produktivitu během pracovního dne.
- Efektivní organizace: Udržujte si pořádek jak na pracovním stole, tak i v digitálním prostoru. Vytvořte si systém archivace digitálních dokumentů a materiálů. Dobré je využívat cloudová úložiště, jako je Disk Google nebo Dropbox, abyste měli k souborům přístup odkudkoli.
- Denní rituály: Pracovní den, kdy se člověk přemístí z domova do kanceláře je protkán různými rituály a činnostmi, které vám mohou pomoci dostat se do pracovního módu. To nemusí být při práci na volné noze, potažmo práci z domova, tak jednoduché. Zkuste si najít pár rituálů, které vám pomohou při přepnutí do produktivního myšlení.
