Možná vás to překvapí, ale e-mail je reálně starší než internet. A co víc, prapůvodní e-mailové systémy přispěly k tvorbě internetu. E-mail jako elektronickou poštu dnes zvládne poslat snad úplně každý. Jedná se o základní techniku počítačové gramotnosti, kterou si musí osvojit i naprostý začátečník. Není se čemu divit, neboť v dnešní době může být e-mailing jedním z pomocných nástrojů on-line marketingu.
Obsah článku
Jak používat hromadné e-maily?
Překvapením ovšem je, že ačkoli v posílání e-mailu na jednu adresu jsme takřka mistři, hromadný e-mailing nám i po letech dělá problémy. Hromadnou korespondenci používáme v případě, že potřebujeme oslovit větší cílovou skupinu. Pomocí hromadných e-mailů můžete posílat newslettery, pozvánky, slevy nebo novinky, a co je nejlepší, profesionálně.
Jestliže si neosvojíte povědomí o tom, jaký je rozdíl mezi účelným obchodním e-mailem a spamem, je velice pravděpodobné, že většina vašich pracně vytvořených zpráv skončí v koši.
Hromadné rozesílání e-mailů je i pro profesionály hororem, kterému by se raději vyhnuli. Nikdo ale nechce trávit dlouhé hodiny manuálním odesíláním jednotlivých e-mailů, z nichž většina stejně skončí v propadlišti dějin. Jak na seriózní rozesílání hromadné korespondence?
Čemu se při používání hromadných e-mailů vyvarovat?
Špatně sestavený e-mail, který ještě navíc rozešlete nesprávným lidem, to se rovná takřka apokalypse. Ne nadarmo se o posílání elektronické pošty hovoří jako o e-mail marketingu, neboť informace a poznatky z této oblasti stačí na celý jeden marketingový obor. A pokud se vám nějaké takové faux pas podaří, můžete se rovnou zaměřit na to, jak získat zpět ztracené sebevědomí.
Nerozesílejte hromadné e-maily z e-mailového klienta
Typickým e-mailovým klientem je myšlen např. Outlook nebo Thunderbird. Šokující je, že existuje stále mnoho těch, co k odeslání hromadného obchodního e-mailu použije tyto schránky. Zprávy jsou zpravidla rozesílány po desítkách až stovkách příjemců v jedné skryté kopii.
Výsledek je fatální, neboť každý e-mail, kde se adresa příjemce neshoduje s adresou schránky, je vyhodnocen jako podezřelý a s největší pravděpodobností skončí ve spamu. V krajním případě dojde i k zablokování adresy odesílatele, což způsobí těžkosti v doručitelnosti i běžné e-mailové komunikace.
Propagační hromadné e-maily neposílejte z osobní schránky
Zásadní a kritická chyba, které se kupodivu stále dopouští veliké množství osob. Chcete-li svým klientům rozeslat např. hromadný newsletter, nečiňte tak z adresy, kterou používáte k osobním účelům. Výsledkem bude skončení e-mailů ve složce „Hromadné“, odkud ji běžní uživatelé s největší pravděpodobností smažou.
Nemá smysl do předmětu e-mailu vysvětlovat, že protentokrát se nejedná o osobní sdělení, ale obchodní e-mail. Tuto alternativu přidejte maximálně tak k seznamu věcí, které chcete udělat, pokud se opravdu hodně nudíte. V případě, že ale máte naspěch, založte si během několika minut nový e-mail určený výhradně k rozesílání reklamních sdělení.
Neodesílejte hromadné e-maily jménem třetí osoby
Zásilky jménem třetí osoby s sebou nesou dvě důležitá negativa. Zaprvé, přestože příjemce může znát odesílatele obsahové části e-mailu, nemusí nutně znát přímo odesílatele e-mailu. Ve výsledku tedy celý hromadný e-mail vyhodnotí jako nevyžádanou poštu a smaže jej. Navíc odesílatele může zablokovat. Zadruhé hraje roli tzv. spam skóre, kdy automatické rozesílky převážně mimo odesílatelskou doménu vedou k získání negativního spam skóre a přesunutí e-mailu do složky spam.
Jaká pravidla si při odesílání hromadných e-mailů osvojit?
Pokud se chcete stát odborníkem na hromadné e-maily, je nutné osvojit si několik pravidel, která vám v budoucnu pomohou vyhnout se velikým nepříjemnostem a trapným situacím, např. posláním e-mailu lidem, kteří o to vůbec nestáli.
Hromadné rozesílání e-mailů lidem, kteří o to nepožádali, je považováno podle Zákona 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti za nevyžádané obchodní sdělení. Pokud tak činíte opakovaně, můžete být vyšetřováni Úřadem pro ochranu osobních údajů.
Z technického hlediska si dávejte pozor především na následující čtyři body:
- Zařiďte si e-mailovou konferenci
- Adresáty lokalizujte do slepé kopie
- E-maily vždy pošlete nejprve sami sobě
- Pravidelně kontrolujte správnost odkazů
Nyní se na každý bod podíváme podrobněji.
Zařiďte si e-mailovou konferenci
Pokud je to jen trochu možné, používejte e-mailovou konferenci. Například v e-mailech na doméně Seznam to lze poměrně snadno nastavit. Adresy všech, které máte v plánu oslovit, přihlásíte jako členy jedné konference. Další metodou je použití aplikace Google na vlastní doméně a její Skupiny.
Adresáty umístěte do slepé kopie
Jednoduchý způsob, jak zajistit rozeslání hromadných e-mailů všem příjemcům. Nechejte si je poslat na vlastní adresu a do slepé kopie umístěte seznam všech adres příjemců. NIKDY nevkládejte seznam adres příjemců do pole „Komu“.
E-maily pošlete nejprve sami sobě
Nejlepší způsob, jak zůstat seriózní a neztrapnit se v očích klientů. Pošlete si hromadný e-mail nejprve na svou vlastní adresu, úplně nejlépe na několik vlastních adres. Zkontrolujte, jak zpráva vypadá na různých doménách (Seznam e-mail, Google, Centrum, Thunderbird, apod.). Přestože dospějete k závěru, že hromadná korespondence je v pořádku, stále můžete narazit na nemilé problémy, například:
- Nečitelné znaky = chybné kódování textu
- Příliš dlouhé řádky a text
- Poškozený formát (pokud odesíláte HTML)
Pravidelně kontrolujte správnost odkazů
Jakmile e-mail přistane ve vaší schránce, nezapomeňte kliknout na všechny (ano, opravdu VŠECHNY) odkazy. Není nic horšího, než tvořit např. hromadný e-mail s přílohou několik hodin a nakonec do něj vložit chybný odkaz.
Vždy si ověřte, že odkaz funguje a směřuje tam, kam jste chtěli. Navíc se můžete přesvědčit, že na něj čtenář klikl.
Dále je možné se zaměřit na triky a fígle, které vám umožní správně odeslat hromadné e-maily těm, co o to opravdu stojí.
Řiďte se těmito třemi základními pravidly:
- Mějte adresy kontaktů vždy na jednom místě – základem úspěchu je kvalitní databáze klientů. Není dobré mít e-mailové adresy rozeseté na několika místech.
- Rozesílejte hromadnou korespondenci spolehlivě a s rozumem – potřebujete vědět, kolik nepřijatých zpráv a chybových hlášek jste obdrželi? I toto lze v e-mailu nastavit automaticky.
- Dodržujte pravidla GDPR – uvádění adres příjemců v kopii vašich e-mailů je de facto porušení zákona o ochraně osobních údajů. Dbejte tedy na to, aby seznam adresátů mohlo spatřit co nejméně nepovolaných osob.¨
Vždy udržujte databázi příjemců fit
Jednou velikou chybou je ignorace e-mailingu. Představte si to na konkrétní situaci. Založíte si e-shop, nastudujete pravidla, jak co máte dělat. E-mailing pochopitelně přeskočíte, neboť jej nemáte komu posílat. Pilně pracujete, e-shop se rozjede a vy na e-maily kompletně zapomenete. Trvá to několik let, než si vzpomenete, a v tu dobu je databáze příjemců značně zastaralá.
Emailová databáze je velice důležitou součástí internetového marketingu a vydělávání na internetu.
Při oslovování klientů hromadným e-mailem po letech buďte obezřetní. Pokud e-mail pošlete někomu, kdo o to nestál, hrozí vám zablokování a umístění na spamlistu.
Každý seznam adresátů je nutné udržet zdravý a fit, čehož dosáhnete např. ručním odebráním adres klientů, kteří si nepřejí být osloveni, popřípadě nasměrováním jejich adres do spamu. V neposlední řadě můžete odebírat neaktivní stránky a kontakty, které vaše hromadné e-maily nečtou.
