Time management: Jak organizovat čas a úkoly?

Time management neboli řízení času je jednou z nejdůležitějších vlastností nejen lidí pracujících ve vrcholném managementu. Řídit a organizovat svůj čas musí zvládat každý, kdo chce být dnes úspěšný. Oddělení důležitých a méně důležitých úkolů a uspořádání priorit je zásadní pro fungování každého jedince.

Neřešte zbytečné

Ve vašem životě je mnoho cest, kterými se každé ráno můžete vydat, mnoho úkolů k řešení. Jen málo jedinců dokáže rychle analyzovat situaci a řešit jen to důležité. Tito lidé jsou extrémně efektivní.

Dejte prvořadé věci na prvořadé místo.

Důležité a naléhavé

Důležitý je váš úkol či vaše poslání. Nebo ještě lépe, důležitý je váš cíl. Stanovili jste si pracovní cíl a vše, co s ním souvisí je důležité.

Druhou proměnou je naléhavost. Naléhavé jsou věci, které vás aktivně rozptylují jako zvonící budí či mluvící kolega. Nedají se ignorovat. Většina naléhavých věcí však nejsou důležité a nesouvisí s vaším cílem či úkolem (pouze vás rozptylují).

Důležité a naléhavé

Jedná se o problémy či krize spojené s vaším úkolem.

Nedůležité a naléhavé

Úplně nejméně efektivní propojení. Věci nemají žádný přínos, avšak vyvíjí na vás tlak. Častokrát to mohou být kolegové, kteří za vámi přijdou a nutně něco potřebují. Ačkoliv to je nešťastné, tak se naučte říkat NE, pokud se chcete skutečně někam dostat ve věcech, které pro vás jsou důležité.

Nedůležité a nenaléhavé

Prokrastinace neboli řešení jiných než důležitých věcí (trávený čas na sociálních sítích či zbytečná konverzace v práci). Stává se to každému, ale je potřeba najít účinné strategie, jak tento neproduktivní čas omezit na minimum. Pokud tomu pomůže odinstalování Facebookového účtu, pak to rozhodně stojí za zkoušku. Zkusit můžete také některé z tipů, jak překonat lenost.

Důležité a nenaléhavé

Nejdůležitější kombinace přinášející nejvyšší přínos pro váš cíl. Jedná se o velice důležité činnosti, které vás dlouhodobě posouvají kupředu, avšak nejsou naléhavé, takže je nečiníte tak často.

Vizionáři či úspěšní obchodníci vždy dělají důležité a nenaléhavé činnosti, které jim po čase přinesou obrovský úspěch. Lidé u kterých převládají jiné kombinace těchto úspěchů nedosáhnou.

💡 Tip: Kromě time managementu je důležitý také projektový management. Přečtěte si v čem spočívá a jak jej můžete využít ve svém osobním životě.

To Do List

Teď když víte, jak rozdělit všechny věci, které máte dělat, připište si k nim také poznámku, do které kategorie patří. Svůj To do list pro daný den seřaďte pak tak, abyste tam měli nejen všechny naléhavé věci, které musíte zvládnout, ale také prostor pro důležité, ale nenaléhavé věci, které vás posunou dál za vaším vytouženým cílem.

Nejen, že To Do List vám pomůže nezapomenout na všechny aktivity, můžete si jeho postřednictvím také určovat priority a odškrtávání hotových úkolů samo o sobě přináší radost. Využít můžete nejen kus papíru, ale také některou z mnoha aplikací, které vám také mohou pomoci zaznamenávat čas, který jste nad jednotlivými aktivitami strávili.

Najdi si svůj způsob řízení času

Google kalendář či analogický kalendář? Obzvláště kalendář od Googlu se stal obrovským pomocníkem v organizaci času. Pokud nebudete používat žádný kalendář, tak sice procvičujete mozek, avšak také tím velmi zaměstnáváte jeho kapacity. Mozek nezvládne myslet na příliš mnoho věcí najednou, pomozte mu a najděte nejvhodnější aplikaci pro organizaci svého času.

Technika Pomodoro

Jednou z oblíbených technik time managementu je Pomodoro. Spočívá v tom, že si svůj čas rozdělíte do 20 minutových bloků, kdy se soustředíte plně pouze na jednu věc. Poté, co uplyne nastavená doba, dejte si 5 minut přestávku, protáhněte se, nechce mozek trochu odpočinout. Poté se dejte do dalšího pomodora a buď pokračujte v předchozí rozdělané věci, anebo si vyberte nový úkol. Uvidíte, že když jedné věci věnujete skutečně plnou pozornost, tak vám půjde mnohem lépe od ruky.

Propojujte

Důležité je myslet v souvislostech a propojovat činnosti tak, abyste netrávili zbytečně mnoho času na cestách. Propojování šetří čas, peníze i vaší náladu.

💡 Tip: Přečtěte si rozhovor s Hanou Rakovičovou o tom, jaké techniky time managementu používá ona a jak jí pomáhají posouvat se dál.

Odbourejte zloděje času

Zloději času vám berou čas od důležitých činností.

• neprioritizování
• neplánování
• moc věcí najednou
• neříkáš ne
• sociální sítě
• odkládání

Zbavte se zlodějů času a naopak tento čas věnujte důležitým a nenaléhavým věcem! V budoucnu nebudete litovat. Zkuste si opravdu uvědomit, co je pro Vás důležité v dlouhodobém horizontu.

K dobré organizaci času a úkolů nám nyní mohou pomáhat i aplikace a různé projektové systémy. V těchto systémech vynikají především jedinci s racionálním uvažování a strategickým myšlením.