Domů » Jak používat to do list a zlepšit time management?

Jak používat to do list a zlepšit time management?

od Lucie Krátká
Publikováno Aktualizováno

Time management pomáhá zvýšit efektivní využití vašeho času. Víte, jaké existují metody jeho organizování a jak se dají využít v praxi při běžném životě? Nebo, jaké aplikace se na toto téma zaměřují? Znáte všechny praktické time management tipy a doporučení? A jak s tím vším souvisí to do list?

Jak to do list zlepší váš time management?

Víte, co je to do list? Jedná se o seznam úkolů nebo činností, které máte splnit za určité časové období. Co má společného s time managementem? Jak si ho můžete sami vytvořit a jak funguje? A jaké aplikace se dají pro jeho vytvoření využít?

Co je time management?

Time management představuje oblast řízení, která zahrnuje různé metody hospodaření s časem. Cílem je zvýšení produktivity a efektivnosti jeho využití. Hlavní roli v jeho řízení hrají motivace a sebekázeň. Time management často využívají organizace a podniky, ale svůj význam má i pro jednotlivce a jejich osobní život. Pracuje s těmito hlavními metodami:

  • plánování
  • stanovování cílů a úkolů
  • prioritizace cílů a úkolů
  • delegování (přenos úkolů nebo pravomocí a zodpovědnosti na jinou osobu)
  • analýza stráveného času
  • monitorování a kontrola
  • rozvrhování času

TIP: O tom, jak je důležitý správný time management se můžete dočíst v rozhovoru s Hanou Rakovičovou.

Metody time managementu

Víte, jaké existují metody time managementu, jaký je jejich základní princip a jak fungují? Pro stanovení důležitosti jednotlivých úkolů a rozdělení podle ní, se využívá matice organizace času. Pro rozhodování mezi několika úkoly je také vhodné Paretovo pravidlo. A velkým pomocníkem může být i to do list nebo určení zlodějů času.

Stanovení priorit

Pokud máte nějaký úkol, doporučuje se mu přiřadit prioritu, jakou má ve vztahu k cíli neboli určit, jak je pro vás důležité, abyste tento úkol splnili a v jakém čase. Podle této metody se priority dělí z hlediska důležitosti a naléhavosti. Vztah mezi nimi zobrazuje matice organizování času:

organizování času
Pro rozdělení úkolů můžete využít matici organizování času
  • priorita A: Je třeba ji vyřídit nejdříve.
  • priorita B: Nemusíme ji splnit hned, ale je důležitá pro dosažení našich cílů, měli bychom se jí každý den věnovat alespoň chvíli.
  • priorita C: Jedná se o nutný úkol, který není důležitý pro dosažení našeho cíle, vhodné je ho delegovat nebo odmítnout.
  • priorita D: Nevede ke splnění našeho cíle, proto nemá příliš smysl se jí věnovat (např. prokrastinace).

Paretovo pravidlo 80/20

Toto pravidlo vyjadřuje, že 20 % příčin způsobuje 80 % výsledků. Například koncem devatenáctého století bylo v Itálii osmdesát procent bohatství v rukou dvaceti procent lidí. Dalším příkladem může být třeba to, že osmdesát procent příjmů podniku pochází od dvaceti procent zákazníků.

Více o tomto pravidle si můžete přečíst v článku Paretovo pravidlo 80/20. Dá se použít na řadu věcí v běžném životě. A je vhodné i při organizování času. Protože osmdesáti procentní přínos plyne z vykonání pouhých dvaceti procent všech úkolů. Je tedy rozumné vybrat ty nejdůležitější a věnovat jim svůj čas a pozornost.

Zloději času

Zloději času způsobují, že svůj čas nevyužíváme efektivně. Mezi ty nejčastější patří:

  • nestanovování cílů a priorit
  • nedostatečné plánování
  • chybějící motivace
  • úkoly nedotažené do konce
  • perfekcionismus
  • málo delegování
  • prokrastinace

TIP: Pokuste se určit, kteří zloději vám nejvíce berou váš pracovní čas a pokuste se jich zbavit.

To do list

To do list je seznam úkolů nebo činností, které chcete za určitý čas splnit. V jeho organizování hraje důležitou roli. Úkoly je vhodné řadit podle důležitosti a časové naléhavosti (metoda stanovení priorit v time managementu). Když některý z nich splníte, odškrtněte si ho. Využívání seznamu je vhodné hlavně proto, že žádný z bodů nezapomenete. A navíc, když večer uvidíte celý seznam odškrtaný, budete mít ze sebe radost. K jeho sestavení můžete využít tužku a papír, poznámkový blok v mobilu nebo speciální aplikaci.

To do list aplikace

Pro psaní to do listů můžete využít speciální aplikace jako je Trello, Wunderlist, Toggl nebo Remember the Milk. V nich si můžete vytvořit seznamy úkolů a odškrtávat, co už máte splněno. Označit je můžete různými barevnými štítky. Aplikace Toggl se více zaměřuje i na organizaci a nabízí měření času, který strávíte nad nějakým úkolem nebo pravidelné zasílání reportu. Webová aplikace Remember the Milk se umí propojit s Gmailem, Outlookem a dalšími aplikacemi.

Seznam dvaceti nejlepších úkolovníčků i jejich funkce si můžete prohlédnout na business.tutsplus.com. Některé z nich se dají propojit i s online kalendářem, takže můžete své úkoly a cíle plánovat i v delším časovém horizontu.

to do list
To do list vám pomůže k efektivnějšímu využití času

Další time management tipy

Možná víte, že metody jako využití Paretova pravidla nebo sestavení matice organizace času existují. Zřejmě vám ale připadají jako pouhá teorie. Jak se tedy dají využít v běžném životě? Můžete si přečíst několik praktických tipů:

1. Stanovte si priority

Seřaďte si úkoly podle důležitosti a časové naléhavosti. Určete si, jaký úkol je pro vás nejdůležitější splnit. Pokud nevíte jak na to, jednoduše se zeptejte sami sebe, co se stane, pokud tento úkol nesplníte dnes, zítra, za týden, za měsíc nebo třeba vůbec a podle toho ho zařaďte do správného políčka v matici organizace času.

2. Plánujte

Pokud chcete vše co nejlépe stíhat, bez plánu se neobejdete. Platí zde pravidlo: Nejdůležitější úkoly na první místo. Plán si můžete napsat jednoduše na papír nebo do poznámek v mobilu. Účinnou pomůckou je i obyčejný kalendář nebo diář.

TIP: K plánování je možné využít i samolepicí kalendář na zeď. Úkoly se píšou křídou a můžete je snadno měnit. Funguje zároveň jako dekorační prvek interiéru.

3. Odměňujte se

Zkuste využít metodu odměňování za splnění úkolu. Když budete vědět, že za namáhavou práci budete odměněni, půjde vám mnohem lépe od ruky. Odměnu si vyberte podle vašeho vkusu. Stačí i drobnost, která vám udělá radost. Tato metoda výrazně pomáhá zvýšit motivaci, ale i produktivitu.

4. Nezapomínejte na odpočinek

I když vám to tak třeba nepřipadá, odpočinek je při práci na plnění cílů velice důležitý. Práce a odpočinek by měli být v rovnováze. Pokud budete pořád jen plnit úkoly a nebudete odpočívat, budete za chvíli tak unavení, že s tím, co byste jindy zvládli za půl hodiny, se budete trápit hodinu a půl. A to už je docela velký zloděj času. I odpočinek si můžete naplánovat a zahrnout ho do svého seznamu, pokud vám to pomůže na něj nezapomenout.

Zajímavost: Mozek pracuje nejefektivněji, pokud si po 30 minutách práce uděláte pěti až deseti minutovou pauzu. Tento princip funguje především u učení, ale využít se dá i při práci.

Pro ty, kteří pracují doma, je time management ještě důležitější než pro ostatní. Pokud o této možnosti uvažujete, přečtěte si článek o práci z domova nebo o chytrém home office.

Články, které stojí za přečtení: