Znáte metodu 5x Proč? Možná by vám mohlo připadat, že se inspirovala v tříletých dětech, u kterých se zdá, že nemají nic lepšího na práci, než své rodiče přivádět k šílenství neustálými dotazy “A proč?” Jenomže tyhle otázky jsou neuvěřitelně cenné a měli bychom si je klást i sami anebo alespoň být našim dětem vděční za to, že nás k tomu vedou.
Obsah článku
K čemu slouží metoda 5x Proč?
Opakující se problémy jsou často znamenají, že ta skutečná příčina leží hlouběji, než se na první pohled zdá. První řešení, či první proč, nás často přivede pouze k povrchovému problému a tím pádem i povrchovému řešení a plýtvají zdroji, které by jinak mohly být použity na řešení skutečné příčiny.
Pokud tedy máte problém, který se nedaří odstranit či vyřešit, vyzkoušejte, zda při jeho analýze nemůžete jít hlouběji. Metoda je pozoruhodně jednoduchá: když se vyskytne problém, proniknete k jeho hlavní příčině tím, že se pětkrát zeptáte “Proč?”.
Původ techniky 5x Proč
Nástroj 5x proč vyvinul Sakiči Tojoda, japonský průmyslník, vynálezce a zakladatel společnosti Toyota Industries. Populární se stala v 70. letech 20. století a Toyota ji při řešení problémů používá dodnes. Rozhodování v Toyotě je totiž založeno na důkladném pochopení toho, co se skutečně děje, a v hledání skutečných příčin problémů.
Jak použít metodu 5x proč? + příklady
Při použití techniky 5x Proč se chcete dostat k podstatě problému a poté jej vyřešit. Tyto otázky vám mohou ukázat, že zdroj problému je občas zcela nečekaný. Často se totiž ukáže, že problémy, které jsou považovány za technické, jsou ve skutečnosti problémy lidské a procesní. Proto je nalezení a odstranění hlavní příčiny zásadní, pokud se chcete vyhnout opakování selhání.
Problém:
Zaměstnanec přišel pozdě do práce
Proč? Protože zaspal.
Proč? Protože mu nezazvonil budík.
Proč? Protože jeho mobil měl vybitou baterii.
Proč? Protože ho zapomněl nabít./Protože nemá u postele nabíječku.
Proč? Protože mu chybí u postele zásuvka.
Řešení toho, že zaměstnanec zaspal, je, aby si k posteli natáhnul prodlužku či nechával mobil v noci nabíjet místo toho, aby s ním usínal. (Což se mu nejspíš nebude chtít, i když ví, že modré světlo před spaním mu kazí cirkadiánní rytmus. Přijatelné řešení pro něj tedy nejspíše bude ona prodlužka.)
Trochu komplikovanější problém:
Na veletrhu jsme neprezentovali nejnovější funkce našich nabíječek.
Proč? Aktualizace nebyly implementovány v stanoveném termínu.
Proč? Protože vývojáři stále pracovali na nových funkcích.
Proč? Zaučování trvalo déle než se předpokládalo.
Proč? Nenašel se nikdo, kdo by se jim plně věnoval a vše je naučil.
Proč? Protože manažer se domnívá, že noví zaměstnanci se mají učit za pochodu.
Nikdo neříká, že u 5. proč musíte s dotazováním přestat. Třeba zjistíte, že můžete jít ještě hlouběji na 7., 8. či 10. proč. Snažte se udělat alespoň prvních pět kroků a nepřestávejte dřív, ale klidně můžete pokračovat déle.
Jak použít tuto metodu ve firmě
Tuto metodu můžete použít velmi jednoduše. Důležité jsou především první dva kroky. Další postup je již velmi intuitivní:
1. Sestavte tým
Shromážděte lidi, kteří jsou obeznámeni se specifiky problému a s procesem, který se snažíte vyřešit. Tento krok je zdaleka nejdůležitější, pokud nebudete mít v místnosti správné lidi, kteří mají k problému nejblíže, dost možná se nedoberete správných příčin a ani řešení.
2. Definujte problém
Druhý krok je stejně tak důležitý a určitě jej nepřeskakujte. Sepište stručné a jasné vyjádření problému, na kterém se všichni shodnete. A dbejte skutečně na to, abyste všichni souhlasili, protože se může snadno stát, že každý bude považovat za problém něco jiného.
3. Položte první otázku “Proč?”.
Zeptejte se svého týmu, proč k problému dochází. Hledejte odpovědi, které se zakládají na skutečnosti: musí to být popis věcí, které se skutečně staly, nikoli dohady o tom, co by se mohlo stát.
Členové vašeho týmu mohou přijít s jedním zřejmým důvodem, proč se tak stalo, nebo s několika pravděpodobnými. Jejich odpovědi zaznamenávejte jako krátké výstižné věty. Například vyjádření “objem hovorů je příliš vysoký” je lepší než vágní “přetížení”.
4. Ptejte se “Proč?” ještě čtyřikrát
Na každou z odpovědí, které jste vytvořili v kroku 3, se postupně zeptejte čtyřikrát na další “proč”. Pokaždé formulujte otázku v reakci na odpověď, kterou jste právě zaznamenali.
Kdy použít analýzu 5x proč
Analýza 5x proč je skvělá při řešení opakovaných problémů anebo při zlepšování kvality ale nemusí být nejvhodnější, pokud potřebujete kreativní řešení a přemýšlení mimo zajeté koleje. Je to proto, že metoda 5x proč vás může vést k tomu, že budete sledovat jedinou stopu nebo omezený počet možných řešení, i když ve skutečnosti může existovat více příčin. V takových případech může být efektivnější širší metoda.
Tato jednoduchá technika 5x proč vás však často může rychle nasměrovat k hlavní příčině problému. Kdykoli tedy nějaký systém nebo proces nefunguje správně, vyzkoušejte ji, než se pustíte do hlubšího přístupu. Možná takto dokážete ušetřit spoustu času.
Tip pro rodiče
Zkuste si tuto hru zahrát i s dětmi. Jen si s nimi vyměňte role a ptejte se vy jich. Může to být nejen legrace, ale můžete se také dozvědět něco nového o svých dětech a možná se můžete na některé věci podívat novýma, dětskýma očima.
Proč jíst 5x denně? Protože jinak jsem protivný.
Proč? Protože mám hlad.
Proč? Protože moje tělo potřebuje energii.
Proč? Protože si chci déle hrát.
Proč? Protože nerad chodím spát.
Proč? Protože se ve tmě necítím dobře.
A třeba svým dětem pak koupíte noční lampičku, aby byly spokojenější a cítily se lépe.
