Ať se snažíte jakkoliv, každý projekt má své slabé i stinné stránky a jeho realizace představuje určitá rizika. Bylo by tedy nerozumné je ignorovat a nezamyslet se nad nimi. Některá rizika lze předvídat, a dokonce i eliminovat, jiná jsou na druhou stranu nepředvídatelná. Analýza rizik vám může pomoci udělat si v nich pořádek.
V článku vám představíme různé metody analýzy rizik, které můžete i pro svůj projekt snadno využít.
💡 Tip: Víte, co je manažerská psychologie? Přečtěte si, proč byste se ji měli naučit používat ve své firmě.
Obsah článku
Analýza rizik: naštve ale pomůže
To nejhorší, co můžete po dlouhých hodinách vytrvalé práce slyšet, je, že váš nově naplánovaný projekt nebude tak úplně fungovat, anebo že nemusí splnit své cíle. Nicméně představte si, že byste takovou informaci zjistili až po jeho realizaci. Veškeré finance i čas, který jste do něj obětovali by mohly vyjít vniveč. Je proto potřeba zjistit, jaká možná rizika projekt skrývá, a to nejlépe ještě v plánovací nebo přípravné fázi.
Když například jedete někam autem, také se přece nejprve podíváte, jestli někde není dopravní zácpa, která by vás hodně zdržela. Uvažujte tedy podobně i u svého projektu.
Analýza rizik, která je pevnou součástí projektového řízení, má právě za cíl taková rizika odhalit a často také najít jejich řešení a zajistit nápravu. Existuje mnoho různých způsobů a metod, jak na rizika přijít. Je potřeba se v nich nejprve trochu zorientovat a najít si takovou, která vám bude nejlépe vyhovovat.
Je také dobré, aby se na této analýze podílelo více lidí. Víc lidí víc ví a mohou si všimnout rizik, která vy byste sami přehlédli. V případě velkého projektu je navíc dobré, aby rizika analyzovali i odborníci, kteří se o danou věc zajímají v praxi, a ne pouze manažeři, kteří mají pouze teoretické znalosti.
Druhy rizik
Jak už jste si mohli přečíst v úvodu článku, není riziko jako riziko. Obecně může rizika rozdělit na:
- Projektová
- Ekonomická
- Náhodná
Do kategorie projektových rizik patří vše, co se týče interních záležitostí firmy či skupiny lidí, která na projektu pracuje, ale také veškeré problémy, týkající se samotného projektu. Jedná se například o:
- chyby plynoucí z nedostatečné komunikace v týmu nebo směrem ke sponzorovi či uživateli projektu
- nevhodné rozložení týmových rolí
- špatné přerozdělení pravomocí a odpovědností
- nedostatečnou motivace zaměstnanců
Pod ekonomická rizika potom patří například:
- nedostatečné zvolení finančních rezerv
- špatně vypočítaný finanční plán
- ekonomické změny ve firmě
- tržní či obchodně-politické změny
Je jasné, že celostátní ekonomické změny jen těžko můžete ovlivnit, vždy je ale lepší si zajistit vyšší finanční rezervy.
Třetí kategorií jsou rizika náhodná. Taková, která nelze nijak ovlivnit ani se jim vyhnout. Jsou to například:
- přírodní katastrofy
- války
Ne každé riziko je však pro projekt vysoce rizikové a ohrožující. U některých je zase vyšší pravděpodobnost, že se objeví než u jiných. I proto je potřeba si v rizicích udělat pořádek.
K vyhodnocení rizik projektu se nejčastěji ustavuje speciální komise, která rizika nejen předvídá, ale následně je také průběžně monitoruje. V případě určitých problémů je třeba konzultace s odborníky, kteří poskytnou důležitou zpětnou vazbu a řešení.
💡 Tip: Víte, jaké jsou role v týmu? Zjistěte, jaká je ta vaše.
Analýza rizik: metody
Nyní se podívám na jednotlivé metody zjištění rizik, které můžete využít i ve vašem projektu.
SWOT analýza
Jeden z nejběžnějších nástrojů na hodnocení projektu je SWOT analýza. Díky ní můžete kromě rizik zjistit také příležitosti projektu a jeho silné a slabé stránky.
Je navíc velmi jednoduchá, takže ji zvládne úplně každý. Na druhou stranu je potřeba, aby se daný člověk opravdu koncentroval, a zároveň je dobré, aby se na analýze podílelo více lidí, kteří budou mít na věc jiný pohled.
💡 Tip: Více se o SWOT analýze dozvíte v dalším článku.
Brainstorming
Další běžnou metodou, která se praktikuje napříč všemi odvětvími, je brainstorming. Zjednodušeně se jedná o skupinu lidí, kteří společně přemýšlejí nad určitým tématem, vzájemně se doplňují i kriticky diskutují.
Hlas všech členů je stejně důležitý, a je tak důležité vytvořit důvěryhodné prostředí, kde se nikdo nebude bát vyjádřit svůj názor. Naopak každý nápad, i ten nejméně pravděpodobný, může konverzaci někam posunout.
Tato metoda tedy vychází z předpokladu, že jeden člověk nedokáže přijít s tolika nápady a vjemy jako celá skupina.
Kontrolní seznam a what if analýza
Obě tyto metody se vzájemně dobře doplňují. What if metodou zjistíte, co se stane, když nastanou určité situace. Na tyto situace můžete přijít například pomocí dobrého brainstormingu.
Následně si tyto situace poznamenáte pomocí takzvaného kontrolního seznamu do blogu, dokumentu nebo tabulky tak, abyste se v nich dobře v budoucnu zorientovali. V tomto seznamu jsou přesně stanovené podmínky a další opatření, co je v takových situacích potřeba udělat.
Seznamy je možné různě strukturovat, ať už podle časové posloupnosti nebo třeba podle důležitosti. Můžete si tak snadno stanovit rizika, která je třeba řešit okamžitě, protože jsou pro projekt ohrožující. Rizika můžete třeba rozdělit na bezvýznamná, akceptovatelná, nežádoucí, významná a nepřijatelná.
Tuto tabulku můžete rovněž doplnit informacemi, jak moc je pravděpodobné, že k takovému riziku dojde. Rizika, která budou nepřijatelná a zároveň budou vysoce pravděpodobná představují vážné ohrožení projektu.
💡 Tip: Přečtěte si také, jak začít podnikat od nuly, nebo se inspirujte našimi cvičeními na rozvoj kreativity.
