Současná doba je hektická, a tak je organizace času neboli time management základním předpokladem úspěchu nejen v businessu ale také v živote. Většinu věcí jsme nuceni dělat doslova za pochodu – jíme, telefonujeme, čteme si, vyřizujeme emaily. Díky tomu jsme často otrávení, unudění a především unavení a nervózní. Žijeme ve stresu a ve spěchu, protože nás k tomu současný životní styl nutí. Nebo ne?
Obsah článku
Jak na organizaci času?
Co když za vaším stresem, spěchem a únavou, neustálým nestíháním a strachem, zda všechno zvládnete, stojí chyba v organizaci vašeho času? Co když si za to vlastně můžete sami, protože si svůj čas neumíte správně zorganizovat?
V tom případě jste tady správně! V dnešním článku si prozradíme několik tipů, s jejichž pomocí zvládnete organizaci vašeho času na výbornou. Pamatujte – všichni máme každý den stejné množství času a záleží jen na nás, jak s tímto časem naložíme!
Tip č. 1: Plánujte
Organizace času a plánování je to nejlepší, co pro sebe můžete udělat. Minimálně den předem si udělejte čas, sedněte si ke stolu s papírem a tužkou v ruce a naplánujte svůj následující den. Nejtěžší, nejnáročnější a nejsložitější úkoly mají vždy prioritu, proto je ve svém plánu umístěte hned na začátek. Ve chvíli, kdy je budete mít za sebou, stoupne hladina vaší energie a budete na sebe pyšní. Navíc pak zbytek dne můžete věnovat jednodušším úkolům, které nevyžadují tolik energie.
Tip č. 2: Rozdělujte a delegujte
Pokud máte pocit, že máte úkolů až nad hlavu a že je toho na vás až moc, nebojte se některé úkoly rozdělit mezi lidi kolem sebe. Je jedno, jestli to budou kolegové v práci nebo členové vaší rodiny. Nikde není psáno, že všechno musíte nutně zvládnout sami – a titul hrdiny, který nikoho nepotřebuje a se vším si poradí sám, není to nejdůležitější na světě. Naučte se úkoly rozdělovat, aby všechna tíha nepadala pouze na vaše záda.
Navíc díky tomu můžete pomoci ostatním v tom, aby se sami rozvíjeli. Udělali byste to sami lépe? Samozřejmě. Ale tím, že to delegujete svému mladšímu kolegovi anebo svému dítěti, jim umožníte, aby se sami danou dovednost naučili.
Tip č. 3: Nepanikařte
To nejhorší, co můžete udělat, je podlehnout panice. Ne vždycky musí jít věci podle plánu. I když si všechno krásně rozvrhnete, může se stát, že vám do vašich plánů skočí nenadálá událost nebo úkol, kvůli kterému vybočíte z přesně nalajnované trasy a třeba i naberete zpoždění.
Pokud taková chvíle nastane, zůstaňte v klidu. Místo toho si v klidu sedněte nad váš harmonogram a věci, které nebudou akutní a počkají, přesuňte třeba na následující den.
💡 Tip: Pocit, že nestíháte může vyvolat paniku, která vás nakonec může paralizovat. Zvyštou svou odolnost vůči stresu a naučte se techniky, jak se uklidnit. Věnujte jim pár minut, abyste se pak mohli opět vrhnout do boje, místo toho, abyste zbytek dne strávili ve stavu ochromení.
Tip č. 4: Naučte se říkat NE
Myslete především sami na sebe! Možná je to dnešní dobou, možná je to vlivem společnosti, ale většina z nás podléhá pocitu, že musí nutně všem vyhovět. Což vůbec není pravda. Kde je psáno, že musíte vybočit ze svého plánu jen proto, že na vás kolega přehodil úkol, se kterým se mu nechtělo ztrácet čas?
Když vás někdo o něco požádá, promyslete, zda na ten úkol máte kapacitu. Nezapomeňte, že tím že řeknete NE jednomu úkolu, otevírají se před vámi dveře všem ostatním možnostem, co můžete dělat. Když řeknete ANO, všechny tyto dveře se zavírají a vy se musíte věnovat tomuto úkolu.
Tip č. 5: Zbavte se distrakcí
Efektivní organizace času také znamená, že se ve vymezeném čase budete věnovat pouze a jenom tomu úkolu, který jste si předsevzali. Vědci již dávno přišli na to, že multitasking nefunguje. Dělat více úkolů najednou je rušivé a zabírá mnohem více mozkové kapacity, než když úkoly děláte postupně.
Pokud máte práci, na kterou se musíte soustředit, vypněte si telefon nebo alespoň notifikace. Vysvětlete svým kolegům, že v určité době vás nemají rušit. Uvidíte, že všechno zvládnete mnohem rychleji a efektivněji.
Díky plnému soustředění navíc můžete zažít flow, plné ponoření do dané aktivity, které vám umožní přestat vnímat čas a zvýší vaši radost a pocit naplnění.
Tip č. 6: Automatizujte
Mnoho věcí může být automatizováno anebo alespoň je možné je dělat efektivněji. Na většinu úkolů, které se nějakým způsobem opakují, je možné si vytvořit šablony (ať již to jsou dokumenty či e-maily). Už jenom to, že musíte strávit určitý čas ťukáním do klávesnice, když jste podobnou zprávu psali již několikrát, je ztráta času. Nehledě na to, když musíte znovu vymýšlet fráze, které jste již několikrát napsali.
Všechno, co můžete, automatizujte. Odpadne vám tak velká část nezábavných malých úkolů, které jsou ale velkým žroutem času.
💡 Tip: Automatizace je z velké části o ovládnutí techniky a využívání jejího plného potenciálu. Stejně tak vám může pomoci dosáhnout vašeho cíle vhodná aplikace. Zadejte “organizace času a plánování aplikace” a pak věnujte potřebný čas tomu, abyste našli tu, která pro vás bude ta nejvhodnější. Pro týmy a rodiny je skvělou aplikací TimeTree.
Tip č. 7: Vyzkoušejte pomodoro
Pomodoro je jednou z time managementových technik, která je úžasně jednoduchá, ale ohledně organizace času dokáže divy.
Jedno pomodoro je časový úsek o délce 20 – 25 minut, kdy se plně věnujete určitému úkolu. Poté následuje 5 minutová přestávka a pak další pomodoro. Poté, co uděláte 4 až 5 pomodor, tak si můžete dát větší přestávku. Na internetu najdete mnoho webových stránek i aplikací, které vám s měřením času pomohou.
Hlavní výhodou je, že těchto 20 minut věnujete plnou pozornost tomu, co děláte. Důležitá je potom i přestávka, kdy mozek může trošku povolit a odpočinout si. Častokrát nedostatek přestávek může být problém sám o sobě, protože se váš mozek vyčerpá a vy své úkoly pak neděláte tak efektivně, jak byste to jinak zvládli.
Tip č. 8: Zaveďte rutinu
Mnoho lidí rádo říká, jak nemá rádo rutinu. Pravda je taková, že z velké části nám rutina pomáhá k tomu, abychom věci dělali efektivněji a rychleji. Nemusíte věnovat čas přemýšlení o tom, co uděláte a jak to uděláte. Váš mozek sám ví a vy tomu nemusíte věnovat další energii.
Rutina stejně jako automatizace může výrazně pomoci v organizaci vašeho času. Můžete si zavést jedno ranní pomodoro na vyřizování e-mailů. Udělejte si z toho rutinu, kterou každý den dodržíte, a vyřízení ostatních e-mailů udělejte zase až další den.
💡 Tip: Pokud si stále nejste jistí, jak na to, zajděte si na kurz organizace času. Čas i peníze, který na to vynaložíte, se vám mnohonásobně vrátí a zvýší se vaše životní spokojenost.
Tip č. 9: Vše má svůj čas
To znamená, nejen že si máte věci naplánovat do svého kalendáře, ale že si máte určit také dobu, kterou tím problémem strávíte.
Paretovo pravidlo říká, že 80 % daného úkolu zvládnete za 20 % času. Zbylých 20 % úkolu, abyste ho dovedli k dokonalosti, vám pak zabere oněch 80 % času. Naučte se, že je lepší mít věci hotové, než neustále se snažit, aby byly perfektní a přitom nikdy nedodělané.
Naplánujte si čas, který každému úkolu věnujete, a zkuste se tím řídit. Časem se zlepší váš odhad, jak dlouho trvá jednotlivé úkoly udělat, ale také se naučíte je řešit efektivněji, tak aby byly dost dobré a hotové.
Tip č. 10: Ujasněte si priority
Organizace času a úkolů vyžaduje nastavení priorit. Vždy byste měli prioritizovat úkoly dle dvou proměnných a tím je přínos a naléhavost. Především lidé pracující z domova potřebují extra dobré plánování času a sebedisciplínu. Snadno se totiž stane, že sklouznou k tomu, že dělají věci, které jsou jednodušší či příjemnější, až pak zjistí, že jim nezbývá dost času na to, co se jim sice nechce, ale mezitím se to stalo naléhavým.
Roztřiďte tedy úkoly podle priorit a věnujte se jim ve správném pořadí.
Važte si svého času
Nezapomínejte na to, že jde v první řadě o vás. Když vás někdo požádá, abyste za něho udělali nějakou práci, činnost nebo úkol, nebojte se odmítnout. Vše se dá řešit slušně. Dotyčnému řekněte, že pomůžete, ale až si uděláte svoji práci.
Váš čas je váš. Vy jste jeho pánem. Nemusíte být otrokem toho, co se kolem vás děje. Rozplánujte si den, utřiďte si priority, věnujte se plně tomu, co zrovna děláte. Pamatujte, že tohle je váš život – váš život nezačne potom co … potom co něco doděláte, potom co splníte nějaký úkol, potom co děti vyrostou – váš život se odehrává právě teď. Je na čase vzít ho do vlastních rukou.
