Začínající podnikatelé často využívají volně dostupné šablony v Excelu, které obsahují chyby a nevypadají příliš reprezentativně. Pokud fakturaci řešíte stejným způsobem, možná je na čase, abyste se porozhlédli po chytrém fakturačním programu. Přečtěte si, jaké má výhody oproti Excelu.
Obsah článku
Fakturace vám půjde rychleji od ruky
V chytré fakturační aplikaci vystavíte fakturu na pár kliknutí. Většinu údajů na faktuře totiž vyplní za vás – například údaje o odběrateli stáhne z rejstříku firem nebo adresáře vašich klientů.
V programu si také můžete vytvořit ceník, díky kterému částky na fakturách nemusíte doplňovat ručně, ale jen vyberete položky ze seznamu.
Pokud fakturujete každý měsíc stejnému klientovi stejnou částku, fakturační program vás zbaví otrocké práce díky funkci pravidelná fakturace. Fakturu v programu vystavíte poprvé a zvolíte četnost opakování (například jedenkrát měsíčně). Fakturační program ji poté sám vytvoří a rovnou odešle klientovi, takže se nemusíte o nic starat.
Přestanete chybovat v dokladech
S automatickým vyplněním údajů budete mít jistotu, že se vyhnete chybám a překlepům, na které vás Excel neupozorní. Pokud patříte mezi plátce DPH, specializované fakturační programy za vás dohlédnou také na správné vyčíslení daně.
Kromě toho za vás pohlídají také všechny zákonem předepsané náležitosti, a to i pokud jste plátce DPH nebo vedete účetnictví.
Zvolíte si vlastní design faktur
V iDokladu a dalších programech na faktury si z přednastavených šablon zvolíte tu, která nejlépe sedí k vašemu podnikání. Sami si zvolíte barvy a dle potřeby doplníte logo, podpis, sken razítka nebo třeba QR kód pro rychlejší platbu. Faktura je pak přehledná a působí profesionálně.
TIP: Pokud přecházíte z šablony v Excelu, vyzkoušejte jednoduchý program na tvorbu faktur – iDoklad. Intuitivně se ovládá, fakturu v něm vystavíte během minuty, a pokud máte do 5 klientů, je pro vás dostupný zdarma a bez časového omezení.
Program za vás pohlídá důležité limity
Některé fakturační programy vás upozorní, že se blížíte k hranici 1 milion korun pro povinné plátcovství DPH.
Například iDoklad do celkového obratu počítá součet částek na:
- vystavených fakturách,
- dobropisech
- a prodejkách.
Jakmile vámi vystavené faktury za 12 kalendářních měsíců překročí částku 800 tisíc korun, po přihlášení vám iDoklad zobrazí upozornění, takže máte čas se na zásadní změnu připravit.
Udržíte si pořádek ve fakturách a financích
Díky fakturačnímu programu nemusíte doklady třídit ve složkách v počítači nebo je stahovat z e-mailu. Spousta fakturačních programů běží v cloudu a ke všem dokladům se jednoduše dostanete odkudkoliv.
Lepší orientaci v podnikatelských financích vám zpříjemní přehledné grafy příjmů a výdajů. Díky nim okamžitě uvidíte, jak se vašemu podnikání daří.
Fakturační systém vám usnadní práci i při vypořádání daně z příjmů fyzických osob – vygenerujete v něm podklady k daňovému přiznání, ať už daníte paušálem nebo vedete daňovou evidenci.
připojení k internetu a notebook nebo mobil.
Komunikujete s účetní na dálku
Externí účetní si přímo z fakturačního programu stáhne vaše doklady k zaúčtování. Případně fakturační program napojíte na její účetní systém. V obou případech se vyhnete zbytečným schůzkám, zdlouhavému předávání nebo přepisování dokladů.
Vyzkoušejte si to hned
Pokud se každý měsíc trápíte s fakturací v Excelu, zkuste změnu. iDoklad můžete využívat zdarma do 5 klientů bez časového omezení. Vyzkoušíte si všechny funkce a poté se rozhodnete, jaký placený tarif si zvolíte. Pro lepší přehled si můžete přečíst i náš článek o základech účetnictví, které by měl znát každý a pomohou v každodenním životě.
Přečtěte si také o bullet jurnal nebo o belbinově teorii.
