V práci se nám mnohdy nakupí tolik úkolů od šéfa najednou, že nevíme, kde začít a jak být co nejvíce produktivní. Mnoho lidí v daný moment tíhne k využití metody zvané multitasking, tedy dělání více věcí na jednou. Je to ale správná cesta, kterou se vydat při vidině lepší produktivity práce? Či je lepší spíše se soustředit na jeden úkol a seřadit si své priority dle důležitosti?
V článku najdete nejen odpověď na již zmíněné otázky, ale taktéž se dozvíte, co je multitasking, jeho druhy z oblasti informatiky i význam slova chronemika. Obsahem článku bude i produktivita práce a význam multitaskingu pro naše psychické zdraví a pracovní efektivitu. V závěru článku následně naleznete odpověď, zda je opravdu výhodné využívat multitaskingu či dělat věci postupně dle stanovených priorit. Přejeme příjemné čtení.
„Všechno, co nás obtěžuje a vyčerpává, jsme si vytvořili my sami. Když si to uvědomíme, můžeme s tím začít pracovat.“
Jaroslav Dušek
Obsah článku
Produktivita práce definice
Při vykonávání našich činností hraje hlavní roli cíl našich aktivit, a tím je produktivita práce. Chceme být co nejvíce produktivní, podat nejlepší výkon a dosáhnout výborných výsledků. Produktivita práce určuje, jaké výsledky odevzdáme ve stanoveném čase a kolik toho za daný čas stihneme.
V rámci produktivity práce poměřujeme v nejobecnějším slova smyslu tedy své výstupy a vstupy. Vkládáme do dané činnosti náš čas, energii a mnohdy leckteré další prostředky. Na druhé straně ovšem pak musíme mít určité výstupy v podobě odvedené práce či odeslaného úkolu. Výstupy by v rámci produktivity práce měly mít vždy větší hodnotu než naše vstupy.
S produktivitou práce souvisí i pojem chronemika, jež je definována způsobem naší neverbální komunikace a přístupem k nakládání s časem. Roli zde hraje naše dochvilnost při příchodu do práce, věnování času jednotlivým osobám či čas strávený nad řešením určitého úkolu. Projevovat se ovšem může také uspěchanou mluvou, jejím opakem i zbrklým chováním.
Někteří lidé se dokáží lépe soustředit na více úkolů a jiní méně. Obecně se doporučuje spíše focusovat, zaměřit na jednu věc, kterou můžete dělat bez vyrušení. K takovému plnému soustředění vám může pomoci třeba Mindflow. Více si přečtěte v naší recenzi Mindflow.
Co je multitasking?
Multitasking = multi (více) + task (úkol) je v současnosti stále více skloňovaným pojmem v souvislosti s lidským chováním a naší produktivitou. Multitasking význam zpočátku našel ale úplně v jiném oboru. Vznik slova „multitasking“ se datuje roku 1965, kdy byl poprvé využit v souvislosti s operačním systémem v oblasti informatiky. V tomto oboru se pak držel dlouhá léta.
V oblasti informatiky se jednalo/jedná o pojem vysvětlující schopnost rychle střídat úlohy operačního systému, tak aby se uživateli počítače zdálo, že všechny úlohy běží zároveň. V oboru informatiky se také můžeme setkat s rozdělením multitaskingu na:
- Preemptivní multitasking
- Kooperativní multitasking
- Arduino multitasking
Multitasking definice v humanitních vědách
Slovo ovšem dalo slovo, obor převzal výraz a pojem multitasking se dostal úplně do jiné sféry svého působení. Začal se více skloňovat v humanitních vědách, kde je využíván dodnes. Multitasking je, z hlediska humanitních věd, specifickým způsobem lidské práce či aktivity, při které se snažíme dělat ve stejnou chvíli více věcí najednou či danou aktivitu střídáme aktivitou jinou.
Někteří lidé tedy využívají “multitasking skills” proto, že si chtějí ulehčit pracovní shon a děláním více věcí najednou zkrátit zdánlivě i svůj čas. Multitasking význam našel zejména u manažerů, kteří při řízení automobilu například telefonují či v kanceláři v jednom okamžiku vyřizují e-maily, mají obchodní schůzku a mezitím píšou například přítelkyni zprávu.
Ačkoliv se pojem multitasking v posledních letech dostává čím dál více do popředí a lidé, kteří ho uplatňují jsou okolím obdivováni, nemusí být vždy efektivní. Mnohdy může přinést i více škody nežli užitku. Musíme vždy umět najít určitý kompromis a zmírnit stres, kterému jsme vystavováni. S pojmem multitasking, také mnohdy souvisí i syndrom FoMO, který vyjadřuje strach z toho, že nám něco uniká (v současnosti zejména v oblasti sociálních sítí).
TIP: Přečtěte si také článek s tipy, jak se zbavit stresu.
Pojem multitasking byl převzat z informatiky v domněnce, že lidský mozek, stejně jako operační systém počítače, zvládne více úloh najednou. Lidé ovšem nejsou stroje a každý člověk je jedinečný, tím se stává individuální i multitasking.
U každého člověka se multitaskingu daří jinak. Někteří ho zvládají s přehledem. Těmto lidem se odborně přiřadil i termín “multitaskeři” a dle výzkumů jich je pouze 2,7 % z celkové populace. Naopak většině populace multitasking škodí. Při řešení úkolů tímto způsobem může klesat jejich produktivita práce až o 40%.
Efektivita multitaskingu
Jak jste se již dočetli, multitasking nemusí být vždy efektivní. Jsou ale situace, kdy multitasking může hodně pomoct. Například při nadmíře stresu, pomůže “vyčistit” vody i mysl rychleji a koncentrace je pak mnohem snazší. Taktéž lze multitasking využívat pokud jsou činnosti různorodé nebo jedna z nich je automatická. Například:
- Běhání + poslouchání podcastu, písniček
- Telefonování + popíjení kávy, chození po místnosti, kreslení si
- Poslouchání řečníka na poradě + dělání si poznámek na papír
Zde jsou krásné příklady toho, že nad jednou věcí, z uvedených nemusíme přemýšlet. Děláme je automaticky a máme je již naučené. Pokud bychom ale provozovali dvě činnosti, které jsou si podobné či u kterých musíme hodně přemýšlet a zapojovat více své mozkové závity, narazíme. Multitasking bychom neměli provádět tedy například v činnostech jako jsou například:
- Učení se na zkoušku + odepisování na zprávy
- Řízení automobilu + telefonování
- Psaní článku + rozhovor s partnerem
- Sledování oblíbeného seriálu + sledování videí na Tik toku
Náš mozek se čistě nedokáže soustředit na dvě věci najednou. Vždy si, stejně jako operační systém, vybere jednu úlohu, na kterou více zaměří svou pozornost a druhou nechá běžet na pozadí (Preemptivní multitasking). U stejných činností je tedy lepší spíše zvolit soustředění se pouze na jeden úkol. Můžete si k tomu sestavit i myšlenkovou mapu, která Vás nasměruje správným směrem a můžete si lépe utřídit své myšlenky.
Jak se naučit multitasking ? Multitasking lze trénovat. Pokud budeme považovat jednu věc za automatickou a budeme ji neustále dokola opakovat, můžeme u ní dělat i věc podobnou. Vzpomínáte si taky na své začátky v autoškole, když jste poprvé sedli za volant? Nevnímali jste možná v té době ani značky, ani procházející osoby, nejsložitější bylo si zapamatovat všechna ty úkony spojené s pedály a směrovkami. Když jste si je ovšem osvojili, mohli jste se zaměřit na pohled přes přední okénko.
Co je tedy lepší pro naši pracovní produktivitu?
Záleží na úhlu pohledu, jedinci a na činnostech, které v daný moment vykonáváme. Lidský mozek, jak jsme již avizovali, totiž dle nových poznatků není schopen zpracovávat dva podobné úkoly v jednom okamžiku. Pokud se tedy nejedná o aktivity, které jsou pro nás automatické, naučené a nemusíme nad nimi tak moc přemýšlet. Zde využijeme multitaskingu snadno a nebude mít ani žádné dopady na naše psychické zdraví.
Pokud před námi tedy stojí nelehký úkol, raději se multitaskingu vyhněte obloukem a zaměřte se spíše na soustředění se na jeden úkol. Nejenže by práce byla neefektivní a zabralo by nám to i dvojnásobek času, který bychom nad danou aktivitou strávili v případě soustředění se pouze na ni.
Úplně nejlepší a nejefektivnější variantou, jak pracovat, je soustředit se pouze na jeden úkol. Vědci bylo totiž zjištěno, že multitasking může mít, z dlouhodobého hlediska, dopad i na naše IQ a emoční inteligenci (EQ). Koneckonců existují na to i důkazy.
Omezte proto provozování multitaskingu na minimum a jen na činnosti, které děláte automaticky. Nejen že zlepšíte efektivitu své práce, zrychlíte své mozkové procesy, ale jen tak něco Vás v práci nevytrhne ze soustředění jako v opačném případě u multitaskingu, kdy jsme roztržití a ztrácíme svou pozornost.
Tip na závěr
Pokud jste s multitaskingem ovšem již natolik vžiti, že od něj nemůžete upustit, přinášíme Vám několik tipů, jak ho alespoň zmírnit. Zkuste se vždy na pár chvil odpojit od sociálních sítí, uklidit si pracovní místo, sepsat úkoly na daný den. Zbavíte se tak pocitu neznáma a úzkosti. Velikým pomocníkem je i dělat si např. 5 minutové přestávky vždy po 25 minutách (viz aplikace Flat Tomato).
