S pozdravem a přáním pěkného dne. A jaké rozloučení a zakončení emailu používáte nejčastěji vy? Přemýšleli jste někdy o tom, jak moc tato formální náležitost vypovídá o vás i o vašem vztahu k dané osobě?
Nevhodné použití by vás mohlo uvést do trapné situace. V tomto článku vám proto představíme několik tipů na profesionální zakončení emailu, se kterými nemůžete chybovat.
Stručná odpověď. Profesionální e-mail zakončete krátkou závěrečnou větou, pod ni na samostatný řádek napište rozloučení a pod něj celé jméno s kontaktem. Nejuniverzálnější je S pozdravem, formálnější S úctou, kolegovi stačí Hezký den. Za S pozdravem se podle Internetové jazykové příručky čárka nepíše, v angličtině naopak za Kind regards ano.
Tip: Znáte informační dietu? Přečtěte si, k čemu je dobrá a jak ji zařadit do svého života.
Obsah článku
Zakončení emailu nepodceňujte
Je jasné, že když píšete email kamarádovi či třeba babičce, tak formální stránku příliš řešit nemusíte. Pravidla v takovém případě téměř neexistují a nikdo se na vás nebude zlobit, pokud zapomenete vyplnit předmět či pokud na závěr napíšete jen prosté čau.
Jiná situace ale nastává v případě, že píšete email pracovní či třeba úřední. V takové situaci se od vás očekává, že budete respektovat určitá pravidla slušného chování. Na pohovor si přece také nenazujete žabky a neobléknete tričko bez rukávu.
Věnujte proto psaní emailu patřičnou péči. Pokud totiž píšete dosud neznámému člověku, může si na vás už jen z pár řádků vašeho textu udělat názor, který mu následně budete jen těžko vyvracet.
Tip: Víte, co si vzít s sebou na pohovor? Přečtěte si náš článek, ať si neuděláte ostudu.
Tip: Nastavte si v emailu patičku
V emailu si můžete nastavit šablonu patičky, kdy můžete ono rozloučení začlenit již do patičky. Pokud píšete desítky mailů týdně, tak vám to může ušetřit nějaký čas a energii.
V čem vám to pomůže?
- ušetříte čas
- budete působit profesionálněji
- předáte více informací
- můžete se propojit s určitou kategorií.
Například pokud jste kreativní řezbář, tak si můžete do patičky dát “Ten nejlepší kreativní řezbář”. Když s vámi lidé budou komunikovat, tak si to zapamatují a budou si to s vámi spojovat.
V patičce mailu můžete také dávat nějaké své novinky nebo cokoliv, co chcete komunikovat.
Tip: V současnosti je trend také přidávání patičky podpisu i do postů na sociálních sítích (především LinkedIn a síť X, dříve Twitter).
Psaní formálního emailu
Asi není třeba zmiňovat, že při psaní formálního emailu byste se měli vyvarovat gramatickým chybám a překlepům. Je proto lepší si zprávu po sobě dvakrát přečíst, než ji odešlete.
Určitě nezapomeňte na předmět emailu, který danému člověku objasní, o čem zpráva bude. Předmět by měl být krátký, ale výstižný. Pokud například píšete kvůli nákupu na nějakém eshopu či pokud chcete zboží reklamovat, pak můžete do předmětu vložit i identifikační číslo objednávky.
Následně pokračujte správným oslovením příjemců. Pokud je znáte, pak je oslovte jménem, pokud ne či jich je víc, použijte pouze “Vážení”. Na akademické půdě určitě nevynechejte také nejvyšší dosažený titul adresáta.
V textu vykejte a vyhněte se hovorovým či vulgárním výrazům. Můžete rovněž psát vy s velkým V, ovšem dbejte na to, abyste tento standard dodržovali v celém emailu. Vyhněte se také dlouhým souvětím a zbytečným výplňovým frázím, které mail jen prodlužují.
Text dělte do odstavců, mezi kterými děláte mezery. Usnadňujete tak adresátovi čtení a orientaci v textu. Posledním bodem je správné rozloučení a váš podpis. Tato zdánlivá maličkost může nesprávným použitím snadno pokazit celý dojem z vašeho emailu.
Správné zakončení emailu
Jak jsme již zmínili v předchozím odstavci, zakončení emailu se skládá ze tří částí. Nejdřív krátká závěrečná věta, pak se s adresátem rozloučíte a nakonec se podepíšete. Rozloučení i podpis napište hned pod mail vždy na zvláštním odstavci.
Slušně se rozlučte
Je předem potřeba zmínit, že neexistuje jediné správné rozloučení. Vždy záleží na konkrétní situaci. Pokud například budete psát stížnost, pak se přání krásného dne příliš nehodí.
Asi nejuniverzálnější pozdrav, který se hodí pro všechny příležitosti, je jednoduché „S pozdravem“. Hodí se také „S pozdravem a přáním pěkného (případně krásného) dne“ nebo S úctou.
Píše se za S pozdravem čárka?
Nepíše. Internetová jazyková příručka Ústavu pro jazyk český AV ČR výslovně uvádí, že za závěrečným pozdravem v dopise ani v e-mailu se čárka nepíše. Pozdrav od podpisu odděluje nový řádek, ne interpunkce. Totéž platí pro další pozdravy bez slovesa, které příručka uvádí, jako S přátelským pozdravem nebo Se srdečnými pozdravy.
Jinak je to u pozdravu, který tvoří celou větu. Když napíšete Děkujeme za spolupráci a přejeme mnoho úspěchů, patří na konec tečka. Když věta pokračuje až podpisem, jako v příkladu příručky Zdraví a pod tím Miroslav Koštíř, interpunkci nepíšete žádnou. Obdobně podle nás i Děkuji a jsem s pozdravem, tedy bez interpunkce.
Čárka naopak patří za oslovení na začátku e-mailu a text pod ním podle příručky pokračuje malým písmenem. Jak správně oslovit muže, ženu, úřad nebo člověka s titulem, rozebíráme v článku jak na správné oslovení v e-mailu i dopise.
S pozdravem, nebo Z pozdravem?
Správně je jen S pozdravem. Podle Internetové jazykové příručky se předložka s pojí se 7. pádem (s kým, s čím), zatímco předložka z s 2. pádem (z čeho, odkud). Pozdrav je tu v 7. pádu, proto S pozdravem, S úctou nebo Se srdečným pozdravem.
Chyba vzniká tím, že obě předložky zní ve výslovnosti skoro stejně. Příručka ale připomíná, že o volbě rozhoduje pád, ne výslovnost. Z pozdravem na konci pracovního e-mailu působí stejně nedbale jako překlep ve jménu adresáta.
Bez podpisu to nejde
Co se týče podpisu, tady nemusíte být příliš kreativní. Podepište se celým jménem. Pokud email píšete z pozice zaměstnance firmy případně majitele firmy, pak ještě nezapomeňte na název společnosti, kontaktní informace, odkaz na webové stránky, sociální sítě nebo třeba firemní logo.
Nemusíte dávat telefonní číslo, pokud chcete, aby vás primárně kontaktovali na mail či LinkedIn.
Někdo ke svému podpisu přidává také vlastní fotku. Ta by ale měla být plně profesionální, včetně vašeho oblečení, pozadí i případného make-upu. Celé by to mělo dobře hrát.
Váš podpis by ale neměl být delší než celý zbytek mailu. Pamatujte tedy, že i v tomto případě platí pravidlo, že někdy je méně více.
V Gmailu si můžete nastavit přeposílání pošty do jedné schránky, kde budete ale mít například 4 maily a u každého jiný automatický podpis. Automatické podpisy s fotkou a kontaktními údaji ušetří čas a přidají také na profesionalitě emailu.
Svůj emailový podpis můžete využít dokonce jako marketingový nástroj, kdy přidáte pod automatický podpis odkaz na vaši službu nebo poslední článek, který jste napsali.
Tip: Existují rovněž aplikace, které vám se správným formátováním podpisu pomohou. Například nástroj Builder.
Jak má vypadat podpis v emailu
Pracovní podpis se vejde do čtyř až pěti řádků. Jméno a příjmení, pracovní pozice, název firmy a jeden nebo dva kontakty, typicky telefon a web. Citáty, dlouhá právní upozornění nebo několik reklamních bannerů pod sebou adresáta jen zdržují. Logo, fotka nebo odkaz na váš poslední článek jsou volitelný doplněk nad rámec těchto řádků, vyberte z nich nejvýš jeden.
Jednoduchý vzor může vypadat takto.
Jana Nováková
vedoucí zákaznické podpory
Název firmy s.r.o.
telefon | adresa webu
Kontakty pište textem, ne jen do obrázku. Některé poštovní programy obrázky ve výchozím nastavení nenačítají a adresát pak místo telefonu uvidí prázdný rámeček. Text navíc jde zkopírovat, což ocení každý, kdo vám chce zavolat z mobilu.
Poděkování není nutné, ale potěší
Někdy se do této části přidává ještě například poděkování za případnou pomoc, prozkoumání žádosti či za informace, které od adresáta v následujícím emailu dostanete. Většinou se jedná o krátkou frázi, která se vloží do samostatného odstavce pod hlavní část mailu.
Nakonec celý mail ještě jednou zkontrolujte, především, že máte vyplněný předmět, případně, že jste nasdíleli všechny přílohy a můžete odeslat.
Vzory zakončení emailu podle situace
Zakončení se skládá ze závěrečné věty, rozloučení a podpisu. Závěrečná věta říká, co od adresáta čekáte, rozloučení určuje míru formálnosti. V tabulce najdete vzory pro nejčastější situace, podpis pod ně doplňte podle předchozí části.
| Situace | Závěrečná věta | Rozloučení |
|---|---|---|
| Úřad nebo neznámý adresát | Předem děkuji za vyřízení mé žádosti. | S úctou nebo S pozdravem |
| Obchodní e-mail klientovi | V případě dotazů jsem vám k dispozici. | S pozdravem a přáním pěkného dne |
| Kolega nebo dlouholetý klient, vykání | Děkuji za rychlou reakci. | Mějte se hezky nebo Hezký den |
| Kolega, se kterým si tykáte | Díky za rychlou reakci. | Měj se nebo Hezký den |
| Poděkování po pohovoru | Děkuji za váš čas a těším se na vaše rozhodnutí. | S pozdravem |
| Stížnost nebo reklamace | Prosím o písemné vyjádření a návrh řešení. | S pozdravem, bez přání hezkého dne |
| Prosba o informaci nebo laskavost | Předem děkuji za odpověď. | S pozdravem |
| Anglicky, formálně | I look forward to hearing from you. | Kind regards nebo Yours sincerely |
| Anglicky, neformálně | Thanks again for your help. | Best nebo Cheers |
U stížnosti si dejte pozor na tón. Rozloučení má být věcné, ironické Přeji krásný den adresáta spíš naladí proti vám. Když stejnou zprávu posíláte více lidem najednou, projděte si také, jak používat hromadné e-maily, aby se adresy nedostaly k cizím lidem.
Obecně platí, že čím méně adresáta znáte, tím formálnější zakončení volte. Přejít na tykání a Měj se může až ten, kdo ho nabídl. Další zásady zdvořilé komunikace shrnuje článek 20 pravidel slušného chování a etikety.
Které zakončení emailu přináší nejvíc odpovědí
Americká firma Baydin, autor doplňku Boomerang pro Gmail, v lednu 2017 zveřejnila analýzu více než 350 tisíc e-mailových vláken z veřejných archivů přes dvaceti online komunit. V průměru přišla odpověď na 47,5 % zpráv. U e-mailů zakončených frází Thanks in advance (předem děkuji) to bylo 65,7 %, u Thanks 63 % a u Thank you 57,9 %. Zprávy s nějakou formou poděkování na konci dostaly odpověď v 62 % případů, ostatní ve 46 %.
Neutrální zakončení vyšla lépe než průměr, ale hůř než poděkování. Cheers přineslo odpověď v 54,4 % případů, Kind regards v 53,9 %, Regards v 53,5 %, Best regards v 52,9 % a samotné Best v 51,2 %. Jde o anglicky psané zprávy, převážně z diskusních skupin a technické podpory, a studie nezohledňovala vztah odesílatele a adresáta. Berte ji proto jako vodítko, ne jako zákon.
Podle nás z ní pro češtinu plyne jednoduchá rada. Když od adresáta něco potřebujete, poděkujte mu předem vlastní větou a teprve pod ni napište S pozdravem. Předem děkuji za odpověď je zdvořilé a zároveň jasně říká, že odpověď čekáte.
Neformální rozloučení v emailu
- Hezký den! Jednoduchý a přátelský způsob rozloučení, kterým vyjadřujete zdvořilost.
- Měj se hezky nebo Měj se fajn. Neformální způsob rozloučení, který ukazuje, že dotyčnému přejete.
- Pa! Volnější a méně formální způsob rozloučení, který je běžný mezi přáteli a blízkými lidmi.
- Přeji hezký den! Formálnější než předchozí možnosti, ale stále přijatelné pro neformální emailovou komunikaci.
Jak zakončit email anglicky
V britské angličtině se tradičně píše Yours sincerely, když adresáta oslovíte jménem (Dear Mr Smith), a Yours faithfully, když ho neznáte (Dear Sir or Madam). Lingvista Larry Trask v příručce interpunkce Univerzity v Sussexu dodává, že v americké angličtině se toto rozlišení nedělá a ve všech obchodních dopisech se píše Sincerely yours nebo Yours sincerely.
Pozor na rozdíl oproti češtině. V angličtině se za závěrečnou formulí čárka píše, například Kind regards, a jméno až na dalším řádku. Velké písmeno má jen první slovo, tedy Best regards, ne Best Regards.
V běžné pracovní e-mailové komunikaci vystačíte s několika frázemi.
- Kind regards nebo Best regards, univerzální pracovní zakončení, obdoba S pozdravem.
- Regards, stručnější a neutrální, hodí se do krátkých provozních zpráv.
- Thanks in advance, když o něco žádáte a čekáte odpověď.
- Yours sincerely nebo Yours faithfully, formální dopisy, žádosti a úřední korespondence.
- Best nebo Cheers, neformální, pro kolegy a lidi, se kterými si tykáte.
Přečtěte si také, co je to chargeback a jak jej využít v praxi. Nebo o tom, proč je tak důležitá finanční rezerva.
