Time management: Jak organizovat čas a úkoly?

Time management neboli řízení času je jednou z nejdůležitějších vlastností nejen lidí pracujících ve vrcholném managementu. Řídit a organizovat svůj čas musí zvládat každý, kdo chce být dnes úspěšný. Oddělení důležitých a méně důležitých úkolů a uspořádání priorit je zásadní pro fungování každého jedince.

Time management lekce číslo jedna: Neřešte zbytečné

Ve vašem životě je mnoho cest, kterými se každé ráno můžete vydat, mnoho úkolů k řešení. Jen málo jedinců dokáže rychle analyzovat situaci a řešit jen to důležité. Tito lidé jsou extrémně efektivní.

Dejte prvořadé věci na prvořadé místo.

Důležité a naléhavé

Důležitý je váš úkol či vaše poslání. Nebo ještě lépe, důležitý je váš cíl. Stanovili jste si pracovní cíl a vše, co s ním souvisí je důležité.

Druhou proměnou je naléhavost. Naléhavé jsou věci, které vás aktivně rozptylují jako zvonící budí či mluvící kolega. Nedají se ignorovat. Většina naléhavých věcí však nejsou důležité a nesouvisí s vaším cílem či úkolem (pouze vás rozptylují).

Důležité a naléhavé

Jedná se o problémy či krize spojené s vaším úkolem.

Nedůležité a naléhavé

Úplně nejméně efektivní propojení. Věci nemají žádný přínos, avšak vyvíjí na vás tlak.

Nedůležité a nenaléhavé

Prokrastinace neboli řešení jiných než důležitých věcí (trávený čas na sociálních sítích či zbytečná konverzace v práci).

Důležité a nenaléhavé

Nejdůležitější kombinace přinášející nejvyšší přínos pro váš cíl. Jedná se o velice důležité činnosti, které vás dlouhodobě posouvají kupředu, avšak nejsou naléhavé, takže je nečiníte tak často.



Vizionáři či úspěšní obchodníci vždy dělají důležité a nenaléhavé činnosti, které jim po čase přinesou obrovský úspěch. Lidé u kterých převládají jiné kombinace těchto úspěchů nedosáhnou.

Najdi si svůj způsob řízení času

Google kalendář či analogický kalendář? Obzvláště kalendář od Googlu se stal obrovským pomocníkem v organizaci času. Pokud nebudete používat žádný kalendář, tak sice procvičujete mozek, avšak také tím velmi zaměstnáváte jeho kapacity. Většina úspěšných lidí má svůj čas rozvržený v kalendáři.

Propojujte

Důležité je myslet v souvislostech a propojovat činnosti tak, abyste netrávili zbytečně mnoho času na cestách. Propojování šetří čas, peníze i vaší náladu.

Odbourejte zloděje času

Zloději času vám berou čas od důležitých činností.

• neprioritizování
• neplánování
• moc věcí najednou
• neříkáš ne
• sociální sítě
• odkládání

Zbavte se zlodějů času a naopak tento čas věnujte důležitým a nenaléhavým věcem! V budoucnu nebudete litovat. Zkuste si opravdu uvědomit, co je pro Vás důležité v dlouhodobém horizontu.

K dobré organizaci času a úkolů nám nyní mohou pomáhat i aplikace a různé projektové systémy. V těchto systémech vynikají především jedinci s racionálním uvažování a strategickým myšlením.

Čtěte: Jak psát kvalitní texty?