Projektový management si v posledních letech získává velkou oblibu. Je to způsob, jak dosáhnout se svým projektem co nejlepších výsledků, a to co nejefektivněji a nejlevněji!
V článku vám ukážeme, že jeho využití nepatří pouze do kanceláří vysoce postavených manažerů, ale že při jeho osvojení jej můžete praktikovat v podstatě na cokoliv. Stavíte dům? Plánujete dovolenou? To jsou jen jedny z mnoha příkladů, kdy se vám bude znalost projektového managementu hodit.
💡 Tip: Přečtěte si také, jak využívat to do list a zefektivnit si tak svůj time management.
Obsah článku
Co je projektový management?
Projektový management, nebo také česky projektové řízení, je způsob tvorby, řízení a kontroly určitého projektu.
Každý projekt je specifický. Vyžaduje různé množství času, financí i pracovníků. Ke každému projektu by tedy člověk měl přistupovat individuálně. To, co fungovalo u jednoho, nemusí fungovat u jiného. A zároveň problémy, se kterými jste se potýkali u jednoho, již nemusí být po pár letech aktuální.
Fáze projektu
Při nejobecnějším rozdělení má každý projekt tři fáze: přípravnou, realizační a závěrečnou. Často se po přípravné fázi přidává také fáze plánovací a po realizační nastává fáze kontrolní. Právě tyto fáze vám nyní představíme.
Přípravná fáze
V zahajovací neboli přípravné fázi je nejdůležitější nápad. Tomuto nápadu nejčastěji předchází nějaký problém, který daný projekt musí vyřešit. Právě ten dává celému projektu smysl.
Potřebujete také stanovit cíl, případně jednotlivé cíle projektu. Ty by měly být co nejpodrobnější, konkrétní a časově ohraničené. Právě na základě cílů můžete následně ověřit splnění projektu.
V případě, že se projekt odsouhlasí ze strany vedení a dostanete povolení k jeho realizaci, nastává fáze plánovací.
Plánovací fáze
V této fázi dochází k jednotlivému plánování. Je zde podstatné zvolit si správný tým, přiřadit jeho členům vhodné role a zvolit si správný typ komunikace, který bude pro všechny efektivní. Nezapomeňte, že dobrá komunikace mezi členy týmu je základ!
Dále vytvořte časový harmonogram jednotlivých činností. Zaměřte se na tento harmonogram opravdu pečlivě, podrobně a především objektivně. Příliš krátká doba může způsobit stres, který třeba povede ke zbytečnému urychlení práce a jejímu nepečlivému provedení.
Neopomeňte také rozpočet. Popřemýšlejte nad tím, jaké výdaje na vás čekají, kolik lidí bude třeba zaplatit, či jakou finanční rezervu bude dobré si zvolit.
Součástí plánovací fáze je také takzvané plánování rizik nebo také analýza rizik. Je to činnost, kdy se snažíte předvídat možná rizika, která váš projekt mohou postihnout.
Rizika mohou být trojí:
- projektová
- ekonomická
- náhodná
Do projektových řadíme běžné interní záležitosti firmy jako je špatná komunikace mezi členy realizačního týmu, špatné rozložení týmových rolí či nedostatečná motivace zaměstnanců. Ekonomickými riziky potom rozumíme například špatně vypočítané finanční rezervy, případně různé ekonomické změny ve firmě či na trhu. Poslední skupinou jsou náhodná rizika, která není možné předem odhadnout, a s nimiž se nedá dopředu počítat. Jsou to například přírodní katastrofy nebo války.
Existuje několik možných metod, jak rizika zjistit, mimo jiné SWOT analýza, brainstorming, what if analýza nebo třeba kontrolní seznam.
💡 Tip: Zjistěte také, jak lépe hospodařit s penězy.
Realizace projektu
Když už máte projekt dopodrobna naplánovaný, můžete jej zrealizovat. Stanovte komisi, která bude hodnotit, zdali projekt postupuje podle původního plánu, a zda plní své cíle. V případě, že dojde k nějakému problému je potřeba vyhodnotit co nejefektivnější cestu, jak jej vyřešit. Částečně je možné se obrátit na již zrealizovanou what if analýzu z plánovací fáze, v které se jednotlivé problémy dopředu předjímají a vymýšlí se řešení.
Evaluační fáze
Po ukončení projektu je třeba jej zhodnotit. Můžete si vybrat jakoukoliv formu či metodu hodnocení. Zatímco někdy stačí, když se všichni účastníci projektu sejdou a promluví si o tom, jak to celé proběhlo, a zda se to povedlo, jindy je třeba důmyslnějších metod.
Běžně využívanou metodou je takzvaná focus group. Pomocí skupinového rozhovoru lidí z cílové skupiny projektu se zjišťuje úspěch projektu. Další možností jsou například dotazníky nebo ankety.
Vytvořte si svůj dream team
Jak již bylo zmíněno výše, dobrý kolektiv je základ, proto se na tuto problematiku podíváme nyní podrobněji. Pokud je to možné, vyberte si tedy do týmu lidi, se kterými se vám dobře pracuje a rozumíte si.
Následně přidělte ostatním činnosti a úkoly. Je dobré se na tím dopředu trochu zamyslet. Každý člověk je trochu jiný a má jiné vlastnosti, a tedy se logicky hodí k jiným činnostem. Je fajn, když máte v týmu co nejvíce různých typů lidí.
To se vám bude hodit především v plánovací fázi, kdy se budete zamýšlet a brainstormovat nad různými možnými riziky a či provedeními. Vyzkoušejte například takzvanou myšlenkovou mapu. Je důležité, aby se této fáze zúčastnili i lidé přímo z praxe, kteří na problematiku budou mít jiný pohled než manažeři.
💡 Tip: Přátelská atmosféra je sice důležitá, avšak na určitou hierarchii nezapomínejte. Pokud projekt vedete právě vy, mělo by být finální rozhodnutí především vaše. Následky za špatně odvedenou práci přeci jen ponesete hlavně vy.
Projektový management: do firmy i v rodině?
Projektový management můžete využít na téměř jakýkoliv projekt, který v životě podniknete. Vezměte si například takovou rodinnou dovolenou.
Cítíte se unavení a potřebujete vypnout, proto se rozhodnete jet na dovolenou. Vznesete tento požadavek ve své rodině, která jej odsouhlasí, a v práci si zařídíte volno. Přípravnou fázi tedy máte za sebou. Nastává fáze plánovací. Musíte se domluvit, kam pojedete, jak tam pojedete, a jaký je váš finanční limit.
Musíte také promyslet, kolik peněz si vezmete navíc, kdyby se vám něco stalo. Pokud jedete autem, musíte například zjistit, zda máte platnou lékárničku a reflexní vesty pro všechny cestující. Řešíte také, jaké bude počasí, a podle toho si vybíráte oblečení s sebou.
Následně, když již máte vše důkladně promyšlené, jedete na dovolenou. Při správném plánování můžete do velké míry předpokládat určitá rizika, a tím se jim vyhnout. Například zvolíte jiný hraniční přechod, pokud zjistíte, že ten hlavní bývá hodně ucpaný. Samozřejmě některá rizika plánovat nelze.
Po dovolené si s rodinou sednete a povídáte si o tom, jak jste si to užili, co se povedlo, a co mohlo být lepší. Po přihlášení do bankovního účetnictví také zjistíte, zda se vám povedlo dodržet finanční rozpočet. A v případě, že byli všichni spokojení, můžete dovolenou znovu opakovat příští rok.
💡 Tip: Přečtěte si také, jak správně vybrat doménu pro webové stránky k vašemu projektu.
