Potřebujete napsat e-mail nebo dopis, ale zasekli jste se už u oslovení? Nejste si jistí, jakou formu zvolit v oficiální korespondenci? Nebo píšete po dlouhé době dopis a potřebujete si připomenout jeho náležitosti? V následujícím článku se dozvíte vše potřebné!
Obsah článku
Obecné zásady
Správné oslovení je základem efektivní korespondence. Začíná jím každý e-mail i dopis, ať už píšete rektorovi univerzity, nebo kamarádovi z dovolené. Oslovení je první věc, které si potenciální adresát všimne, a proto není radno jej podcenit. Předejdete tak nepříjemnostem i případnému nedorozumění.
Jak se vyznat v titulech?
Každý už slyšel o akademicích, kteří si zakládají na svých titulech. Možná jste se o tom dokonce přesvědčili na vlastní kůži, když jste omylem pana docenta adresovali „pane doktore“. Jenže když má někdo pět titulů před jménem i za ním, čert aby se v tom vyznal. A sázka do loterie výběrem náhodného z titulů určitě není dobré řešení. Jak už v titulech nikdy neudělat chybu?
Základní pravidlo zní: nejvyšší titul se počítá! Akademiky oslovujeme nejvyšším dosaženým titulem. A který že to je? Nejčastější tituly dle oslovení se od nejdůležitějšího řadí následovně: profesor > docent > doktor > magistr nebo inženýr > bakalář.
Zkratky titulů nám mnohdy práci neusnadňují, a proto níže uvádíme jejich přehled i s náležitým oslovením:
Je potřeba mít na paměti i ustálenou podobu formálního oslovení. Při uvádění titulu už v oslovení nepíšeme příjmení.
Pokud má adresát dva rovnocenné tituly, použijeme pouze jeden z nich (tedy Mgr. Ing. Petru Novákovou můžeme oslovit „paní magistro“ nebo „paní inženýrko“. Bude záviset na tom, v jaké oblasti se na ni obracíme, pokud bude vyžadovat technickou expertízu, oslovíme ji paní inženýrko, podobně s magisterským titulem.)
Pracovní funkce
Pozor na to, že vysoké pracovní funkce mají v oslovení před titulem přednost. To samé platí i pro vojenské a policejní hodnosti. Pokud funkci známe, použijeme ji a nemusíme si lámat hlavu s titulem. Mezi tyto pracovní funkce patří např. rektor, ministr, starosta, jednatel, ředitel, redaktor, plukovník, kapitán apod.
V případě, že se jedná o bývalého držitele této funkce a nejste si jisti, zda ji ještě můžete použít, je ovšem dobré se opět uchýlit k akademickému titulu.
Příklady
Správné oslovení na několik způsobů si ukážeme v následujících příkladech:
- Bc. Aleš Zbořil ➡️ vážený pane Zbořile
- JUDr. Ing. Marie Klatovská, Ph.D. ➡️ vážená paní doktorko
- doc. Karel Nový, Ph.D. ➡️ vážený pane docente
- prof. MUDr. Irena Zavadilová, Ph.D. ➡️ vážená paní profesorko
- Mgr. Petr Dvořák (starosta) ➡️ vážený pane starosto
💡 Tip: Jste manažer a porozhlížíte se po postgraduálním studiu? Zjistěte více o titulu MBA a proč si ho jako manažer udělat.
Etiketa oslovování: Na formě záleží!
Mezi formální a neformální komunikací je veliký rozdíl. Jinou slovní zásobu použijete při konverzaci s úřední osobou a jinou se sousedem odvedle. A v případě písemné korespondence to platí dvojnásob. Co říkají zásady etikety k oslovování?
Ve formálním stylu nejčastěji využijeme výše zmíněné oslovení „vážený pane/vážená paní“. Není běžné začínat sdělení pozdravem „dobrý den“, či dokonce „dobrý večer“, protože nikdy dopředu nevíme, v jakou denní dobu bude adresát zprávu číst. Oslovení vždy oddělujeme čárkou, na tečku nebo vykřičník rychle zapomeňte.
Neformální e-mail nebo dopis je běžné začínat pozdravem „ahoj“ či oslovením „milý + jméno“ (např. milý Honzo). I když jde pouze o konverzaci mezi přáteli, oslovení by nemělo chybět. Interpunkce je v případě neformální korespondence volnější – pokud chceme pozdrav zdůraznit, lze použít vykřičník.
📓 Poznámka: Jak na oslovování v průběhu e-mailu či dopisu? Při tykání vyjádříme úctu velkým písmenem – např. Píšu Ti ohledně…, Nechám to na Tobě apod. U vykání záleží na tom, zda psaní adresujeme jednomu člověku, nebo více lidem (třeba nějaké instituci jako celku). Pokud jde o jednotlivce, platí stejné pravidlo jako u tykání – velké písmeno – tedy např. Obracím se na Vás s žádostí… apod. Při hromadné korespondenci zásadně užíváme malé písmeno.
💡 Tip: Pro osvěžení dalších typografických zásad pokračujte na 10 základních pravidel typografie.
Pane Novák? Tak to ne! Jak správně oslovovat muže?
Při oslovování mužů se často setkáme s příjmením v základním tvaru na způsob Vážený pane Novák.
Tento tvar je v oslovení nespisovný, a proto bychom se mu měli vyhýbat. Pokud si nejste jistí skloňováním konkrétního jména, doporučujeme zapátrat na internetu, ve slovníku antroponym nebo se poradit s pověřenější osobou. Samozřejmě i zde existují výjimky: Některým lidem je příjemnější, pokud k oslovení použijete první pád, v tom případě se tím určitě můžete řídit. Situace ještě více stojí za zváženou, když se jedná o příjmení apelativního původu, třeba zvířecí anebo téměř až hanlivá. Jak oslovíte pána, který se jmenuje Hňup? Ačkoliv jazykové příručky doporučují skloňování, tak skutečná praxe se mění.
Příklady
Pojďme si pro ilustraci opět uvést pár příkladů:
- pan Novák ➡️ pane Nováku
- pan Pitrle ➡️ pane Pitrle
- pan Holmes ➡️ pane Holmesi
💡 Tip: Podívejte se do Internetové jazykové příručky, zda vám s vaším dotazem dokáže pomoci. Jedná se o nejpodrobněji rozbrané skloňování mužských příjmení na internetu.
Oslovení v e-mailu
Přestože je e-mailová komunikace mnohem mladší než ručně psané dopisy, v dnešní době má výrazně navrch. Napsat e-mail je rychlejší a adresátovi se zpráva doručí během několika sekund.
Rozhraní e-mailu nabízí různé možnosti formátování písma a vkládání emotikonů. I když mohou být tyto funkce v některých případech žádoucí, v oslovení se jim určitě vyhněte. Obzvlášť ve formální komunikaci emotikony nepřipadají v úvahu, a to ani v celkovém obsahu e-mailu. Občasné zvýraznění důležitých informací po uvážení nevadí. V běžné korespondenci s přáteli naopak není problém ani smajlík za oslovením. Pro celkovou kompozici textu ale platí heslo „všeho s mírou“. Nikomu se nebude dobře číst e-mail napsaný pěti různými fonty a s emotikonem za každou větou.
E-mail také bude přehlednější, když jednotlivé odstavce oddělíte vynecháním řádku – žádoucí je určitě i jeden prázdný řádek po oslovení.
Oslovení v e-mailovém vláknu
E-mailové vlákno je e-mailová konverzace, kterou tvoří více navazujících zpráv a obvykle se týká jednoho tématu. I přesto, že na sebe zprávy navazují, ve formální korespondenci je zdvořilé začít každý nový e-mail oslovením. Skoro žádný čas navíc to nestojí a budete působit profesionálně.
Oslovení v dopise
Kdy jste naposledy napsali dopis? Už si ani nepamatujete? Fyzické papírové dopisy jsou pomalu ale jistě na ústupu. Přesto mají stále svůj význam v oficiální korespondenci, ve styku s různými institucemi, úřady a podobně. Své kouzlo má i ručně psaný pozdrav z tábora, vzkaz pro kamaráda nebo přání k brzkému uzdravení.
💡 Tip: Jak napsat úspěšný průvodní dopis? Nejlepší tipy a triky se dozvíte v tomto článku.
Pro oslovení v dopise platí v podstatě všechna pravidla uvedená výše. Pokud píšeme na linkovaný papír, oslovení nebudeme těsnat hned na první linku. Typicky se na začátku vynechávají dva až tři řádky. Za oslovením opět jeden řádek vynecháme. Píšeme-li ručně, dáváme mimořádný pozor na úpravu – řádky by měly být stejně velké, v případě potřeby si pod papír vložíme podložku s linkováním.
