Time management neboli řízení času je jednou z nejdůležitějších vlastností nejen lidí pracujících ve vrcholném managementu. Řídit a organizovat svůj čas musí zvládat každý, kdo chce být dnes úspěšný. Oddělení důležitých a méně důležitých úkolů a uspořádání priorit je zásadní pro fungování každého jedince.
Obsah článku
Time management jako cesta k vyšší produktivitě
Produktivita se vztahuje k tomu, kolik toho člověk za určitý čas stihne. Pro profesionály je důležité být produktivní, aby mohli dokončit svou práci a přispět k celkovému úspěchu organizace. Jenomže i v osobním životě se vyplatí přemýšlet nad produktivitou a tím, které věci skutečně stojí za to, abyste se jim věnovali a kolik času si doopravdy zaslouží.
Váš čas je omezený. A vy se každou chvíli rozhodujete komu a čemu a tento čas věnujete. Naučte se být produktivní a efektivní a věnujte svůj čas tomu, co je pro vás skutečně důležité.
1. Neřešte zbytečné
Ve vašem životě je mnoho cest, kterými se každé ráno můžete vydat, mnoho úkolů k řešení. Jen málo jedinců dokáže rychle analyzovat situaci a řešit jen to důležité. Tito lidé jsou extrémně efektivní.
Dejte prvořadé věci na prvořadé místo.
Důležité a naléhavé
Důležitý je váš úkol či vaše poslání. Nebo ještě lépe, důležitý je váš cíl. Stanovili jste si pracovní cíl a vše, co s ním souvisí je důležité.
Druhou proměnou je naléhavost. Naléhavé jsou věci, které vás aktivně rozptylují jako zvonící budí či mluvící kolega. Nedají se ignorovat. Většina naléhavých věcí však nejsou důležité a nesouvisí s vaším cílem či úkolem (pouze vás rozptylují).
Důležité a naléhavé
Jedná se o problémy či krize spojené s vaším úkolem.
Nedůležité a naléhavé
Úplně nejméně efektivní propojení. Věci nemají žádný přínos, avšak vyvíjí na vás tlak. Častokrát to mohou být kolegové, kteří za vámi přijdou a nutně něco potřebují. Ačkoliv to je nešťastné, tak se naučte říkat NE, pokud se chcete skutečně někam dostat ve věcech, které pro vás jsou důležité.
Nedůležité a nenaléhavé
Prokrastinace neboli řešení jiných než důležitých věcí (trávený čas na sociálních sítích či zbytečná konverzace v práci). Stává se to každému, ale je potřeba najít účinné strategie, jak tento neproduktivní čas omezit na minimum. Pokud tomu pomůže odinstalování Facebookového účtu, pak to rozhodně stojí za zkoušku. Zkusit můžete také některé z tipů, jak překonat lenost.
Důležité a nenaléhavé
Nejdůležitější kombinace přinášející nejvyšší přínos pro váš cíl. Jedná se o velice důležité činnosti, které vás dlouhodobě posouvají kupředu, avšak nejsou naléhavé, takže je nečiníte tak často.
Vizionáři či úspěšní obchodníci vždy dělají důležité a nenaléhavé činnosti, které jim po čase přinesou obrovský úspěch. Lidé u kterých převládají jiné kombinace těchto úspěchů nedosáhnou.
💡 Tip: Kromě time managementu je důležitý také projektový management. Přečtěte si v čem spočívá a jak jej můžete využít ve svém osobním životě.
2. To Do List
Teď když víte, jak rozdělit všechny věci, které máte dělat, připište si k nim také poznámku, do které kategorie patří. Svůj To do list pro daný den seřaďte pak tak, abyste tam měli nejen všechny naléhavé věci, které musíte zvládnout, ale také prostor pro důležité, ale nenaléhavé věci, které vás posunou dál za vaším vytouženým cílem.
Nejen, že To Do List vám pomůže nezapomenout na všechny aktivity, můžete si jeho postřednictvím také určovat priority a odškrtávání hotových úkolů samo o sobě přináší radost. Využít můžete nejen kus papíru, ale také některou z mnoha aplikací, které vám také mohou pomoci zaznamenávat čas, který jste nad jednotlivými aktivitami strávili.
3. Najdi si svůj způsob řízení času
Google kalendář či analogický kalendář? Obzvláště kalendář od Googlu se stal obrovským pomocníkem v organizaci času. Pokud nebudete používat žádný kalendář, tak sice procvičujete mozek, avšak také tím velmi zaměstnáváte jeho kapacity. Mozek nezvládne myslet na příliš mnoho věcí najednou, pomozte mu a najděte nejvhodnější aplikaci pro organizaci svého času.
4. Technika Pomodoro
Jednou z oblíbených technik time managementu je Pomodoro. Spočívá v tom, že si svůj čas rozdělíte do 20 minutových bloků, kdy se soustředíte plně pouze na jednu věc. Poté, co uplyne nastavená doba, dejte si 5 minut přestávku, protáhněte se, nechce mozek trochu odpočinout. Poté se dejte do dalšího pomodora a buď pokračujte v předchozí rozdělané věci, anebo si vyberte nový úkol. Uvidíte, že když jedné věci věnujete skutečně plnou pozornost, tak vám půjde mnohem lépe od ruky.
5. Propojujte
Důležité je myslet v souvislostech a propojovat činnosti tak, abyste netrávili zbytečně mnoho času na cestách. Propojování šetří čas, peníze i vaší náladu.
💡 Tip: Přečtěte si rozhovor s Hanou Rakovičovou o tom, jaké techniky time managementu používá ona a jak jí pomáhají posouvat se dál.
6. Odbourejte zloděje času
Zloději času vám berou čas od důležitých činností.
- neprioritizování,
- neplánování,
- moc věcí najednou,
- neříkáš ne,
- sociální sítě,
- odkládání.
Zbavte se zlodějů času a naopak tento čas věnujte důležitým a nenaléhavým věcem! V budoucnu nebudete litovat. Zkuste si opravdu uvědomit, co je pro Vás důležité v dlouhodobém horizontu.
K dobré organizaci času a úkolů nám nyní mohou pomáhat i aplikace a různé projektové systémy. V těchto systémech vynikají především jedinci s racionálním uvažování a strategickým myšlením.
7. Vytvořte si To Don’t Do list – seznam věcí, které nedělat
Vytvořte si seznam věcí, které v současné době nemusíte dělat nebo o kterých víte, že by mohly způsobit vaši nižší produktivitu. Zamyslete se nad svým typickým pracovním dnem a zaměřte se na to, které úkoly vám nejčastěji způsobují problémy s produktivitou. Vytvoření seznamu vám může pomoci jako referenční bod, díky kterému budete mít zodpovědnost za to, že se soustředíte pouze na důležité a produktivní úkoly.
Navíc si tím pojistíte to, že se nebudete věnovat věcem, které nemají prioritu a nebudete tak prokrastinovat u něčeho, co vaší produktivitu snižuje, anebo vás nevede k vytyčenému cíli.
8. Použijte pravidlo 80/20
Při organizaci úkolů používejte pravidlo 80/20. Pravidlo 80/20 znamená, že 20 % vašich úkolů generuje 80 % výsledků. Posledních 20 %, které potřebujete na to, aby výsledek byl stoprocentní vás pak stojí 80 % času a úsilí. A stojí to vážně za to?
Pokud nepotřebujete, aby vše bylo perfektní a stačí vám pouze, aby to bylo dobré, pak se věnujte projektu pouze dokud nedosáhnete oněch 80 % a potom se pohněte dál k věcem s vyšší prioritou. Někdy totiž perfektní stojí v cestě dobrému. Tolik času a úsilí věnujeme tomu, aby věci byly dokonalé (i když to není potřeba), že to buď nikdy nedoděláme anebo jim již věnujeme čas, který bychom mohli mnohem úspěšněji věnovat někde jinde.
9. Použijte automatizaci
Pokud je to možné, automatizujte pracovní postupy. Zamyslete se nad úkoly, které často provádíte, a zvažte způsoby, jak snížit jejich četnost nebo je zcela odstranit.
Například zvažte používání šablonových odpovědí na určité typy e-mailů, abyste nemuseli opakovaně psát stejné odpovědi. Získáte tak více času, abyste se mohli věnovat složitějším a jedinečným úkolům.
10. Seberozvoj
Věnujte se sebereflexi a seberozvoji. Je jednoduché uvíznout v rutině a dělat stejné věci stále dokola, jenom abyste se za sebou ohlédli a zjistili, že uběhlo pět let a vy jste stále na stejném místě a řešíte stejné věci. Naplánujte si čas na to, abyste se zastavili a popřemýšleli nad tím, kam se váš život ubírá, jaké jsou vaše hodnoty a co od svého života chcete. A podle toho dál pokračujte. Čím častěji se budete těmto myšlenkám věnovat, tím je pravděpodobnější, že bude mít svůj život skutečně ve svých rukách.
